论如何提升档案工作的社会服务能力

周璐超

摘 要：档案是对于某个人或某个单位、某个单位既往历史的见证，关系到个人、单位、地区的立足和发展，渗透到社会生活的方方面面，反映了我国社会的文明程度和服务水平。可见，档案工作有较大的社会服务意义，在构建和谐社会中也起到重要作用，因此，如何才能不断破解服务难题，提高档案工作的社会服务能力，也是每一名档案工作者需要不断探索的课题。但在实际工作中，总会存在一些问题，影响到档案工作的服务质量和服务效率，阻碍了档案管理事业的发展。本文首先从提高档案工作社会服务能力的必要性开始谈起，分析其中存在问题，并试图探讨解决这些问题的有效手段，以期指导实际工作。

关键词：提升；档案工作；社会服务能力

档案是指一类由文字、图像等方式留下的历史记录，这些记录证实了个人、单位、地区等不同层面为主体的发展经过，有较大的保存价值，是历史的真实反映，传承文化的载体，对个人的维权、单位的建设管理起到不可替代的凭证和参考作用。档案工作，则是围绕档案所进行的收集、整理、编码入库、保存、使用等一系列工作，能用科学的方法，提高其对社会的服务效能。

1 提高档案功能社会服务能力的必要性

1.1 社会公众的要求

档案工作是社会公众和档案之间的桥梁和纽带，通过档案管理工作，社会公众能更全面、高效的实现档案的使用，一些原本已被尘封的信息，通过合理的档案工作呈现在社会大众眼前，以不断满足公众对档案信息咨询的需求。而且，合理的档案工作最大化保证了档案的真实性，特别是在涉及查证考据时能起到较大作用。随着社会发展，公众对档案的内容、层次需求越来越多样化，也对档案工作的社会服务能力提出了越来越高的要求。

1.2 档案工作的使命要求

档案工作需要向社会大众传播档案文化，有效保存各类有价值的档案资料，以便于在需要的时候能高效的调用所需档案。各档案馆需要不断开发各类档案信息，使之得到最大化的利用，并发挥档案应有的价值，这也是档案馆赖以生存的使命所在。通过这些科学有效的档案工作，档案馆也在不断向社会证明自己存在的价值。

2 目前档案工作中存在的问题

2.1 对档案工作的服务意识不够

长久以来，不少人对档案工作缺乏认识，多数认为该项工作主要是为党政机关服务，有其保密性，而非面向大众、为社会公众提供服务。一些单位对自身的档案建设也关注不足，常常有经费、设备投入不足的情况发生，档案室陈列介质落后，工作环境欠佳，馆藏结构也较为单一，缺乏向公众服务的全面性。在服务理念上，缺乏主动创新性，也不够贴近公众需求，没有建立起“以人为本”的服务意识。

2.2 服务内容狭窄，服务效率低下

不少档案馆馆藏内容不够齐全，资源结构不合理，由于资料收集的不够完全以及保管不利等原因导致部分信息缺失，档案馆能向公众提供的内容信息自然也就不够全面，导致服务内容狭窄，无法全面反映社会历史，也不能对公众需求作出全面的服务。再加上服务方式较单一，只能提供较低层次的如档案原件的借阅、开证明等服务，大多档案馆在检索、查询方面仍以手工为主，也都会影响到档案服务的效率。

2.3 档案服务方式较落后

虽然随着电子科技信息的发展，网络、电子信息技术在不断改变着人们的工作和生活，但由于对该项技术的引进需要花费大量的金钱，而不少档案馆并没有足够的服务意识，导致设备、投入均较陈旧和落后。目前，不少地方的档案管理工作仍以手工为主，跟不上信息化社会的要求，即使有些地方已引进信息化操作系统，但由于工作人员素质的参差不齐，使得信息化系统仅仅成为一种应付上级检查的摆设，却不能切实投入使用，也造成了档案工作社会化服务的障碍。

2.4 档案工作人员素质较低

不少单位对档案工作的重要性意识淡薄，分配在该岗位的工作人员也以闲职为主，甚至由其他岗位人员兼职，并不注意引进档案管理专业人才。因此，这部分档案工作人员没有接受过专业的培训，流动性也较大，一些工作人员好不容易适应了档案管理工作，后又因各种原因调任至其他岗位，在工作前后交接上也缺乏连续性。由于工作人员本身缺乏足够的专业素养，也直接影响到档案工作的效率。

3 提高档案工作社会服务能力的对策探讨

3.1 树立服务社会的档案观

档案工作人员需转变服务观念，将服务对象从党政机关转移到人民大众，以为人民服务为己任，以公众的需求为中心，处处考虑以方便群众为优先。需要规范窗口服务，提高档案的社会利用度；优化服务环境，除了借阅、开具证明等原始档案使用服务外，不断开发其他更多样化的便民服务。同时，需要不断创新服务手段，为其社会化服务建立专门的数据库，并开通绿色通道，实现人民和政府的便捷沟通，以便于解决实际问题。

3.2 拓宽服务方式，优化馆藏资源

要拓宽档案服务的内容和方式，首先需要丰富馆藏，尽可能使馆藏资料信息完善，打好资源供应基础。需结合本档案馆的特点，积极收集相关档案，扩大档案收集范围。定期对本档案馆内各类档案作整理，及时发现其中的缺漏项，向相关部门或涉及人员作再次的档案资料收集，以保证档案的完整性。在具体服务方式上，可通过建立相关网站、杂志期刊，让人们可以通过相关搜索引擎便捷的获得所需的档案信息；也可以创办档案研究交流活动，让人们了解档案的作用、有效的利用方式等；加强档案工作宣传，使该项工作，特别是在进行档案收集时，能得到人们的支持。

3.3 创新服务方式

充分利用当今飞速发展的信息科技，为档案工作提供技术支持，以不断创新服务，提高服务效率。需打破行业、地区的壁垒，在各级档案部门间建立资源共享机制，并将其纳入整个地区信息化建设中，将原本分散的档案信息集中整合后再辐射出去，最终实现档案信息的社会共享。在打造档案信息化体系的同时，对其各项相关工作需做到协调推进，以免出现短板现象，影响到信息化建设的整体发展。除此之外，还需要不断加大经费支持，一方面用于信息化建设、硬软件的及时更新，另一方面则需完善安保系统，以杜绝安全隐患的存在。

3.4 提升档案工作人员素质

提高档案服务能力，工作人员的素质是其中的核心条件，所以，提高工作人员素质势在必行。需定期组织工作人员学习，通过脱产培训、讲座学习等方式，提高工作人员对自身业务的认识，提高业务素养。在上下各级及同级别不同区域之间的档案馆之间定期组织研讨会，实现工作交流，相互取长补短，在不断学习和交流中完善自我。

4 小结

总之，档案工作见证了个人、单位、地区乃至社会的历史进程，关系到其未来发展，在社会生活中占有越来越重要的地位。档案工作人员需认真分析本档案馆工作中存在不足，努力寻找相应对策，以期不断提升档案的社会服务能力，更多更好的造福于大众。

参考文献

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