浅谈人事档案管理

庞琴平

摘 要：人事档案能够真实地记载和反映个人经历、政治思想，品德作风、业务能力等，是个人自身成长历史的真实记载；人事档案工作是人事管理工作的重要组成部分，它是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据。

关键词：人事档案；现代化和信息化

改革开放以来，我国的人事档案管理工作取得了显著的成绩。本人结合近年来档案管理的工作实践，就人事档案的管理工作谈几点体会。

1 人事档案在人力资源管理中的作用

1.1 提供真实可靠的信息

人事档案能够客观地反映干部职工各方面的情况，是干部职工德、能、勤、绩等情况的综合记录，是组织人事部门全面考察了解和正确选拔、使用人才的重要依据。

1.2 提供重要的依据

干部人事档案收存的材料形成于不同的时间，材料上留有组织公章、个人手迹或印鉴等具有法律效力的标志，因此，干部人事档案能为落实干部政策、调整工资级别、解决生活待遇、更改参加革命工作时间、编史修志等有关问题提供重要凭证。

2 当前人事档案管理中存在的不足

2.1 人事档案材料不全

如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少；表彰和处分材料散失较多，一些本该有的履历表、年度考核表、学历、职称、工资材料也不全。究其原因，有两方面：一是干部职工对人事档案的认识不够。他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少，自己近年来也没有太大的变化，不填也罢；有的人在填写表格时能省则省，履历表中学习简历从高中或大学开始填，家庭成员及社会主要关系都没有。还有一些如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，他们就紧紧地放在自己身边，认为这样更安全，用起来也更方便。二是分管人事的部门没有将材料及时收集归档。一些单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。

2.2 人事档案内容失真

真实性是人事档案的生命，而现有的档案材料中内容的真实性却不高。有的档案中材料内容填写前后不一，如时间方面，出生年月公历、农历填写随意，且没有说明；参加工作时间、入党、入团时间也是大致一个年月，每次填写时也往往不一致。“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。姓名改变后不写曾用名，也不加以说明，这给材料的归档造成麻烦，尤其是一些比较常用的名字，如：建平，建红等，更是容易出现同名同姓的情况。档案中的考核鉴定材料大多只有优点，没有缺点，只有成绩，没有差错。这些问题的本质在于干部职工在填写材料时没有实事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么写，而与自己关系不大的，则随意性较大。人事档案部门也没有进行严格的审核把关，及时地发现问题，解决问题，而是任其一错再错，致使人事档案不能如实反映本人的真实情况，给档案的利用带来困难。

2.3 人事档案利用范围狭窄

由于档案材料不完善，不能客观地反映本人的全貌，使得档案的利用价值相对降低。不重视单位内部的实绩考核，轻视人事档案记录，人为地造成了人员与其档案的两者分离，这些原因都不同程度地造成了人事档案利用率的降低。

2.4 人事档案管理信息化程度不高

随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高。但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用。这些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。具体反映在人事档案材料基本上都是手工操作，相对较为耗费人力、物力，而且手工操作的档案材料也不易于检索利用，易被人为破坏，在手工条件下形成的人事档案也不利于科学化、系统化和标准化管理。

3 人事档案管理的建议

3.1 提高档案管理人员素质

人事档案管理的好坏，很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员，要不断提高自身的政治素质和专业素质在，加强责任感，把人事档案工作看作一项重要的工作，在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错；有了责任心，才能不厌其烦地去收集材料，认真鉴别材料的真伪，按照要求将材料及时归档、整理成册，将人事档案材料当作一种资源。

3.2 充实人事档案的内容

要适应新形势发展，就要对人事档案内容不断地充实优化。一方面要继续保留传统和共性的反映个人年龄、经历、社会关系等的内容；另一方面更要突出创建反映个人专长、知识水平、业务能力、职业道德等个性化的内容。

一是能力方面。重点记载个人文化程度、专业水平、继续教育情况，以及参加各种资格考试、注册考试等反映个人才能的资料。二是业绩方面。要及时将干部职工流动的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现及完成任务等情况存入档案。三是诚信方面。要规范干部职工流动人员自身诚信状况的管理，重点记载党政干部廉洁自律、专业技术人员学术和技术水平等个人公共道德与行为方面的信用资料。

3.3 完善人事档案管理制度

人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作，因此必须建立健全管理制度，实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。要提高干部人事档案管理质量，就要及时收集和补充档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。遵循《收集制度》，建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，让制度使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况；遵循《鉴别归档制度》，明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效的鉴别，及时存真去假、查漏补缺；遵循《保管保密制度》，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全，延长使用的寿命；遵循《查阅制度》，明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。重质量，抓管理，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。

3.4 加强人事档案管理现代化和信息化建设

人事档案是人才信息資源库，要合理利用各种资源，把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。实现人事档案管理现代化，是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要，档案管理部门要进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，并根据需要通过屏幕查阅有关内容，既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。

总之，人事档案管理要与时俱进，不断学习现代管理理论、掌握新技术的运用；不断开拓创新，真正适应知识经济的时代要求；开创档案工作的新局面，促进社会主义和谐社会建设。

参考文献

[1]路春晖.事业单位人事档案管理工作的思考[J].黑龙江档案；2010.06