浅论互联网+背景下实现校外教育机构教务管理信息化的措施

李崇智

摘  要 对于一家校外教育机构来说，教务管理是生存发展的命脉所在。如果一家校外教育机构把教务管理做优了，那就等于牢牢抓住了发展的钥匙，在市场竞争中占据生存的先机。在当今互联网大背景下，校外教育机构必须利用好计算机及网络，实现教务管理的信息化，提高教务管理的效率。

关键词 校外教育;教务管理;网上教务管理平台;微信;QQ;微博;信息化管理;电子信息卡

中图分类号：G434    文献標识码：B

文章编号：1671-489X（2019）01-0042-04

1 引言

自进入21世纪以来，随着我国国民收入的提高，家长对孩子的教育投入成倍增长。特别是有别于传统校内教育的校外教育，因其教学内容的趣味性、实践性、可订制性、专业性，更是赢获家长和孩子的青睐。在这种情况下，参与校外教育活动的人数大量增加，给教务管理带来一定压力。

校外教育教务管理的工作内容  在校外教育机构中，教务管理部门是一个十分重要的部门，它涉及教学的各个环节，如学员管理、教师管理、教学资源管理、课程项目管理、师生评价体系管理、教室资源管理、家校之间联系沟通、日常报名缴费、教务通知发布等。教务管理的主要特点是沟通和服务，可以说教务管理部门既是沟通单位与教师、学员的重要桥梁，也是收集分析各类有助于单位决策、教师教学、学员学习的相关资料的服务者。

校外教育教务管理信息化的必要性  通过教务管理的工作内容可见，所涉及事务非常繁杂，它的效率的高低直接关系到教学质量的好坏，甚至关系到一家校外教育机构的生死存亡。然而，对于一家校外教育机构来说，教务管理人员数量往往不多，通常只有两三个专职人员或是兼职人员。而且在部分校外教育机构的教务管理中，还在大量使用纸制材料，或是利用零星不成套的电子办公表格。这些东西在具体实施使用过程中，面临效率低下、后期数据分析难度大、人力成本高和办公用纸消耗过大等众多问题。况且，教务管理不同于一般管理，它涉及人员更广、信息更多。因此，保证管理的科学性、及时性，以及信息的准确性、共享性，尤为重要。除此之外，单纯的管理已不能满足教师、家长、学员的需求，提供更多更好的服务事项成为教务管理改革的一大重点。

校外教育机构改善自身管理以提高教育教学质量，这是顺应国家政策导向的必然趋势[1]。在这种情况下，笔者认为教务管理的方式也应该紧跟社会潮流，实现教务管理的信息化，从而利用有限资源实现效率更高、服务更佳。

2 校外教育机构教务管理信息化的措施

建立网上教务管理平台  教务信息的存储、更新、共享，是教务管理信息化的前提条件。从这个需求出发，建立网上教务管理平台十分必要。通过网上教务管理平台，可以把许多原来手工的操作变成借助计算机网络来操作，把原先较为繁重复杂的事情程序化、简洁化、自动化，既便捷快速，又有较高的准确性;既提高工作效率，又节省人力、物力、财力[2]。

1）平台运行类型的选择。平台运行类型可以是网页版、电脑软件版、APP版等，不同的运行类型有各自的优缺点。笔者认为可以选择网页版，一方面是所需考虑的兼容性问题少;另一方面，网页版平台的后期维护成本较低，升级难度也较小。

2）不同权限人群的功能需求。

在教务管理人员权限下，需要拥有的功能包括学员信息管理、教师信息管理、学员课表查询、排课管理、教学计划管理、教室管理、发布教务通知、教师/学员各类申请管理、评价系统管理、学员学习成果管理、查看意见建议、设置讲座/比赛/考级信息、统计分析等。

在学员权限下，需要拥有的功能包括学员个人信息管理、网上选课、课表查询、教师联系方式查询、查看通知、提交请假及退学申请、上传及查看学习成绩、查看教师对自己评价或提交对教师评价、提交意见建议（如推荐新的培训项目或内容、对校外教育机构提想法等）、查看讲座/比赛/考级信息等。

