高校基建档案管理存在的问题与措施

郑琳

摘 要：随着经济硬实力的不断发展壮大、教育体制的不断变革以及人们对教育事业愈加重视，国家对高校的基础建设逐步重视，对其投资不断加大。高校基建档案就是见证这些基建项目的最真实资料，全面细致的记录了基建的全过程。这些档案资料是高校进行管理、规划、建设的重要参考之一，其作用也日渐凸显。然而基建檔案管理体系仍处于一个尚不成熟完备的状态，仍然存在着许许多多的问题，所以为了逐渐完善这一体制机制，推进高校建设与教育事业更好的发展，本文介绍了一些个人认为其存在的问题和解决措施。

关键词：高校；基建档案；问题；具体措施

1 高校基建档案管理的特点

1.1 专业程度强

基建档案管理涉及到项目的规划、勘察、涉及、施工等多个方面多个项目环节，而这些本身就很专业的东西如果要去被管理存档，同样也需要专业的人来进行，使其存储有效合理。

1.2 被使用率高

档案资料是存在的最具凭证和法律效力的有力证据，其方案图纸等信息材料在高校日后的建设维护以及解决矛盾纠纷的问题上都有很大的作用。

1.3 时间跨度大，归档复杂

一般建设工程都会经过很长一段时间，少则一年几个月多则好几年，而这某一个项目从开始到竣工一直会不断有新的数据资料文件合同等的产生，且时常会有工程款结算等问题造成验收未完成，以至于无法妥善管理。

1.4 档案成套成体系

一套完整的档案一定具备有前期规划许可证明、各类项目报表合、同协议，以及后期的竣工资料。这些有头有尾的一整套是档案的一个主要特点，同时也还表现在时间的连续上。

1.5 高校基建档案管理的现状

近年来高校基建档案管理越来越受到重视，且有一定的发展，但仍然存在着高校基建档案管理现状普遍存在资料不集中、缺乏完备的资料、复印件与原件混乱替代问题；专业性、高素质管理人员缺乏；管理过程与项目进度不同步；保存不当造成档案受损；查找档案困难等诸多问题。

2 高校基建档案管理存在的问题

2.1 资料存储方面

2.1.1 基建档案意识仍缺乏，归档质量较差

一些高校的基建部门对基建档案的重要性认识不到位，仍然处于只知道建设而不在意档案的思想认识阶段。时常会出现资料分散在工作人员手中，没有整合起来，人走资料也随着被带走，因为使得资料不集中的现象；即使归档了的材料，也时常存在与实际有出入，档案不规范、资料用易磨损的铅笔书写等问题。

2.1.2 普通工程不受重视、缺少资料保存

一般的教学楼、图书馆等大型工程往往都会受到重视，档案整理完备程度相对较好；而在修建这些重要项目时，因这些大型建筑的开发而导致小部分区域重新修路、绿化，但这些捎带的工作往往会被忽略，不计入档案里，进而影响档案资料的完整性。

2.1.3 档案资料收集不规范，甚至无效

档案资料的准确性要求极高，就比如竣工图图纸如果与实物不符、在基建项目进展中有所更过，而图纸没有相应进行更改，那么这个档案信息就无效，这些出入就会使相应的资料失去其应有的价值；另外，归档文件中有大量的复印件替代了原价，即使内容相同，它们的价值和法律效力却无法相比，如果使用大量的复印件，将会在后期使用中带来诸多不必要的麻烦。

2.2 管理方面

2.2.1 现有档案管理人员素质较低，专业型人才缺少

基建档案管理涉及多个领域多个方面，且每一环节都需要有专业的规范要求，管理人员本身能力不够会导致档案管理混乱，出现档案内容不完整、保存档案不力、档案存放混乱以至使用时找不到等问题。另外，由于档案学的不太常见（与会计、法律、医学等相比）和其不太热门的原因，其生源底蕴不足，再加之档案专业教育参差不齐，所以专业人才培育的少。人才缺少，是导致高校基建档案管理体系不完善存在诸多问题的一大原因。

2.2.2 岗位责任感较低，职责不明确

《中华人民共和国档案法》中规定高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：1）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；2）将基建档案管理工作划入高校的发展规划布局当中去，注重并推动其健全发展；3）加快推进高校基建档案规模的完善，使其与高校规模相适应，在档案管理的硬件设施基础设备问题、以及人员安排上安排好足够的经费；4）建立完备的奖惩机制，是使得相应的付出就有相应的收获，以激发工作人员的积极性。

