试谈档案信息化管理的优势及安全问题

罗思云

摘 要：目前信息技术已经被广泛应用于各个领域，并且均获得了良好的反响。在当前每个人的工作量不断提升的环境下，利用信息技术可以将工作高效化，直接提高了工作的速度，并且可以避免一些人为因素导致工作中出现错误。档案管理工作也逐渐呈现信息化，虽然相比于以往的管理方法，其存在着许多优势，但随之而产生的则是许多重要的安全问题。文章首先分析了信息化管理存在的诸多优势，同时列举出目前信息化管理存在的主要安全问题，并提出有效的解决措施，为相关工作者提供参考。

关键词：档案信息化管理；优势；安全问题

对档案进行信息化管理可以将工作变得更加便捷，同时摒弃了以往的纸质文件也能够让工作更加符合环保的理念。但采取这种管理方式必然会面临许多安全问题，尤其是目前信息技术相对发达，很多不法分子都采取手段来威胁到档案的安全，以此来获得非法利益。虽然这些问题受到了广泛关注，但是由于安全问题是实际存在且很难避免的，所以并不能从根本上解决这些问题。

1 档案信息化管理的优势

1.1 有利于挖掘数据的潜在价值

信息化管理使档案可以通过网络进行访问，这提高了民众查询档案的便捷性，使整个过程不再复杂且繁琐，档案的传递与共享也可以通过网络来进行，超链接、网站等介质使信息交流的方法变得更加多样化，同时可以增加同一时间的访问量。以哈尔滨市档案网站举例，近五年的数据显示，每年访问网站的人次达到了相同时间内档案馆访问人次的二十倍以上，这表明通过网站可以更好地做到信息的传递与共享。除此之外，这有利于挖掘数据的潜在价值，如果能够将所有数据进行统一研究并且相互对比，就很可能获得更多的成果。将这些数据进行合理地整理与分类，更容易发现其中的价值，也可以更好地进行数据共享。

1.2 更加符合绿色环保的理念

传统的档案都是纸质的，并不能符合我们对于环保的要求，尤其当档案的内容需要更新时，原有的档案以及与更新内容有关系的档案都需要作废并重新建立，在这过程中就造成了大量纸张的浪费。而信息化管理是通过系统对大量的档案进行管理，减少了人工操作，同时减少了纸张的使用，档案的更新也可以通过计算机来完成，因此更加绿色环保。

1.3 数据信息的传输与共享更加方便

档案的信息化管理可以使信息的传输与共享变得更加便捷，使信息更好地进行互通。档案可以通过网络进行传输与共享，这样就可以不受到环境的限制，随时都能将信息传输到各个终端上。如果在终端之间构成了完整的网络系统和信息系统，就可以实现文字、语音、数据、图像等信息传输、信息处理以及信息共享。一些企业为了提高工作效率，需要档案信息能在短时间内在内部进行传输，并增加共享的程度，使内部人员可以更加快捷地获取信息，并弥补工作中存在的缺陷。而信息化管理可以将其实现，档案可以通过计算机在企业内部进行快速传输，不仅能在短时间内达到共享的目的，还允许多人共享。

2 档案信息化管理存在的安全问题以及解决措施

2.1 档案信息化管理存在的安全问题

1）网络传输存在信息安全问题。档案中具有大量的信息，其中会有很多是涉及到个人隐私，商业机密等，这些都是不能被他人获取并且受到法律保护的。这些信息存在着巨大的潜在价值，同时也是被保护的重点，因为一旦出现泄漏，那么就可能对个人造成巨大的影响，所以需要尽量避免这种情况。但是在档案管理的过程中必然需要对一些信息通过网络进行传输，在传输过程中容易面临安全问题。如果在网络传输时不能采取合理的保护措施，就会存在信息泄露的风险。目前有很多不法分子通过盗取档案信息来获取利益，这些信息很可能被贩卖或者非法利用，這会造成十分不良的影响。用户的信息被他人获知，也使个人的财产受到了一定威胁。因此，网络传输缺乏安全性是目前比较严重的问题之一，也是很容易产生严重后果的潜在威胁。

