档案的收集、整理和创新研究

摘 要：档案的收集整理是信息时代的基础性工作，在网络发达的今天。中国的档案部门仍处于较为繁琐落后的人工处理时代。反映着我国目前的档案管理工作较为薄弱。随着计算机的发展和大数据时代的来临。档案的收集与整理都需要进行创新。

关键词：收集；整理；创新研究

收集与整理是信息管理的基础的工作环节，可也是最为重要的环节。收集是工作的开始，整理则是信息传达的枢纽。在档案收集的过程中，能够更多的获取档案中所体现的工作的质量。进而继续利用已经搜集好的档案，进行下一步的工作安排。对于档案的细致整理，可以让档案井然有序的排列出来，方便随时调出查阅。也有利于档案的管理和安全。所以，想要真正有效率的利用档案进行工作。就必须要做好档案的收集与整理，这项工作的意义就在于，它是实现档案现代化管理的关键环节。也可以为资料的查找承担大量的任务。

1 档案收集与整理的要素

1.1 档案要具有真实性

档案是对历史发生的各种事件和社会上的活动的真实记录。有着非常高的价值。档案是在人类不停的探索与实践中所产生的，它明确的记载了很多重要的历史大事件。是国内外研究者非常重视的研究资料。对档案的真实性与完整性有非常高的要求。

1.2 档案要具有时效性

档案记录着丰富多彩的历史与社会活动。是以后决策非常重要的凭依。这要求档案在保证真实性的同时还有时效性。可以紧跟时代的脚步，及时记录着发生的活动。才能对现在与将来产生的效果更大。

2 中国档案管理与收集面对的问题

2.1 缺少档案整理收集意识

档案的整理与收集作为一项基础的、繁琐的工作。与社会各个部门紧紧连接。尤其是行政单位对于档案的需求非常大。但是仍然有很多单位没有深刻的理解到档案整理与搜集的重要性。从管理层面就没有整理收集的意识，忽略了档案的建设。导致在某些工作需要查阅档案的时候。无法及时提供。如此一来，档案的收集与整理就成为了浮于表面的面子工程。无法发挥出档案对于工作应该有的辅助性。

2.2 档案整理制度不规范

由于档案的数量大、管理起来繁琐复杂，非常麻烦。很多部门单位，缺少一套正规科学的档案整理制度。就算是出台了整理制度的部门单位。也不够科学合理，不足以应对数量巨大的档案与时代发展对档案整理日益增高的需求。整理适度的缺陷主要体现在：首先，档案的收集不够系统和规范，存在档案重复、有错误等现象。并且没有对收集的档案制定一个审核标准，导致档案质量参差不齐。其次，部门对已经纳入数据库的档案没有进行认真的管理，未能跟进审核。造成档案题目和实际内容不符，甚至出现缺失的情况。最后就是部门对档案没有进行科学规范的保管。档案虽然已经录入，但是查找起来非常麻烦。这些都是没有保管制度不够科学规范所造成的弊端[1]。

2.3 落后的档案整理模式

大部分的部门单位，对于档案的掌握只限于收集整理和保存。而能够做到应用的部门单位则少之又少。想要对档案进行科学化、高效率的应用。就需要紧跟科技的发展，采用全新的档案整理模式。如果硬采用传统的、依靠人力的整理模式。势必无法满足日益增大的数据库和时代对档案的要求。这会极大的阻碍档案发挥它应有的效果。

2.4 过于封闭的档案管理制度

我国对档案的安全性非常重视，一直都有严格的档案保密制度。一般人并不能接触到这些档案。就算是部门内部工作人员，想要查阅档案。都需要像上级申请。而且品准过程非常漫长。这让本就繁琐的整理工作，变得难上加难。极大的影响到了档案管理人员和档案使用人员的积极性。

2.5 档案整理硬件落后

部门单位对档案整理的重视有限。并不能及时给相关部门及时更新硬件，办公条件比较恶劣。很多档案保管还是停留在书面实体化。没有进一步的，向更深的层次挖掘。无法实现数字化档案整理。也缺少网络检索的高级档案整理技术。同时由于采取人工整理，档案的更新和不全也成了一大难题。很多档案库的资料远远跟不上时代。

3 解决档案收集与整理难的对策

3.1 想保证档案收集与整理的质量

要充分體现档案的工作应有的作用，是所有掌管档案的部门单位面临主要矛盾。想要把这项基础工作做好。就要在档案的收集上下功夫。要充分发挥在收集档案时能做到的指挥作用。要做到有的放矢的收集整理各个类型的档案。基础要从一开始打牢。在收集的初期，就分门别类，便于接下来的收集工作。