在教师权限下，需要拥有的功能包括教师个人信息管理、班级学员名单查询、教学计划管理、调课及教室等各类申请、发布班级通知、上传及查看班级学员学习成果、查看学员对自己评价或提交对学员评价、提交意见建议、申请/发布/查看讲座/比赛/考级信息等。

3）部分功能介绍。网上教务管理平台所需的功能非常多，笔者挑选部分功能，结合不同人群不同权限进行介绍。

①学员信息管理功能。学员信息管理功能中，教务管理人员可以在管理页面进行所有学员个人信息的录入、查询与维护（批量处理或个别处理），学员可以在学员页面进行本人信息的查询与维护，教师可以在教师页面进行本人授课班级的学员信息查询（具体包括哪些信息，可由教务管理人员限定）。对不同人员类别给予不同的权限，一方面可以保证学员信息的安全;另一方面可以提高不同人员的管理效率。

②网上选课功能。网上选课功能中，教务管理人员可以在管理页面进行排课设置，如课程代码、课程名称、课程级别、上课时间、学员要求（如年龄要求、学前能力要求、身体素质要求、面试选拔要求等）、培训费用、配套材料费用、自备材料要求、计划招生人数、教室号、课程次数、授课教师等。另外，对于老学员的老项目的续费工作，教务管理人员可以设置续费时间、允许续费的课程等相关内容。通过这一系列的排课设置，学员就能在学员页面上更为高效地获取报名信息，从而进行网上选课。

③师生评价功能。对于一家校外教育机构来说，教学评价是保障教学质量的重要工作。一方面，它有利于教务部门对教师、学员进行管理;另一方面，它可以督促教师、学员发现自己的优缺点，并及时进行相关调整。师生评价功能中，教务管理人员可以按照教师、学员、班级、时间等多种需求，在管理页面中批量导出相关评价内容，为其他相关管理工作提供资料支撑;教师和学员则可以在培训周期内的任意时间、任意地点，在各位页面中对对方做出阶段性评价或者总结性评价等。

④教学计划管理功能。教学计划是校外教育单位组织教学活动的重要依据，同时是教务部门进行排课、家长学员进行选课的重要前提。教学计划管理功能中，教师可以在教师页面上传自己的教学计划和教案、课件，并对所需材料、场地要求、学员条件等提出要求;教务管理人员可以在教师上传资料的基础上，在管理页面中进行排课，并与单位其他部门协调未尽事宜。

⑤统计分析功能。对数据进行统计分析，既有助于对过去情况进行总结，也有助于对未来情况进行预测。统计分析功能中，需要包含各种主流的教务相关的数据模型，方便教务管理人员在管理页面高效地获得各种有用的图表材料。

4）建设原则。网上教务管理平台是一个特殊的专业型业务管理平台，考虑到经费、日常使用、后期维护等方面，需要在建设过程中坚持以下几个原则。

①统一性。对于一个管理平台来说，内部包含若干的子模块。在管理平台开发之初，应首先做好功能规划，设计一个合理的平台架构。在开发实施过程中，应由同一团队全程开发，确保编程上的条理性。

②可扩展性。管理平台的开发实施需要符合国际标准、国家标准、行业标准，具有一定的兼容性，能够提供相应的开放接口，便于和其他主流平台连接，从而实现共享数据和功能扩展。

③先进性。管理平台涉及的技术要采用目前社会上主流先进技术，这样可以提高系统的运行效率。

④稳定性。稳定是管理平台的一项重要指标，毕竟一个隔三岔五就出错的平台是有悖于提高管理效率这一出发点的，是没有存在价值的。因此，在管理平台上线之前应做好各项压力测试，及时消除BUG;上线之后做好跟踪服务，一发现新问题及时解决。

