试析城建档案管理数字化建设问题

吕燕萍 杭州市萧山区城建档案馆

在城市化进程不断深入的今天，城建档案信息量也在逐渐增加，这使得传统的档案管理方式已无法适应现今发展需求，必须运用数字化的管理手段做到与时俱进，提高管理效率，从而为社会提供更好的服务。

一、城建档案数字化技术

（一）数字化技术。数字化技术是以计算机软硬件、协议、周边设备等为基础的一种集中技术，主要是对信息展开感知、定量、处理、控制、传递及存储工作。在档案管理中应用数字化技术，能够将原有的纸质文件转化成数字形式存入到计算机系统中，这种存管方式能够延长纸质文件的存储时间，保证档案资料的安全性、完整性。

（二）城建档案分类。目前，结合数字化发展要求，城建档案中需要转化成数字档案的主要有科技档案、文书档案和照片档案这三种。其中科技档案中涵盖了城建的基础资料、生产活动资料等；文书档案中包含国家及党制定的相关政策；而照片档案则是城建现场施工照片、项目照片以及各种可以反映建设活动的照片。

（三）数字化文件的要求。对于数字化文件来说，在编辑过程中既要保证影像的清晰度，不能存在杂点或黑边的情况。还需减少图像倾斜情况的发生，尽可能让倾斜角度在1度以内。最大的倾斜范围不可超过半个字。

二、城建档案管理数字化建设的意义

传统城建档案管理工作的开展主要以人工作业方式为主，在信息查阅和检索上存在诸多问题，且利用人工管理还会使信息整合期间存在丢失、损毁等现象。另外，传统城建档案管理中，由于管理内容繁多，管理事项较为繁杂，造成了大量的人力物力损耗，带来了较大的成本支出。又由于管理体系的缺失，档案资料的深度和广度得不到提升，且各项资料数据较为分散，很难进行有效整合，这种情况不仅导致城建档案管理难度的增加，而且在资料存储上也占用了较大空间，不利于查找和利用。而使用数字化技术卡主档案管理工作，则能够解决上述问题。利用信息技术实现档案的数字化管理，能够更好的实行资料数据的整理、分析和处理，提高资源共享效率，增大档案资料利用率。

三、城建档案管理数字化建设中的问题

（一）资金投放力度不足。档案数字化建设所需的硬件设施相对较多，如电脑、专业图纸扫描仪、辅助性设备等，同时还需要建立完善的数字化管理平台，以促进档案管理工作的有序开展。不过在档案管理数字化建设中，政府给予的资金补助相对较低，建设工作中很多硬件设施无法制备齐全，且由于城市经济发展水平的不足，相应的资金补助力度也存在差异性，导致档案管理数字化建设多集中在一二线城市，三四线城市的建设效率较低，制约了档案管理数字化的普及。

（二）城建档案管理缺乏专业人才。城建档案管理数字化建设中，需要具备较强计算机能力、管理能力的复合型人才参与工作。不过结合目前情况来看，很多档案管理人员并非本专业人员，或者档案管理者是从其他部门借调的人员，自身的管理知识和经验相对较少，很难提升档案管理数字化建设水平。另外，由于管理人员对于相关工作缺乏系统的学习和掌握，使得数字化建设工作存在诸多问题。

（三）管理机制缺失。城建档案数字化建设需要建立在标准档案管理上，以此来发挥档案管理的作用，提升城建档案利用率。不过在数字化建设中，由于管理机制缺失较为严重，对计算机软件的开发和应用效率较低，使得档案管理数字化在实际使用中存在着较多不匹配、不完善的情况。

（四）安全性较低。档案管理的安全系数较低，一方面是由于在档案数字化建设中，所需的资料数据会经过很多人员的交接来实现最终的整合和完善，交接过程中很容易发生信息泄露、丢失或者破损等情况，加剧了档案数字化建设的不安全性；另一方面则是由于网络信息技术、计算机等软硬件设施的影响，使得数字化档案信息在保存和调取过程中很容易受到黑客、病毒等的攻击，最终文件信息丢失。

四、城建档案数字化建设的建议

（一）加大管理力度，注重各项资源的投放。政府部门应加大对城建档案管理数字化建设的重视力度，转变原有的档案管理理念，将现有的档案管理模式与数字化技术有效结合起来。再者，加大资金投放力度，做好相应的宣传工作，进而构建完善的网络信息平台，提升信息检索效率。另外，城建部门还需加强专业设备、软件的购买，确保配套设施的完善性，从而保证档案管理数字化建设质量。

（二）强化档案管理人员素质。在信息技术时代下，档案管理人员也将面临着严峻的挑战。工作人员需要通过不断学习和进修来提高自身的整体综合素质水平，掌握更多专业化的管理知识和操作技能，并结合自身情况进行不断创新和优化，确保档案管理数字化建设的高效落实。另外，城建部门需要增加档案管理人员的培训机会，增大档案管理人员对信息化的掌握程度，打造一支高素质的人才队伍。

（三）完善管理机制。管理机制的完善能够更好的推动档案管理数字化建设进程，通过完善的管理机制能够对数字化建设中各项工作内容进行严格监督和控制，确保各项配套设施制备的齐全性，为档案资料的信息化管理提供帮助。与此同时，还要对相关硬件设施予以及时的更新和优化，以此来优化设备运行系统，保证档案管理数字化功效的充分发挥。

（四）构建完善的网络安全防护体系。构建网络安全防护系统，能够确保档案管理数字化系统的运行安全，有效抵御病毒和黑客的攻击，增强档案资料存管的安全性，避免损毁、丢失等问题的产生。再者，构建网络安全防护体系中，应采取多样化的技术类型来加强资料管理的合理性、规范性，削弱不安全因素的影响。

在城建档案管理数字化建设中，一方面要建立完善的管理体系，加大监管力度，另一方面还需进行不断的创新与优化，提升数字化技术的应用效率，以此实现传统数据与现有数据的有效结合，增强城建档案的完整性、真实性。