浅谈档案数字化管理的几点建议

陈桂梅

摘 要：档案数字化管理是当今社会进步的标志，是现代档案管理发展的必由之路。利用信息化技术，可将档案信息进行科学整合，从而实现档案管理的现代化。本文就档案数字化管理与建设的实践进行分析，讲述了档案数字化管理的有效措施，为档案管理提供有效的建议。

关键词：档案管理；档案数字化；信息化技术；科学整合

随着我国信息技术的长足进步，我们的档案管理事业也正在不断的进步与发展过程中。现代社会的发展与进步也要求着档案事业必须朝着信息化、数字化方向发展。因此，要想提高档案科学、有效的管理与建设就应该合理利用当前信息化平台的技术，将档案管理引进数字化、信息化，结合当前我国档案发展的实际情况来实现我国档案现代化的发展。

1 数字化建设下的档案管理的主要内容

目前，档案在管理过程中主要内容有以下几点：

1）要进行数字化的档案管理，就需要有相应的设备支持，包括相机、扫描仪、声音和图片采集系统等。

2）要对档案相关的数据库进行完善，包括各类资源的整合，以及按照档案年份、代码、档案数据处理等各种信息进行分类，并录入信息化平台中，为查询工作提供便捷服务。

3）要制定相应的档案数字化管理规范与标准。数字化档案建设是一个数据化的系统工程。要在安全、可靠的环境下才能顺利运行，并需要制度与标准的制约，才能实现数字化档案管理的合理、有效建设。

2 对档案数字化管理与建设的几点建议

2.1 档案数字化集成系统的建设方向

在档案数字化管理的建设过程中，首先要以数据库为基础，为档案的搜索、建立、分类等操作提供便利的条件。其次，在集成系统内，对各类数字档案的信息进行收集、整理和分类，并上传至云端系统里。

以档案集成系统的管理方式，借鉴档案归档要求，将档案按照使用年限等具有标志性特定的属性进行分类。每大类别下，应细化小类别，并设置二级分类。

档案集成系统的管理与构建，还可利用管理员的账号开展相应得活动。同时，也可以通过集体的力量，在系统中将设置相应的档案类别，让用户自行选择，并直接填写档案的有关信息。并将档案按照公开、私密两种形式加以保存，公开档案在公共平台中可以被社会人士审阅，而私密信息只能用户自行查看，自行编辑。通过该程序与流程，管理人员仅需要对已有档案进行查阅，按照档案的内容再次进行审批，分类就行。将大大节省档案管理的时间，提升档案管理效率。

2.2 将档案数字化系统建成后台的管理模块

数字化下的档案综合管理系统中应构建综合管理模块，即管理员管理、维护平台的可视化端口。在网页中，后台功能可分为用户管理、档案管理、数据统计等多个子模块，管理员只需要通过后台的权限，便能够对页面的访问等操作进行监管。当用户在建立空间，并在空间内上传有关档案的过程中，管理员可对此进行管理与审批。如果系统里存在违法、违规操作，管理人员可对其进行驳回处理。且管理人员可直接删除违规的档案，并对存在严重违法违规的用户给予永久的冻结与暂时冻结账号的处理方式。而用户在注册、填写有关信息、上传档案时所产生的数据，都将在管理员后台模块进行统计，并根据预先设计的分类系统，将档案按照属性直接进行分类。该操作方式，大大缩短了操作时间，提升工作效率。且管理员通过可视化平台，有效掌握用户的以及档案的有关数据与信息，而利用数字化管理又能够实现档案的直接分类。减少管理人员的工作量，实现档案管理的现代化与信息化。

2.3 构建档案数字化的专题网站

根据档案的基本内容，将档案的有关信息录入其中，并指定管理人员为该网页的管理者与使用者。网站采用的是“互联网+网页”的管理模式，将互联网思维与传统档案管理相结合，为馆员提供管理的平台与搜索的平台。网站内将上传云端数据库，以及根据档案类型所建立的类型档案信息。網站用户的角色可分为：游客、管理人员、注册人员、终端管理人员四种，游客主要可以浏览网页中的公开信息；注册用户可浏览网页内的公开档案外，还可以在自己的空间内实施下载、上传等各种操作。管理人员可通过账号，登录到网页后台，可对档案数据、用户管理、数据统计等模块进行操作。而终端管理人员则具有所有权限以外的，注销账号权限、创建账号权限等。该网站服务架应以最先进的编程语言进行开发，并利用SQL作为数据库。

2.4 建设档案数字化的交流模块

在档案数字化的管理网页中设置交流模块，注册用户以及游客可以在网页中提出相关意见与建议。并设置敏感字符，对用户的言论进行一定的限制。管理人员根据用户所提出的有关要求与意见，直接在后台进行管理与维护，并直接给出相对应的回答。建设浏览板块，将不再是单纯的档案信息化管理与建设，而是一种社交平台。用户在使用的过程中，将受到档案理念的影响，进而推进档案管理的信息化建设，增加社会曝光率，提升档案的管理力度。同时，利用交流模块，实现信息的共享。以免档案形成信息孤岛现象，影响数字档案建设的活力。交流模块中增加档案共享区域，用户可通过该区域，实现档案的上传，分享操作，极大的推进了数字化档案信息资源的建设与管理。

总而言之，要建立档案数字化信息平台，并在平台中增加管理员管理模块，以及管理员后台可视化端口。通过对用户行为的管理，实现档案的自动分类、自动上传，而管理员仅需要对违规的操作以及存在敏感信息的行为严加看管即可。实现了高效的自动化管理方式，数字化档案建设。

参考文献

[1]高寒，喻金科.基于档案管理系统的数据库安全与防范策略研究[J].无线互联科技，2018.

[2]王亚雄.无纸化档案管理面临的挑战浅谈[J].科学中国人，2017（8Z）：136-136.