⑤安全性。在设计管理平台时需要考虑到安全性，如权限问题、数据库的加密防篡改问题、用户登录校验问题等。

⑥便捷性。管理平台只是工具，最终的使用者还是人。考虑到教务管理人员并非都拥有高超的计算机技术这一情况，管理平台功能使用上应当简单便捷、易学易会，在经过简单培训或是阅读使用手册后就能立即上手。

建立网络交流平台

1）从人群功能上考虑。从人群功能考虑，可以建立的交流平台有教师内部交流平台、师生交流平台等。其中，教师内部交流平台可按专业类别细分为文艺组交流平台、科技组交流平台、地方特色组交流平台、文化课组交流平台等;师生交流平台可细分为班级交流平台、同专业类别交流平台、全体师生交流平台等。

2）从软件系统上考虑。

①建立基于微信、QQ的交流平台。微信是一款由腾讯公司开发的交流平台，支持发送文字、语音、图片、视频等多种信息类别，安装使用十分方便，配置要求不高，能够在目前各種主流手机系统上使用（如苹果系统、安卓系统、Windows Phone系统、塞班系统、BlackBerry系统），甚至支持网页版登录使用。相较于其他公司的软件，微信具有更好的用户黏性，不管男女老少，很多用户几乎每天都会使用。根据腾讯公司2018年第一季度对外公布的官方用户数据，微信的合并月活跃账户数达到10.40亿[3]。而且，微信对外提供公众平台这样的开放平台，允许各行各业以规范的方式使用，加强人与各机关企事业单位的沟通联系。

在微信中，校外教育机构可以建立公众号。微信公众平台是一个自媒体平台[4]，在这里，教务管理人员可以发布教务相关信息，供关注者阅读、分享、评论;可以利用官方提供的接口，开发可交互的小程序;可以利于微信支付功能，进行在线缴费;可以设置关键字，实现教务信息的自助查询。微信公众平台是一款高效的互动交流工具，可以在教务处和师生之间建立起一座双向沟通的桥梁[5]。

而且在微信中可以很方便地建立免费的微信交流群，好处是没有数量限制，免受非好友的消息打扰，保护个人隐私安全。教务管理人员或是教师可以根据具体需求，建立多种微信交流群，如教师交流群、班级交流群、专业交流群等。在这些微信交流群里，对应的用户可以不分时间、不分空间进行沟通，完成相应的事务。

QQ同样是一款腾讯公司开发的交流平台，上线较早，支持PC和移动设备两大类设备，在我国用户之中有非常高的评价。在QQ里，任意时间、任意地点，用户都可以发送文字、图片、文件等内容给他人，或是用语音、视频等方式进行直接联系。根据腾讯公司2018年第一季度对外公布的官方用户数据，QQ的月活跃账户数达到8.05亿，QQ智能终端月活跃账户数达到6.94亿[3]。

在QQ中，校外教育机构可以申请建立QQ公众号。利用QQ公众号，教务管理人员可以设置自助答疑系统，使得用户能够全年全天候快速获得常见问题的答复，减轻教务管理人员的工作压力。对于非常见问题，QQ公众号还支持客服模式，允许多个教务管理人员同时在线，实时和多名用户进行交流。

在QQ中可以建立QQ群。与微信群不同的是，QQ群侧重的是功能的丰富。在QQ群里，有群文件模块、相册模块、作业模块、群日历模块、群投票模块、群链接模块等多种官方应用，满足不同的使用需求。例如：群文件模块中，用户可以将文件上传至QQ服务器，供群内其他用户任意下载使用;相册模块中，用户可以上传各种照片;作业模块中，用户可以布置作业……而且，这些上传的内容都是存储在QQ服务器中，不占用用户的个人电脑、手机存储空间，用户可以在任何时间、任何地点、任何设备上进行功能使用。

②建立基于微博的交流平台。微博可以说是近些年来新媒体的代表，拓展了人类进行信息传播的方式，改变了信息交流的状态。不同于纸制媒体，微博这类新媒体允许信息发布者和信息阅读者交流互动，解决了信息只能单向传播的弊端。就目前而言，使用比较广泛的是新浪微博和腾讯微博。校外教育机构可以选择一家或两家建立微博平台。在这里，教务管理人员可以发布教务消息供全体网友阅读交流分享。