2）真实性问题。在以往的工作中，都是由管理人员对档案进行整理并交由上级部门审阅并签字盖章后进行存储，虽然过程相对繁琐，但是可以避免档案的内容中存在错误。信息化管理虽然简化了工作，但是缺少了审阅的步骤，就不能保证档案的真实性，一些比较明显的错误也容易被忽略。除此之外，档案容易在存储时容易被恶意拷贝、修改或删除，其内容可能因此不完整或者缺少真实性。

3）档案载体的不稳定性。电子档案通常会存储在计算机硬盘、软盘等载体中，这些载体的优点在于存储量较大，且不容易出现丢失的情况。但是这些载体是有寿命的，并且容易被外界环境影响，当处于潮湿、强磁场等恶劣环境下容易被破坏，进而导致其中存储的信息无法获取。同时将这些载体连接到一些被病毒感染的计算机上时，同样容易致使信息泄露或丢失。因此档案载体通常是不稳定的，但是这种不稳定也取决于我们如何将其置于何种环境下保存。

2.2 档案信息化管理安全问题的解决措施

1）采用安全性能较高的系统。为了保障档案信息的安全，应当使用安全性较高的系统，避免过程中出现信息的丢失、泄露等情况。在安装软件时，应当从官方网站或正规网站上下载，避免计算机被感染病毒。定期对系统及软件进行更新，并根据提示安装所需要的补丁。一般来讲，系统内部都有相应的安全及防火墙设置选项，应当根据具体情况对其进行设置。

2）完善信息化管理的安全保障体系。对电子档案进行管理，需要有体系作为依靠，避免不规范的操作对信息的安全构成威胁。在创建电子档案时应当明确每个人的权限，在被授权的情况下，相关人员只能对其进行阅读，不能对其进行修改、删除等操作，既保护了个人隐私，也提高了信息的安全性。应当建立专职的管理团队，内部人员需要具备相应的知识，且能够熟练操作管理系统，并通过不断学习，以此来适应信息技术的不断发展。在硬件管理方面也应当加以重视，确保档案载体被保存在适宜的环境中，防止被破坏。这些改变都需要通过完善保障体系来实现。

3）采用多种安全防范技术措施。为了避免档案存在泄露的风险，就需要采取相应的安全防范技术措施，让档案能够处于安全的管理之下。建立安全防护系统可以很好地避免信息外泄，使不法分子无法通过各种手段来获取档案内容，同时也防止在传递的过程中被他人截取，在存储时被他人盗取。防护系统可以使系统不受到外来的影响，从根本上避免了安全问题的出现。除此之外，还可以建立防火墙来对系统进行保护，在保证连接网络的同时不受到外来的影响。防火墙可以拦截一些可能存在隐患的信息以及一些异常的访问要求，并采取相应的防护措施，防止一些不法分子通过传输病毒或非法访问等手段进行破坏，也能拒绝外界人员的读取要求。由于近些年出现内部人员贩卖信息的情况，所以针对这种可能存在的风险，需要对一些关键的信息进行加密处理，并确保每个管理人员都是实际可靠的，尽量将所有隐患都扼杀在萌芽中。

3 结语

档案管理信息化的普及，代表着我国的信息化建设已经达到了一个新高度，同时这也是我国十分重视的工程之一。以往的档案管理只限于对纸质档案的看管，而现在则是由专门的管理人员使用操作系统对档案进行管理，这种变化让管理工作变得更加简便，同时可以有效避免档案在传递或者使用过程中出现丢失的问题。目前管理工作面临着可靠性问题，主要集中在档案容易出现丢失以及泄露等方面，这就需要相关人员通过努力，不断完善信息技术，来保障档案管理的安全。

参考文献

[1]王薇.档案信息化管理的优势及其相关安全问题分析[J].黑龙江科技信息，2016（12）.

[2]刘波.档案信息化管理的优点与策略[J].科技创新导报，2017，14（35）：199-200.