基于数据资源管理的企业数字档案馆建设问题研究

王亚旭

摘 要：随着企业数字档案馆建设的日益发展，数字馆藏资源呈现出数据量大、数据类型多、利用高效等特点，从根本上改变了传统档案馆的工作模式和服务方式，使得档案工作从业者角色从传统意义上的“管档案”向“管数据”方面拓展，为档案服务工作的开展提供了更为广阔的发展空间。本文对企业数字档案馆建设中如何对构建数据资源管理体系进行了研究。介绍了数字档案馆建设中数据资源管理方面存在的问题，并分别从管理层面、数据的长期保管和高效利用等技术层面对数据资源管理体系的建设等进行探讨与分析。

关键词：数字档案馆；数据资源；问题研究

企业数字档案馆建设中的数据资源是指通过对企业各类信息系统中形成的电子文件及其元数据归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储的各种数据档案信息。是企业科研、生产、经营活动的重要见证和记录，是一种不可再生的信息资源，具有重要的社会价值和经济价值。近年来，大数据、云计算、云存储技术作为新兴计算机信息技术受到社会的高度关注，对传统的生产、生活方式带来了巨大的冲击，档案管理工作同样也不例外，在数字档案馆建设背景下如何做好馆藏数据资源的管理，推动档案管理服务工作的核心业务和管理模式向数字化、信息化进行转变，具有十分重要的研究意义。

1 数字档案馆下馆藏数据资源的特征

大数据时代背景下数字档案馆建设能够实时捕获具有归档价值的电子文件，能够实时对电子文件进行自动标引，使得档案的归档范围得以进一步扩大，各种类型的档案资源库建设也日趋成熟。档案收集由传统模式下的移交归档转变为对数据实时、自动归集的接收，归档范围的扩大和大量信息系统数据的积累使得企业数字档案馆中的数据资源同样具有通常人们所认为的大数据的4V特征。

1.1 大量（Volume）

2013年10月10日，杨冬权在全国数字档案馆（室）建设推进会上的指出，至2012年底，北京市和各区县档案馆共完成纸质档案数字化8759.5万页，接收电子档案约48TB（万兆字节），市档案馆已完成纸质档案数字化4397万页，占馆藏63%。上海17个区县档案馆档案数字化共超过3.6亿页，占馆藏50%以上，部分区县达90%以上，民生档案数字化率全部达100%。数據资源存储单位从过去的GB到TB，直至PB、EB。随着信息化技术手段的不断完善和应用，企业办公自动化（OA）、计算机辅助设计（CAD）、计算机辅助制造（CAM）等方面等多种信息系统的应用，伴随着大量的数据的产生，这些都将成为数据资源的来源。

1.2 高速（Velocity）

数字档案馆利用计算机技术、网络通信技术和数据库技术等，使馆藏数据资源信息实现共享化、信息传输网络化，用户可以突破传统档案馆在时间和空间上的限制，借助于网络终端来获取所需的各种数据信息，加快了信息传递的速度。在数字档案馆环境下，人们不用到档案馆就能够查询到所需要的档案信息，满足人们多方面的信息需求，甚至可以通过分析用户行为主动提供个性化信息定制推送服务。

1.3 多样（Variety）

大数据时代下的数据格式越来越多样化，涵盖了文本、音频、图片、视频等不同类型的数据。目前，国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）中规定了8种电子文件类型作为长期保存推荐格式，包括文本文件（T）、图像文件（I）、图形文件（G）、影像文件（V）、声音文件（A）、超媒体链接文件（O）、程序文件（P）和数据文件（D）。从数据类型和数据专业分类的上呈现出多样性的特点。

1.4 价值（Value）

这是企业数字档案馆中馆藏数据资源的核心所在，其包含的社会价值和经济价值无法估量。因此需要对这些宝贵的数据资源信息开展安全、有效地存放与保管，做好备份工作，确保数据资源的安全、长期可用和高效利用。

2 数字档案馆下数据资源管理存在的问题

2.1 数据资源的长期存取问题

技术的发展使得档案数据资源的数量急剧增长，但是关于数字档案长期保存的问题仍然没有得到全面的解决，数字档案信息是记录在一定物理载体上，需要借助一定的软硬件才能被读取和利用，其存储时间的长短在很大程度取决于物理载体性能的好坏，而计算机技术的更新换代速度很快，在过时的计算机软硬件平台上能读取出的不一定能在当前或未来的平台上读取出，这种不能被存取的信息，其寿命再长也是无用，因此，如何延长数字档案的寿命成为数字档案馆建设研究的重要问题。

2.2 电子文件的真实性问题

“原始记录性”作为档案的本质属性，正是由于这一特性 ，使得档案区别于其他事物从而具有了凭证作用，具有了法律效力。然而，在大数据背景下，电子文件的表现形式则多种多样，如音频、视频文件，图形、图像、数据库文件，以及超媒体文件等，内容和载体的可分离性，如何确保此类电子文件在产生、处理、保管和迁移过程中能够继续保持原有的固化形式，确保内容信息完整且不被篡改，具备纸质档案的原始性、完整性和真实性，成为数字档案馆建设中数据资源管理需要解决的首要问题之一。

