浅谈生活无着的流浪乞讨人员救助档案管理

杜星明

生活无着的流浪乞讨人员救助档案是指救助管理机构在对流浪乞讨求助人员进行甄别和实施救助服务过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同形式和载体的历史记录。

1 救助档案的主要内容

1）救助档案是指救助管理机构在救助管理工作中形成的材料，包括求助登记表、不予救助通知书、自行离站声明书、在站服务及离站登记表、终止救助通知书和其他应当归档的文件材料。

2）受助人员在站期间和离站过程中形成的材料，主要是寻亲服务相关材料，未成年人教育、评估、矫治等材料，住院救治或者门诊治疗中形成的交接手续和入院登记表、离院登记表、出院证明等医疗服务材料以及表达受助人员治疗意愿的材料，乘车凭证复印件和小额交通费现金签收字据，亲属接领人身份证件复印件及单位、村（居）民委员会接领人证明材料和单位、村（居）民委员会接领工作人员身份证件复印件，家庭寄养、类家庭养育、机构托养协议书及相关材料，司法机关出具的证明材料以及工作人员身份证件或者执法证件复印件，长期安置证明材料，医疗机构出具的死亡证明书、公安机关出具的死亡原因鉴定书、死亡公告材料以及亲属意见、火化证明等材料，其他应当归档的文件材料。

救助管理机构街头救助形成的照片、录音、录像材料，救助热线电话录音、监控录像材料和救助管理信息系统形成的电子文件应当按照国家有关规定整理归档。

2 救助档案的特性

1）材料收集的动态性。由于救助站对流浪乞讨人员进行救助时，需首先对乞讨人员进行身份认证，所采取的措施需要根据被选择对象的具体年龄、身体健康状况，按照一定标准划定的需救助的程度拟定救助方案。对流浪乞讨人员进行救助的开始时间及成功救助后的结档时间不同，导致救助过程中所形成的个人档案材料就处在动态变化之中，需要按照一定的时间节点来更新被救助对象的个人档案内容。

2）材料归档的差异性。虽对流浪乞讨人员在救助过程中所采取的救助措施基本一致，不同的流浪乞讨人员所经历的救助程序也大体相同，但被救助对象的具体年龄、身体状况或所裁定的需要救助的程度不同，导致不同流浪乞讨人员的救助档案材料内容或不同救助时间产生的救助期限变得不一致，甚至有些方面还存在很大的差异性。

3）救助档案的凭证性。救助站对流浪乞讨人员在进行具体救助工作时通过相关鉴定部门以及相关工作人员对被救助对象建立的档案，是有关政府部门或机构进行相关工作的有效凭证，能为公安机关提供一定的办案依据，或为救助站等相关部门及流浪乞讨人员的权益维护提供方便。

3 救助档案管理的重要性

1）救助档案是对流浪乞讨求助人员进行甄别和实施救助服务过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等原始记录，必须确保在需要时能做到有据可依、有证可查，良好的档案管理变身为一座坚固的桥梁，为工作的正常有序开展打下了坚实的基础。

2）通过对救助档案历史数据的统计分析，我们能对救助工作的发展做出趋势判断，或者通过数据分析的结果，判断我们所做的决策是否正确，今后需要进行怎样的调整，为更好更有效地开展救助工作奠定基础。

4 救助档案的管理与保护

《档案法》规定了档案工作的基本原则：统一领导、分级管理、维护档案的完整与安全、便于社会各方面的利用，救助档案的管理与维护也应严格遵循这一基本原则。

1）统一领导，齐抓共管。传统档案管理存在领导不重视、档案管理现代化意识不强、人才不足、资金短缺、档案管理设备和技术不先进等很多问题。救助管理机构负责人要高度重视救助档案管理，配齐管理人员和设施设备，充分发挥管理员的主观能动性，健全完善救助档案管理制度，运用先进技术设备进行现代化管理，在有限的资源条件下确保工作有条不紊地开展，保证相关档案的绝对安全并能得到充分利用；其次要加大宣传力度，要让各级各类人员知晓救助档案管理工作的重要性，做到全体人员协作形成合力，共同推进档案管理的规范化。

2）档案维护，全面完整。对救助档案的全面完整性、真实性、时效性以及规范性进行维护，这是救助档案管理的最基本要求，完整有效规范的救助档案才能为档案工作提供必要的物质基础。全面完整性主要包括三个方面，一是数量的完整，要保证救助档案齐全，保证应该集中和实际保存的救助档案不残缺短少；二是质量意义上的完整，也就是从系统性方面要维护救助档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零散的堆砌；三是在救助档案的保管和利用过程中，要避免因各种理化因素或有害生物对救助档案制成材料产生不同程度的损害。

3）加强防护，保证安全。救助档案安全防护主要有两项，一是力求救助档案本身不受损坏，切实做好防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作，延长救助档案寿命，保证档案物质安全；二是要保护救助档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃，不失密，确保档案管理的政治安全。救助档案室管理所用的电脑及数字档案需进行加密处理，档案库房应当坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防鼠、防虫等设施。档案室内应还必须做到人离锁落、定期对救助档案室进行检查清点等。

5 救助档案的整理利用。

1）救助档案整理的具体步骤。救助档案按照一人一卷的方法进行整理，一是整理档案。对救助档案的分类可以按照档案形成的年份、保管期限以及人員的类别等进行分类。而人员类别又可按救助的未成年人、不予救助的成年人和予以救助的成年人这三个层次进行划分，实现救助档案存放管理的整齐化。二是档案编号。根据受助者的受救助时间进行编号。三是档案编目分类。设置编卷号、姓名、性别、年龄、身份证号码、总页数等进行编目，按照不同的保管期限将其装订成册进行分类，目录的设置为全宗名称、目录号、保管期限、受救助机构等项目，便于查阅者查找。

2）救助档案的利用。利用者通过救助档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，是救助档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。其他单位、组织和个人要求查阅救助档案的，救助档案保管单位在确认其利用目的合理的情况下可以同意。救助管理机构应建立档案利用制度，明确办理程序，确保救助档案安全有效地利用。救助档案仅限于当场查阅、摘抄和复印，利用过程中注意保密，严禁对救助档案进行涂改、抽换、圈划、批注或者造成污染、损毁。

参考文献

[1]民政部、国家档案局.《生活无着的流浪乞讨人员救助档案管理办法》民发〔2014〕228号.

[2]民政部.《生活无着的流浪乞讨人员救助管理机构工作规程》民发〔2014〕132号.

[3]何文丽.生活无着流浪乞讨人员救助档案管理制度建构[C].新形势下档案资源管理服务，2014（09）；145-148.