浅谈如何做好人事档案管理工作

梁思宇

摘 要：人事档案作为一种信息资源，是反映档案主体个人成长历史的一项重要载体，是党政机关、企事业单位在人事管理活动中形成的，反映档案主体个人成长经历、工作能力、知识结构以及德、能、勤、绩、廉等方面情况的原始记录。

关键词：人事档案；管理；建议

随着计算机网络技术的进一步发展，对如何做好档案管理工作提出了新的挑战，本文认为：只有正视这个挑战，实现档案管理同现代技术的有机结合，档案管理工作才能走上良性发展的轨道。档案管理工作是一门专业性很强的工作，要求档案管理人员既要有档案管理者应具备的服务意识，又要掌握现代化管理技能。档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果，实现档案管理同现代技术的有机结合。

人事档案作为一种信息资源，是反映档案主体个人成长历史的一项重要载体，是党政机关、企事业单位在人事管理活动中形成的，反映档案主体个人成长经历、工作能力、知识结构以及德、能、勤、绩、廉等方面情况的原始记录，同时也反映了其自然情况、家庭情况、健康状况、婚姻状况、奖罚情况、学历、特长、专业特点等方面的内容。人事档案工作做得好坏，直接影响到人事工作的效率和质量，同时也是衡量一个单位人事工作水平的重要标志之一。加强人事档案的规范化管理是做好人事工作的基本前提，是为领导科学决策，合理用人，组织人事部门开展人才评价，培养和使用的基础和依据，因此必须做到准确，齐全、真实、有效。

1 当前人事档案管理中存在的不足

1.1 对人事档案管理的重要性认识不够

长期以来，相当一部分人对人事档案管理工作的认识存在着一些误区，认为人事档案管理就是保管的事务性工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。甚至有些领导认为档案工作只是档案部门的事，对档案工作不闻不问，自已不想管也不愿管。未把人事档案管理工作纳入到议事日程，档案工作不研究没安排，档案问题得不到解决，场所、经费、人员没有保障，档案工作自然就做不好。

1.2 档案管理人员管理水平不高，管理手段落后

由于档案管理人员大多数是兼职，因此导致了管档人员工作变动频繁，加之没有组织专业知识培训，导致管档人员对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作。

1.3 人事档案收集工作力度不够

由于收集归档工作制度不健全，导致档案管理人员执行不严格，收集归档工作被动、不及时。如一些鉴定、考核和评价材料大多是套话，给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉，不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。

1.4 人事档案管理的信息化程度不高

随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，这些不利于人事管理效率的提高，容易造成一定的资源浪费。

2 对目前人事档案管理的几点建议

2.1 提高认识，进一步加强对档案工作的领导

领导的重视是做好档案工作的重要保证。单位领导应高度重视人事档案管理工作，将其纳入到议事日程。要建立档案管理领导小组，加强对档案管理工作的检查、指导、督促，发现问题及时解决。同时还要加强对档案法律法规的学习，明确档案工作是各级党委和部门义不容辞的责任和义务。

2.2 加大投入，夯实檔案工作基础

各单位财政在档案工作上要舍得投入，档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案的维护和信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算；各单位要按标准按要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。

2.3 提高档案管理人员的素质

主管部门应定期组织管档人员参加各种业务培训，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，认清管理档案的重要性，从而增强责任心，提高档案管理的技术水平。

2.4 注重人事档案材料收集，提高人事档案管理质量

收集人事档案材料是人事档案工作的基础，随着干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档材料的不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。档案管理的根本目的在于档案利用。档案运用的合理有效是经济社会又好又快发展的一项基础性工作。对于把握经济活动的基本规律和未来发展方向具有很强的借鉴意义。全面加强档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案的作用，为实现建设小康社会的目标服务。同时加强档案库房设施建设，减少外界条件对档案造成的损害。在管理好档案的基础上，档案管理工作也要适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥档案的作用，在创造社会效益的同时，促进档案事业的发展。因此，只有全力做好档案管理工作，才能为社会的全面进步，经济又好又快地发展提供优质、高效的档案服务。

2.5 健全制度，进一步规范档案资料管理

实践证明，建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。因此各单位要建立相应的档案管理制度，对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用，都要制定一套严格的制度，对永久、长期保存的档案应定期向上级档案主管部门进行移交；再其次为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，保证档案管理规范有序。