高校基建处的岗位职责如下：1）认真贯彻落实《中华人民共和国档案法》中的法律法规、条例规范，遵纪守法，严格遵守基建档案管理程序。2）立足学校发展，进行学校的基本建设规划。3）负责学校基本建设工作中的管理工作，并且需要办理相关的手续。4）负责好基本建设项目招标、设计、施工图纸等的整理、建档、移交和归档工作。5）整理总结基本建设管理工作年度统计工作。6）加强思想道德修养，落实好二十四字中“敬业”等价值观，努力提高自身工作能力和综合能力。7）认真完成上级布置的工作任务。

高校校长领导是主要负责人，基建处是高校基建档案管理的负责部门，他们部分的具体岗位职责就如上文所示。然而存在着高校校长领导不重视自身相关方面能力不足的问题，也有一些档案管理人员岗位责任感较低，对自己的档案管理工作不负责，整理档案过程中容易造成诸多纰漏，使得档案存在问题。

2.2.3 管理制度不健全

管理制度缺乏完整的体系，缺少严格的制度保障。基本建设工作往往涉及多个方面、多个部门，然而基建档案管理工作尚未形成健全的约束体制机制和管理手段，因而会使得工作落实难，员工工作效率低下，甚至出现消极对待的现象，档案归还入库等工作也可能会被拖延。另外，因缺乏有效管理和约束机制，使得在培养提高基建档案管理工作员工的工作能力和综合素质方面有所疏忽，管理不得当，都会一定程度上影响资金、技术对人员的支持。而这些必要的员工素质能力提高的培训不到位，一定程度上是会影响到员工的专业性，造成高校基建档案管理的一些问题。

2.3 档案资料使用方面

2.3.1 基建档案保存混乱，查找不便

一个项目的基建档案通常会持续几年，时间上的延续性和內容上的连续，是档案完整成套的具体表现。时间和具体内容的完整就需要同一档案收集在一起。但是，由于管理能力的欠缺，基建档案在前期所保存的，后期查找会有一定的难度，如果员工是不负责不敬业的工作态度，就会出现乱放乱归档的现象，造成基建档案保存混乱的问题，给查找带来极大的不便。

2.3.2 基建档案外借易造成损毁

档案中的大量真实方案和图表信息除了是为一些纠纷提供的证据外，还有一个重要用途就是为后来的基本建设提供参考资料，具体表现在对外招标等工作中。然而前期档案中本就存在有用铅笔、圆珠笔书写档案重要信息的问题，在外界过程中，难免会出现一些字迹磨损不清的问题，使得档案收到损害，影响后期使用。

3 高校基建档案管理的解决措施

3.1 针对档案存储问题

1）明确保存档案的具体要求，针对不同类型的材料要有的具体归档标准，明确规定好档案上的字迹不准使用铅笔、圆珠笔，归档时要求收集原件、图物要相符合……。

2）建立归档审核体制。在归档时，严格把关，以确保档案的完整性和可利用性。

3.2 针对档案管理问题

1）建立电子档案。如今电子信息、计算机技术已经有了长足的发展，建立电子档案更容易查找，且不会磨损，但是一定要保存好。

2）加大宣传《中华人民共和国档案法》以及基建档案管理重要性的力度，以提高校领导和工作人员对高校基建档案管理的职责认识和重视，从而自上而下推动管理体制的健全。

3）完善档案管理制度，推动管理制约体制的完善。档案整理具体到人，责任追究到人；设置监督机构，在档案整理过程中进行突击检查档案整理状况，归档时进行核查，归档后看时间抽查。

4）对负责人员定期进行能力素质拓展培训，以提高其管理能力和水平。多宣传档案学，提高高校档案学教育质量，为基建档案管理体制培养专业人才。

5）坚持档案管理与工程项目实施同步。除了关注表面的大型建筑的档案存储，还要注意因施工而进行的道路、绿化档案，以及可能存在的比较隐蔽的地下管网设施。一开始动工，就要跟着节奏整理好档案，以避免因档案与实物略有出入而造成损失和价值失效。

3.3 针对档案使用问题

可借鉴文书档案立卷改革的先进经验，仍然以单位按内容分别组卷不装订。没改革之前的档案装订成册，虽然在保存上有一定的优势，但在保护资料内容和外界方面存在很大的缺陷。只需要在资料上标明时间等要素即可，有需要时只取出所需要的部分，外借要注意登记信息，防止档案丢失。电子档案可以跟纸质档案同时进行，两边都保存这数据，电子档案查找便利，通过快速查找即可入库取走。而那些使用率高的档案，可以预存双份。

参考文献

[1]国家档案局和教育部部长制定.中华人民共和国档案法，2008.8.20.

[2]熊珊珊.高校基建档案管理现状分析与对策[J].内蒙古科技与经济，2008（5）.

[3]魏红.高校基建档案管理存在的问题及对策[J].档案管理，2015（4）：96-96.