③建立基于BBS的交流平台。话题模式是BBS的一大特点，校外教育机构通过建立基于BBS的交流平台，可以允许用户以话题方式进行交流，为同专业人群甚至是全校人员提供帮助。

对校外教育教务管理人员的信息化建设  近些年来，随着校外教育的快速发展，校外教育的教务管理工作难度也越来越大。在这种情况下，作为教务管理的具体实施者，教务管理人员如果还使用传统形式的教务工作方法，将无法满足工作要求。因此，对教务管理人员的信息化建设是十分必要的。

1）树立信息化管理的新观念。进入21世纪以来，信息化成为我国的一大重要发展战略。特别是最近几年，中央提出“互联网+”概念，更是加快了社会各界进行信息化转型的步伐。在中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《2006—2020年国家信息化发展战略》中明确提到“加快教育科研信息化步伐”[6]。在这种社会发展大背景下，教务管理人员更应该树立信息化的观念，逐步用新技术、新方法去替代老技术、老方法。信息化的实施需要以更新的管理理念为先导，管理理念更新推动着信息化的实施与应用[7]。在面对信息时代的新知识时，教务管理人员应该敢于接受、勇于创新，做到管理上的与时俱进。

2）通过多种方式对教务管理人员进行信息化培训。

①校外教育机构要提供资源供教务管理人员自学。在信息大爆炸的今天，一个人想要不被社会所淘汰，就需要不断学习，教务管理人员同样如此。作为一名教务管理人员，需要在日常工作生活中多阅读、多观察、多思考，吸收融会各种有利于教务管理信息化的知识，如信息化管理理念、信息处理能力、计算机操作能力等。

②校外教育机构要积极开展教务管理人员的信息化培训工作。相较于个人，一个单位所掌握的资源更为丰富。校外教育单位不仅可以邀请专家传授先进理念，还可以组织前往模范兄弟单位进行交流学习，也可以开展内部传帮带的培训工作。

③与高校、企业联合培养。与校外教育机构相比，高校往往掌握更前沿的教务管理理论知识，企业则往往掌握更为实用高效的软件模型。在这种情况下，通过与高校、企业合作，一方面可以提升教务管理人员的理论水平;另一方面可以让教务管理人员熟悉相关软件的使用。

3）引进专业的信息化型教务管理人员。在现在的校外教育机构中，很多教务管理人员在进行教务管理之前并没有相关的业务知识和管理理念。这也就造成在实际教务管理过程中，这些教务管理人员的总体管理效率相对低下，在较长的工作时间里处于摸索过河的状态。因此，笔者认为校外教育机构的领导者应当提高认识，不仅要重视专业的课程教师的引进工作，也要重视专业的信息化型教务管理人员的引进工作，这对于提高教务管理水平有着十分积极的作用。而且专业的信息化型教务管理人员能够提供更为专业的教务数据，从而为校外教育单位的改革发展提供更好的参考信息。

4）给教务管理人员配备必要的电子办公设备。必要的电子办公设备是实现教务管理人员进行信息化办公的物质支撑基础，因此，校外教育单位应当为教务部门配备相应的电子办公设备，让教务管理人员能够真正运用信息化技术进行工作。

使用电子信息卡  建设节约型社会是当代社会的潮流，因此，笔者认为使用电子信息卡是未来的趋势。

1）电子信息卡的种类。电子信息卡的种类丰富多样，可以是电子二维码，可以是带有芯片的手表、手环、挂件，可以是普通的一卡通卡片。条件允许的情况下，甚至可以是身份证、市民卡。