在整理档案上，要采用科学规范的措施，改善工作方式，提升工作效率。建立起严格的档案管理制度。加强对档案的保存，从收集到整理都要进行统一管理，防止档案丢失。

3.2 加强档案的流通性

档案的保密性固然重要，但是如果过于保密，只有一小部分人才能查阅。就失去了收集整理档案的意义。因此各部门要适当的开放档案的查阅。减少查阅档案相关的手续。社会各部门单位保证档案横向的流通，加强档案之间的交换。

3.3 提升档案整理工作人员的素质和技术

以前的档案整理技术含量低，主要是靠人力整理。随着科技的发展，档案整理逐渐和计算机联系在了一起。这就要求工作人员掌握一定的计算机技术。懂得用科技来整理档案，省时省力的同时。也节约了成本。

4 针对以上问题的对策和措施

4.1 提高档案收集和整理工作的地位

收集与整理的工作，在长时间以来，都被认为是一项枯燥乏味，缺少技术含量的工作。人员流动性非常大。这需要相关部门尽可能的改善该工作在人们心中的固有印象。

4.2 注意档案完整与更新

档案的整理并不是全部纳入，而是要进行一部分的筛选。这就需要整理人员细致的区分有用与无用信息。尽可能全面的做到将有用信息全部汇总，将重复和虚假饿信息全部剔除。完整的档案录入后并不就是代表着结束。还要定时查看档案的更新。如果有更新还要及时的进行补充。

4.3 注重档案工作条例的实施

档案的收集工作一定要有相关的工作条例。通过标准化的条例管理，提升档案的质量。要确保制度的落实，与奖惩制度相互配合。提高工作人员的使命感。做到整理收集工作有标准作为参考。让死板的条例变成工作人员自觉地行动，保证档案的质量。

4.4 牢抓档案管理的服务质量

档案从人力变为电子信息化，是一个漫长的过程。随着计算机水平的高速发展，档案管理的技术的水平也在发展。档案整体的建设也随着是时代和科技的发展不断进步。在当下，档案整理要实现公开化，尽可能的服务大众。这就要求相关部门要站在时代前沿，融入科技的发展。

5 档案收集与整理要不断创新

档案的收集和整理其实是一项非常有难度的工作。工作人员要面对大量鱼目混珠的数据档案。仔细的分辨挑选出合格的档案加以保存。面对数量飞涨的档案，我们也要在这项工作中加以创新，提高效率和准确性。

5.1 在理论上使档案的收集与整理上实现创新

创新是一个社会进步的关键，也是促进人们渴望发展的动力。在大数据信息化的时代面前。档案收集和整理工作就要与大数据时代齐头并进，共同进步。用最新的理念来指引自己的工作。让档案的收集和整理可以迅速的适应大数据时代，服务于全社会的，每一个角落。

要打破固有的思维模式，抛弃守旧的思想。要向国外学习高超的数据管理技术，加快技术改革的脚步。建立起与社会活动相适应的档案收集机制，在保证档案安全的前提下，提高档案相关工作人员的技术水平。完全发挥出档案在现代应有的作用。让档案信息的利用出现在社会的每个角落[2]。

5.2 实现的档案收集与整理创新的举措

多角度、全面化发展档案的利用工作。根据社会和时代的需求。为不同的个人、部门和企业。提供定制化的档案服务。

进行档案的深入分析工作。根据对档案的利用需求越来越大。档案也要不断加大开放程度。利用电子化档案发挥新的服务方式。可以在保證信息完整的同时，更快速的把档案传到需要的部门手中[3]。

6 结论

档案的收集与整理，正面临着大数据时代的新一轮挑战。档案的洗牌与更新已经是必然的趋势。这就要求我们不断的进步学习。保证档案在新的时代彻底发挥出他应有的作用。

参考文献

[1]蒋志英.事业单位重大活动档案管理工作相关问题分析[J].科技传播，2011（02）.

[2]蒋志英.事业单位重大活动档案管理工作相关问题分析[J].科技传播，2011（02）.

[3]李兴利.重大活动与专项工作档案的整理[J].档案管理，2010（01）.

作者简介

李诗婷（1983-），女，汉，广西南宁人，本科，档案系列中级职称，研究方向：档案的收集和中整理。