基于工程档案管理在建筑工程中的运用分析

范 莉

中鼎国际工程有限责任公司矿山隧道建设分公司 江西 南昌 330096

引言

建筑工程建设施工需要经历较长的周期，在施工的过程中做好档案管理工作可以有效提高施工效用。由于建筑工程的档案信息相对来说比较复杂，因此，在管理的过程中容易产生差错。管理人员就需要对其中的问题进行分析，提高综合管理质量，为建筑企业的长远发展提供保障。

1 建筑工程档案管理的重要意义

1.1 建筑工程资料是建筑工程的真实记录 建筑工程在实际的施工中工作繁杂，施工内业资料需要能够按照设计图纸和规范要求进行编制，同时按照工序以及报批手续，做好现场签认和签章工作。资料员和技术人员需要在这当中加强资料的收集，尤其是对于一些施工材料出厂质量证明文件和检验报告，还有施工中对材料进行复验和施工的试验报告等；加强工程验收工作的重视，对分部以及分项和单位工程质量的竣工验收报告加强重视。除了需要对相关数据做好记录之外，还可以采用照片以及影像来对工程进度进行体现。

1.2 工程档案资料为工程信息的查询提供相应的依据 工程档案资料主要就是为工程信息的查询能够提供相应的参考，采用对工程档案资料进行查找，项目管理人员在工程的开展有相应的根据，而不是采用记忆的方式对工程实现控制。

1.3 工程档案资料可以成为将来的工程施工起到借鉴的作用 工程档案资料主要就是对施工过往中所采用技术以及措施和对相应的反馈信息实现记录，这对于之后的相应工程能够提供一些参考。例如，工程资料中的“竣工报告”和“施工小结”等总结的部分，会对工程相关数据信息和存在的优缺点进行提供等，对这些提供的档案资料进行学习和借鉴，可以为后续的工程提供可靠的依据以及信息，以此来将施工效率和质量不断提升。

2 建筑工程档案管理问题

2.1 人员意识薄弱 管理人员在对建筑工程的档案进行管理时，不能明确其重要性，主要是由于其涉及的内容较多，涵盖的内容比较广泛，在管理的过程中存在较大的难度。施工单位对于档案管理工作的重视程度不足，负责人认为档案管理属于管理工作的范畴，并且不能直接产生效益，因此在分配资源的过程中忽视了档案管理的效用。在完成建筑工程建设施工之后，需要对工程竣工情况进行分析。而管理人员经常不能就是发现其中的问题，在工程交付之后才会从档案中了解到有关信息，引发不同的问题。这会给档案管理带来较大的影响，难以针对档案资料对工程中的问题进行修复。

2.2 建筑工程档案管理团队的不足 由于传统观念深入人心，建筑企业不重视对建筑工程档案的管理工作，忽略了这一重要的因素，在思想缺乏意识、很多建筑企业在不断的发展调整中虽然在慢慢加强对工程档案管理的重视程度，但是要想稳步发展档案管理工作，应该紧跟时代的步伐培养相关的技术人才，建立相关的研究团队，不断对档案管理工作进行创新完善。建筑企业要加大对管理人才的培养，让他们熟练掌握相关的信息管理技术，重点培养，打造一支高技术高手段的管理队伍。

3 工程档案管理在建筑工程中的运用

3.1 完善管理制度 建筑企业及施工单位在开展施工管理工作的过程中，都需要以健全的管理制度作为基础，减少管理工作当中产生的问题。在对建筑工程档案信息进行管理的过程中，建筑企业需要完善管理制度，让工作人员在管理的过程中加强对其的重视，避免其在管理的过程中过于随意。建筑企业要明确工程档案的管理范围，对各个环节的工作内容进行明确，并且做好相应的记录。管理人员在区分不同的环节时，需要避免重复记录，防止增加工作量。不同的部门需要发挥不同的职能，档案管理部门就需要体现其职能效用，在工作当中做好档案的统筹规划管理，强化资料的收集、整理及保护作用。不同的管理部门需要设立不同的负责人，建筑企业需要针对档案管理工作的开展设立专门的管理人员，让其按照要求定期移交工程资料。在管理的过程中，需要按照《中国档案分类法》确定档案管理范围，然后再根据建筑企业的实际发展情况对制度进行完善。在对档案进行分类管理的过程中，需要按照制度内容对文件进行归档，提高档案资料的准确性及系统性，还需要使其完整保存在档案库中。管理人员需要对资料的原件进行归档，做好传真资料的复印并且对其进行完善，补充相关说明，提高档案管理的完整性。

3.2 优化人员配置 建筑工程的档案资料管理工作存在一定的特殊性，因为建筑工程的项目较为众多，并且往往分散在各个地方，加之工程项目本身的周期较长，施工内容较为复杂，涉及面较广，所以工程档案管理工作中涉及的管理内容较为众多，无论是数据或者是文本资料都十分庞大，这就要求此种管理工作的员工更加具有责任心，可以在诸多资料管理中，仍然做好分类、整合与录入。对于档案管理工作人员的选拔，可以从企业内部进行，这样的人员有过项目施工经验，真正了解项目施工第一线的情况，对于档案管理工作更加得心应手。还可以从外面聘请管理人才，增加管理队伍的活力。在管理过程中，应该定期对人员进行考核，根据考核成绩进行人员调动，选用有管理能力的人才参与管理。同时，对于档案管理人员的考核不能仅限于技能层面，还需要综合考虑工作态度、人品等多个方面，工作懒散的人员也不能委以重任。

3.3 提高管理信息化 现代化信息社会的发展促使各行各业在开展工作的过程中都开始利用信息化技术提高工作效率。虽然建筑工程档案管理的部分内容需要由工作人员全权开展，但是还是由大部分档案可以通过信息化方式进行管理。网络技术的应用能够给建筑工程档案管理注入新鲜的血液，让现代信息化技术逐渐取代传统的管理方式。建筑企业需要提高管理信息化，对管理人员进行信息化培训，让其能够灵活应用信息化技术完善建筑工程档案管理。管理人员可以对计算机技术及信息技术等进行应用，建立信息化档案管理平台，让工作人员在需要档案时，直接输入关键词，检索档案信息。这种方式方便、快捷，能够有效提高档案管理效率。建筑企业可以建立信息化档案库，让档案管理工作可以与建筑工程建设施工的开展同步发展。管理人员需要提高自身的信息化技能，在编制与建筑工程相关的资料及信息时，直接利用信息化技术进行查询，减少人力资源的使用，还能够提高档案信息的准确性。

结语

随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。综上所述，企业的档案管理部门要注重开发档案的经济效益，在服务方法上要由单一的接待查阅转为同时以二次文献、三次文献的形式提供利用，并应积极、主动地向有关部门和决策人员介绍档案，引导他们充分利用档案，最大限度地发挥重点工程档案在建筑工程中的有效运用。