新形势下人事档案信息化建设探析

刘丹

摘 要：在如今这个时代，现代企业飞速发展，企业员工的流动性也越来越大。传统的人事档案管理模式已无法满足企业日渐增长的利用、流转需要，人事档案的信息化建设已成为企业发展的必然趋势。企业必须做到，在加强人事档案信息化建设的同时，对过时、落后的管理模式不断进行改革与创新，做到与时俱进。

关键词：人事档案：信息化建设：管理模式创新

随着“互联网+”时代的来临，当今社会对科技化、信息化的要求越来越高。现代企业在员工人事档案的管理上，只有顺应时代潮流，将这种信息化趋势融入其中，充分利用科技化、信息化成果，不断对人事档案管理模式进行改革创新，才能适应中国乃至全球的发展。

1 企业对现阶段人事档案信息化建设的认識

一方面，人事档案是对员工学习经历、工作经历、奖惩情况、家庭背景、社会关系等最真实、最详细的记录。对于企业来说，人事档案是其选人、用人的重要参考依据。同时更为关键的是，人事档案记载着一个员工对企业的奉献以及业绩考核等情况，这关乎员工的职称、工资等个人利益，也关乎整个企业的效益与成本高低等问题。现代企业的飞速发展和人员的大幅流动在带动经济发展的同时，也对人事档案管理提出了更高的要求，随着经济水平与科学技术水平的不断发展，传统的人事档案管理模式已经跟不上时代的步伐，满足不了社会与企业的实际需要，必须进行改革创新，即对人事档案进行信息化建设。

另一方面，一个新的概念的引入也为人事档案管理信息化提供了新契机，这个新概念就是——电子档案。在人事档案信息化建设过程中，传统的管理模式被电子化、数字化所取代，电子档案的引入将网络系统的各种功能表现得淋漓尽致，能够整合多方面的人事信息，提高了人事档案管理的效率，加强了信息管理建设的时效性，使人们能够在高质量高速度地完成管理工作的同时，提升对人事管理信息化认识的广度与深度。这种简单明了的操作方式将传统纸质版档案的局限性从最大程度上缓解了，也因此受到众多企业的青睐，这是企业管理的一大进步。

2 人事档案信息化建设的核心内容

第一个核心内容是转变人事档案的存储模式，一些应用率高、内容丰富、字数较多、易受损的档案信息，有必要在实际工作过程中以网络化和数字化的方式进行储存，在实现人事档案管理全面信息化的同时，保障信息的提取效果与完整程度。在信息与科技高速发展的今天，每个员工都必须有自己的人事档案，因为人事档案中记录的信息在职工职称评定、工资调整等方面起到了证据依据的作用，具有不可替代的价值。同时对这些档案进行妥善的保管，也能避免纠纷，使员工和谐相处，保证企业的内部环境和谐。

第二个核心内容是人事档案管理信息存储、传递的一体化依赖于信息化的发展。我们将在对管理方式的信息化更新之中体验到档案管理的时效性与空间便利性，但是，每一名管理者与操作者在实际操作与实际应用过程中，对于信息的保密性与安全性必须加以重视。要做到保证每个员工信息的安全，就必须做到每一项内容要由不同人员进行操作，必须保证操作的零交叉性。除此之外，对电子信息档案系统进行定期查毒、杀毒也是企业应该对员工的保证，若发现信息泄露或者信息被篡改等问题，应及时采取措施，修正信息。整个信息化建设的过程要做到既保持公开透明，又保证信息安全，尤其要重视信息安全。

第三个核心内容是建设完整的人事档案数据信息库。人事档案往往需要经过数十年甚至终生的保存，尤其是一些重要人物的人事档案，或者对后世有借鉴意义的人物的档案，因此，人事档案的管理将会是一个漫长的过程。这也是要求做好人事档案数据库建设工作的重要原因。然而，有些企业人员流动较为频繁，这将加大企业人事档案管理的难度，因为这些庞大的档案信息需要超大的空间来储存，同时由于档案及档案信息量的庞大，公司在查询数据时都会有时间与空间上的不便。加快信息化建设是避免该现象发生的基本要求，也是重中之重。必须将加强人事档案的优质管理放在第一位，以电子档案信息全面覆盖传统纸质信息管理，能够提升工作效率，也能保证工作质量，是必然的趋势。

第四个核心内容是完善人事档案信息化管理制度。制度是保障，制度的作用在现代化企业管理体系的创新过程中体现得尤为重要。人事档案管理的信息化建设必须要有相关的制度进行保障，在收集与整理人事档案的过程中，必须要保证管理制度的科学性，秉持公平、公正、公开的原则，根据时代的要求对档案系统进行改进，做到以创新为本。这样才能保证人事档案管理的真实性与有效性，做到有凭有据，为企业的考核提供正确的参考，让每位员工心服口服，促进企业和谐发展。

3 人事档案管理信息化建设的意义

首先，有利于查阅人事档案信息。由于纸质材料不易于保存，并且比较杂乱，查阅传统纸质档案比较费时费力。信息化之下的人事档案管理通过查找功能即能完成查阅工作，事半功倍，省时省力。

其次，有助于人事档案信息的共享。在“互联网+”时代，信息资源共享已成为企业发展势不可挡的趋势，加强人事档案管理信息化建设的关联效应也是企业发展的重要手段。保证员工信息安全，实现信息资源的共享，能在企业招募人才、培育人才、使用人才过程中发挥最大价值，从而促进企业的发展，促进整个社会的发展。

4 结论

现代企业在计算机技术与互联网数字化的不断发展与普及之下，传统的、落后的人事档案管理模式有了很大的革新和提升。在企业的现代化管理中，人事档案的信息化建设有利于分析、利用数据，避免重复、繁琐劳动，节省人力、物力，为企业用人、考核等提供保障，提高工作效率。不断完善人事档案管理信息化建设这项工作是每一位管理者都应该坚持的重要工作，只有这样，企业与员工才能相互带动，充分利用内部一切可利用的资源，从而达到效益的最大化。

参考文献

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