2）使用方法。在电子信息卡的使用中，电子信息卡所涉及的信息应当只有教职员、学员的个人基本信息，比如学号、姓名、证件号等;其他的信息均存儲于服务器，在使用中通过网络即时读取验证。这样一来就避免了每次报名或者易变信息修改后，需要重新制作电子信息卡的麻烦，也为网上报名、使用身份证市民卡排清了技术障碍。对于电子信息卡的具体使用方法，可以是扫码方式，可以是蓝牙识别方式，可以是刷卡方式。在现实中，校外教育单位可以根据自身情况，选择一种或者同时使用多种。

3）功能范围。电子信息卡的功能范围应当涉及校外教育单位的各个方面，除了身份验证功能，还可以包括电子门禁、查询机的使用、教职员/学员的出勤情况记录、购物消费、物品租用、活动参与等。这样一来，教职员和学员可以仅凭电子信息卡在校外教育单位的范围完成各种事项，实现真正意义上的一卡通。而且在教职员和学员位置不明的情况下，管理人员可以通过逆向查询电子信息卡的使用记录，推测他们可能存在的范围，进而结合摄像头等方式及时找到。

做好基础性建设

1）服务器设备。服务器设备是各种软件系统运行的基本要求。在经费允许的情况下，校外教育单位应根据现有工作量及未来发展预期，配置相应的Web服务器和数据库服务器，做到硬件设备可以在规范年限内正常使用。另外，从软件系统安全角度出发，校外教育单位还应根据行业要求配置网络防火墙、数据库热备份系统，做好软件系统定期更新、数据库加密及常规系统补丁防黑工作。在经费紧张，无法一次性购买众多设备的情况下，校外教育单位可考虑租用主流网络服务商的设备，由它们做好硬件的支撑工作。

2）单位网络布置。不管服务器是自有还是租用，本单位内的网络布置都是必需的。为了确保在单位内能够正常访问网络，进行电子化办公，应当做好网络的布置工作，如网络拓扑结构的计划、网线排放、设备的连接调试等。

3 可能面临的问题和解决思路

经费问题  对于一家校外教育机构来说，经费来源的不同，经济效益的不同，都可能造成经费问题。要解决这个问题，笔者认为可以有几个解决思路：做好与领导的沟通工作，说明教务管理信息化的重要性;实施分步走策略，逐年分模块地实现教务管理的信息化;通过申请专项资金的方式获取所需经费。

学费存缴和票据开具问题  不同性质的校外教育机构，所采取的学费存缴和票据开具的方法有所不同。对此，笔者的解决思路是：多与领导及涉及的各部门进行沟通，努力争取制度和政策的许可，实现网上报名、网上缴费、网上开票的一体化流程。

4 结语

校外教育教务管理使用信息化技术，是提高管理效率，满足家长、学员现实需求的重要手段。校外教育教务管理信息化不可能一蹴而就，它不是拥有几个软件就能立即实现的，也不是拥有几个教务管理人员就能立即实现的。至于如何真正做到教务管理信息化的从无到有、从有到优，需要本单位领导的支持，以及每一个教务管理人员的努力。■

参考文献

[1]胡雅静，王芳.试论校外教育机构中教务处的功能定位与职权范围[J].中国校外教育：美术，2012（9）：7-8.

[2]狄宪英.校外教育教务工作系统化管理问题探析[J].科学大众：科学教育，2012（1）：164，134.

[3]腾讯控股有限公司.腾讯公布2018年第一季度业绩[EB/OL].[2018-05-16].https：//www.tencent.com/zh-cn/articles/8003491526469767.pdf.

[4]孙媛媛.辅导员微信公众号在高职网络思想政治教育工作的路径[J].人才资源开发，2015（2）：219.

[5]耿帅.微信公众平台在教务处信息化中的应用[J].通讯世界，2016（4）：283.

[6]中华人民共和国中央人民政府.中共中央办公厅国务院办公厅关于印发《2006—2020年国家信息化发展战略》的通知[EB/OL].[2006-03-19].http：//www.gov.cn/gongbao/content/2006/content_315999.htm.

[7]张虹，连翠娥.浅析校外教育教务管理信息化建设[J].新校园：阅读，2015（1）：223-224.