2.3 潜在的网路安全风险

在网络环境下影响数字档案馆正常运行的因素主要有以下几个方面：一是计算机软硬件及相关组件故障产生的问题。如元器件老化或损坏，系统不稳定等；二是人为破坏与干扰产生的问题。如黑客侵入、恶意信息等，导致非法访问、非授权访问，窃取、篡改或者伪造相关数据信息，造成文档泄密。三是木马病毒和间谍程序所产生的安全问题，通过截获、窃取、破译等手段来获得重要机密信息。这些潜在的安全隐患是数字档案馆建设过程中不可回避而且要需要解决的。

2.4 重大自然灾害的威胁

在数字档案馆建设的过程中，同时要面临一个重要的问题，即数字档案馆遇到自然灾害破坏时所带来的巨大损失。构成数字档案馆的计算机硬件、软件及其相关组件对环境具有较强的依赖性，在其使用和保管过程中会受到主客观因素的影响，一旦发生如水灾、火灾、地震等自然灾害时，会导致数据完全丢失或者系统无法保持原有的有续存储状态，就会对数字档案馆馆藏数据资源产生很大的破坏，有的甚至是毁灭性的。

3 具体应对措施

数字档案馆下数据资源的长期有效保存与维护，是一项极其重要而复杂的工作。在建立一套技术与管理并重的数据资源安全保障体系的同时，应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子文件的特点等综合条件，制订好应急预案，完善灾难备份、恢复机制，提高应急处置能力，建立一套科学的、可行的、指导性的数据管理安全规范，使数字档案馆的建设有章可循，有法可依，确保数字档案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法篡改等，确保档案数据原始记录性的本质属性。

3.1 管理层面

从管理层面上来说，关键是要建立并执行一整套科学、合理、严密的数据资源管理制度，从每一个环节堵塞数据资源在信息安全上可能存在的漏洞，这些环节包括从电子文件形成、处理、传输、收集、积累、归档，到电子档案的保管、提供利用的全过程，即电子文件全生命周期管理，任何一个环节疏于管理，都有可能导致电子文档信息的丢失或失真。

具体措施应该包括加强对与电子文件形成、传输、管理、保存等活动相关的责任者的管理；电子文件的全生命周期必须是可控的或者是可以追溯的，防止电子文件被非法的更改或破坏；电子文件形成后要及时积累；建立和执行科学的归档制度；制定和严格执行电子文档的鉴定、保管制度和标准；加强对电子文件利用活动的管理；建立数据资源管理记录系统等。

3.2 技术层面

1）建立用户访问控制体系。访问控制是网络环境下电子文档信息安全防范和保护的主要措施和手段，主要是为了保证包括电子文档信息在内的数据资源不被非法访问和非法使用。具体措施包括：（1）访问控制。根据用户角色（工作性质、岗位职责、涉密等级、職务等级等）对用户数据权限进行限定，通过系统管理员配置，实现对用户ip地址身份进行自动识别来控制访问内容和时间；（2）权限控制。用户对于被授权访问的内容（目录、文件和其它资源）能够执行哪些操作，如只读、修改、创建、删除、复制和打印等。（3）防火墙控制。通过设置安全策略，对用户客户端IP地址或者网卡的MAC地址进行判断和识别或对可疑数据包进行检测过滤，控制（允许、拒绝、检测）出入网络的数据包，实现限制未被授权的用户进入内部网络，过滤掉不安全的数据包，保证整个网络系统的安全运行。

2）加密技术。通过加密技术实现数据、文件、口令和控制信息的安全传输，以确保电子文档内容的非公开性。在多数情况下，通常采用“双密钥码”的方式进行加密，将常规密码和公钥密码结合在一起进行使用，发送方使用公开的加密密钥对文件加密，收方使用严格保密的解密密钥对收文进行解密，由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从中破解原文的内容，从而确保电子文档在传输过程中的安全。

3）数字签名技术。通过符合《电子签名法》中规定要求的第三方机构提供的签名及签名验证技术，给电子文件附加一些特征固化的标识性信息，以便对电子文件的完整性和真实性进行验证，来确认其内容是否被篡改或是否为伪造。其目的是通过数字签名技术可对网络中传输的数据信息进行加密和解密、数字签名和签名验证，来阻止非法用户和合法用户的非合法操作，确保传递过程中数据信息的保密性、完整性，以及信息交换实体身份的真实性、签名信息的不可否认性，从而保障数据资源信息的安全性。

4）备份和恢复技术。通过在线备份，本地备份、异地保存，异质异地保存等多种技术手段建立备份与恢复机制，一旦发生数据信息丢失或失真，也能做到有备无患，只要启动该机制，系统就能重新恢复到原来的面貌。这是一种防止电子文档信息丢失或失真的补救措施，可以在应急和重大灾害发生时保障重要数据的安全、有效可用。

4 结论

数字档案馆的建设使得传统理论下对实体保管对象的关注，转变成对文件、文件形成者及其过程的有机联系和可靠性的关注，即我们所说的“后保管时代”。这些超出了传统档案管理范畴，给档案工作也带来了诸多挑战，档案工作者要适应未来的工作挑战，必须要加强对数字档案馆建设背景下数据资源管理问题的研究，尽快掌握现代化管理的有关知识和技术以适应未来档案工作的新变化。

参考文献

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