信息化背景下档案管理工作的发展趋势

摘 要：随着网络科学应用技术的逐步成熟，数字化信息技术已经逐步渗透到了社会各个行业中，成为了未来社会重要的发展趋势。现阶段，我国多个生活领域的事业已经实施了信息化管理模式，例如，医疗、教育、住房及社区服务等，同时社会民众对于数字化信息技术也有了更全面的了解与掌握。我国档案管理工作也在尝试着将信息化技术逐步引入到档案管理工作中，提升档案管理工作的效率与质量，促进档案管理工作的发展。基于此，本文就对信息化背景下档案管理工作的发展趋势进行分析探讨。

关键词：信息化背景；档案管理工作；发展趋势

档案管理工作在我国社会体系中一直担负着重要的责任与作用，是我国管理体系中重要的组成部分。因此，不断创新档案管理工作，提升档案管理工作效率，提高服务质量是我国档案管理重要的发展目标，所以，及时的将信息化技术融入到档案管理工作中，加强各项事务的管理服务，促进档案管理现代化发展成为了目前重要的发展方向与趋势。

1 完善网络网页建设，实现网上服务

随着互联网科技在档案管理部门中的普及与应用，单位内部创建内部局域网来满足现代化办公需求，同时档案管理部门结合企事业单位的网站建立了属于档案管理部门的网站网页，实时共享档案数据及数据信息，实现了档案信息可以在内部网站上随时随地检索，为使用者提供了便捷服务。档案部门利用互联网技术实现了与社会、企事业单位之间数据交流共享的重要桥梁。因此，档案管理工作者要对于网站网页建设完善有足够的认识，不断加强档案数据库信息资源库的建设与更新，特别是针对电子信息数据库的建设，从而实现数据信息的实施管理与应用，进一步优化档案管理的数字化，自动化、法制化，实现网上实时全面的服务，有效提升档案管理工作效率。例如，档案管理部门针对用户查阅资料难，下载数据难的问题就可以优化网站搜索引擎，方面使用者更容易找到所需数据资料；此外，档案管理部门要加强与宣传部门的合作，将档案管理工作的宣传资料数字化后存储于云盘，实时共享，以便于宣传与使用。

2 构建完善的“电子档案数据管理中心”

档案管理工作是企事业单位重要的核心部门，是企事业单位重要信息资源库。因此，档案管理部门要加强与企事业单位的合作，构建完善的电子档案数据管理中心，同时设置不同的区域划分供各单位归档电子档案数据，并要加强档案管理的安全性，设置电子密码锁，提升数据信息安全性的同时还可以实现电子数据信息在单位之间的实时共享，提升了档案管理工作效率，实现了电子档案数据信息统一管理。

3 电子档案数据信息自动上传收集

电子档案数据信息与传统的档案数据在收集与传递方面有本质的区别，电子档案数据信息是通过电脑录入形成文件的形式，然后通过网络上传与下载完成了信息收集与传递。但是，目前单机电脑上收集的电子数据信息收集工作存在着较大的问题。因此，档案管理工作部门要及时创新管理工作模式，通过在网页上设置自动上传功能，在完成数据收集后，第一时间上传至数据库，形成有效的数据信息，方便信息的收集与保存。

4 开展网络在线服务

我国传统档案管理中档案的利用与传递都是需要到当地档案室，通过阅览、记录或者是复印的形成完成查阅与利用，而且在利用原档案文件时存在手续繁杂的情况，严重影响档案使用效率。因此，在信息化背景下，档案管理服务应随时代发展而进行改变。社会各个行业都实现了信息化覆盖，有效的提升了人们的工作效率，所以，档案管理工作必须进行信息化管理，提升管理工作效率，促使人们随时随地能获取到所需信息档案。因此，传统的档案使用方式应逐步被现代化信息管理方式取代，实现档案管理工作服务效率与质量的提高。

5 档案管理工作制度创新

档案管理工作实现信息化管理的过程中，如何才能在经过不同阶段，不同市场需求有效的实现价值最大化；又如何能够保证档案信息使用的规范性、档案信息的安全性，从而发挥其管理的最佳效果，这些都需要档案管理工作中科学完善的管理制定進行有效的管理与约束。因此，由传统档案管理向信息化管理过渡中，档案管理工作要结合时代发展与档案管理实际情况，科学创新档案管理制度，从而确保信息管理系统的规范性与安全性。所以，信息化背景下档案管理工作要结合法律法规，结合网络技术规范，完善档案信息管理制度，建立标准规范的档案信息管理体系，实现档案管理的可持续发展。

6 信息化背景下档案管理工作服务创新

信息化发展的背景下，档案管理工作人员要转变传统的工作思路，树立信息化档案服务理念，促进档案管理信息化发展。信息化时代，档案服务要有被动服务转变为主动服务，要对档案信息数据的来源、共享都要保持敏感的心理，结合当今社会客户潜在的档案信息数据需求，要合理分化档案区域，进行有层级的管理与服务，同时要科学严谨的将纸质档案信息数据转化为电子数据文件形式上传至信息数据库，保证档案数据的完整性，为用户提供良好的服务。因此，在面向大众信息服务方式创新可以从以下几个方面进行：首先，要认真考察用户对于档案信息的需求，为用户提供完善的档案信息利用平台。通过网络技术，建设完善的信息搜索应用系统，进行分区域划分。但是，当前信息化时代，用户希望用最短的时间获取最大价值的档案信息，因此，要简化繁杂的程序，优化电子信息文件，使用户能在有限的时间中获取到最有价值的信息；其次，以对企事业单位及用户的深度调查结果为基础依据，科学建立档案数据专题，加大对数据的收集、筛选以及加工的工作力度，利用现代先进的技术，将整理完成后的档案数据上传至云端数据库，为企事业单位与用户提供完善的档案管理服务；最后，信息化背景下档案管理工作要打破传统档案管理工作中时间、空间的限制，加强档案信息化管理，为远程客户端提供完善有效的档案数据信息服务，提高信息化档案服务质量与效率。

总之，信息化时代不仅提升了经济发展的速度，还改变了人们的生活与工作方式，为人们带来了许多的便捷。因此，在信息化背景下，档案管理工作要紧抓信息化时代带来的机遇，积极探索与创新管理模式，提升管理工作效率与质量，打破传统档案管理工作的限制，紧跟时代发展步伐，实现档案管理工作的价值最大化，同时实现档案管理工作的可持续发展。

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作者简介

李伟旭（1981-），女，汉族，河北省秦皇岛市人，本科，副研究馆员，主要从事档案学研究。