信息化时代档案管理的安全问题研究

（潮州日报社 521000）

当今是信息化的时代，现代档案管理最大的特点就是信息的瞬息万变。档案信息数字化已成为必然发展趋势，在此种情况下，人们的档案信息的安全越发关注。因此，本文将对我国档案信息化管理中存在的安全问题进行研究，并对信息化时代如何强化档案管理的安全性进行研究，以供参考。

一、我国档案信息化管理中存在的安全问题

1.真实性和合法性问题

从传统的档案管理工作来看，因为档案管理部门所归档的档案绝大多数为纸质媒介的档案资源，因此，负责建档和归档的档案管理人员需要在对档案资源进行信息核对无误之后签名、盖章，如此便实现了对档案资源真实性以及合法性的保障。而档案资源实现信息化之后，如若能够确认其真实性和合法性，以及采取哪种方式来确保真实性和合法性是需要档案管理部门认真思考和应对的问题。

2.档案资源传输以及存储问题

作为经过信息化处理的档案资源而言，其运输和存储方式同纸质媒介的档案资源明显不同，即，信息化档案资源自身的媒介特质决定了需要借助网络实现传输，并且借助数据库的形式加以存储。由此便催生出一个问题，即，如何避免信息化档案资源在网络传输以及依托数据库进行存储的过程之中避免出现被黑客盗取以及篡改等问题。

3.病毒威胁问题

在网络技术极大方便了社会公众的工作以及生活的过程之中，一个突出的问题随之而来，即，各类病毒应运而生，这些病毒将造成各类计算机安全问题的出现，并且还会影响到储存在计算机数据库中的信息安全。因此，档案管理部门在推进信息化建设的过程之中，必须提升档案管理信息系统的网络安全性，以免因为病毒入侵而给所储存的档案信息资源带来无法弥补的损失。

二、信息化时代如何强化档案管理的安全性

信息化时代，强化档案管理的安全性需要做好技术防范措施，加强对档案管理人员能力的培养和提高，完善档案管理机制，落实好监督工作，提升硬件水平。

1.技术防范措施

（1）档案管理部门应当采取加密技术作为确保档案信息资源安全性的有效方式。所谓的加密技术，乃是指依托特定算法的方式对源文件进行加密处理，进而让原文件成为不可直接读取的代码。当使用者访问这些经过加密处理的文件时，必须输入正确的密钥，如此便确保了数字化档案信息资源的安全。

在档案管理部门对数字化档案资源进行传输时，也可以采取加密传输的方式，这样一来，即便有人截取到了数字化档案资源，但因为没有密钥，则其也无法读取文件内容。

（2）档案管理部门应当采取权限控制的方式提升档案信息资源的安全性。此种方式乃是指档案管理部门应当设定档案信息管理系统数据库访问权限，如若使用者没有访问权限，则其无法正常访问。如此一来，将最大程度地避免无关ID进入系统。此外，档案管理部门还应当设定访问者的访问权限等级，如此能够做到对密级程度不同的档案信息资源的充分保护。

（3）档案管理部门应当采取安全监控技术。此种技术即防火墙技术，依托对此种技术的应用，将避免产生对档案信息管理系统的非法访问，同时亦能够避免机密数字化档案资源从系统中输出。

2.加强对档案管理人员能力的培养和提高

档案资源信息化工作的实现，有赖于档案管理部门拥有一批具备相关信息化技术应用能力的人力资源队伍。具体而言，档案管理人员在具备扎实的档案管理理论知识以及业务能力的基础之上，还必须拥有足够的信息化技术操作能力。

基于避免档案管理人员利用职务之便滥用档案资源的问题出现，档案管理部门必须面向广大从业人员开展职业伦理教育，以便使其档案管理人员能够强化职业伦理意识，自觉做到勤勉敬业。

3.完善档案管理机制，落实好监督工作

档案管理部门必须完善档案管理机制，以便做到制度化管理。具体而言，各级档案管理部门应当严格遵循《档案法》以及《保密法》的内容，并依照自身实际情况，出台实施细则，这样将确保责任落实到位，并减少日常管理中的纰漏。此外，档案管理部门必须责成和安排专人负责落实好监督工作，并形成常态机制，以便能够依托此种机制实现对日常档案管理工作中存在的问题的及早发现和及早解决，进而将安全隐患消灭在萌芽状态之中。

4.提升硬件水平

档案管理部门必须认识到：信息化工作离不开硬件支持，因此，各地档案管理部门必须提升自身硬件水平，如为档案管理室安装中央空调、抽湿机等，以此来确保档案管理室的室内条件达标。同时，档案管理部门还必须为工作人员配置性能卓越的计算机，以便满足档案信息化工作的需要。

此外，为建立健全档案安全管理工作机制，预防重大自然灾害和突发性事故的发生，做好应对灾害引起危害的应急处置措施准备，加强档案的安全保障和救灾能力，档案管理部门应该结合本单位档案工作的实际情况，制定档案安全管理应急预案。

三、结语

在当前信息技术在档案中广泛应用的背景下，档案管理不仅思想和理念发生了较大的变化，而且档案管理段和信息载体也处于不断变化中，在这种情况下，档案信息的保护难度不断加大，而档案信息安全问题也不断突显出来。希望档案管理工作者积极做好安全保密工作，如此才能使信息技术在档案管理工作中起到更为关键的作用，提高档案管理的工作效率。