对当前电子档案收集整理的思考

姜福胜 赵华

摘 要：当今社会的发展可以说是越来越快了，科技不断的创新，已经迎来了数字化信息化的时代，大数据可以说是这个时代的代名词。在档案的收集整理方面，电子档案相对于传统的人工服务来说，虽然在程序上简单了很多，内容上增加了很多，但是在具体管理的过程中，还存在着很多不足之处需要我们去完善和创新，本文就对当前电子档案收集整理工作做简要分析。

关键词：电子档案；收集整理；思考

对于电子档案的管理工作来说，电子档案的收集工作以及整理工作是最为基础的，也是非常重要的一部分。在档案收集以及整理的过程中，要学会顺应时代发展的潮流，将先进的技术引入电子档案的管理工作中，来进一步提高系统运行的效率、提高档案管理工作的效率。电子档案的管理工作现在已经成为当前机关事业单位的日常管理工作之一，特别是在电子档案的收集和整理上，如何甄别有利用价值的信息、如何合理的科学的对电子档案进行筛选以及如何快速对其进行分类等等是当前还需要我们逐渐的进行完善。

1 电子档案管理的特点

在对电子档案管理工作进行分析的时候，一定要根据的本单位及自身的工作业务内容及类别进行分析处理，因为这是最为基础的部分。电子档案的管理工作主要还是依赖于计算机，档案的建设以及管理都是在计算机上执行的，随着信息时代的发展，在需要收集和整理的电子文档资源上也发生了很大的变化，内容也变的越来越复杂，也越来越多样，比如说电子文档的接收、鉴定、分析以及筛选等等。

把现在的大数据技术以及与云计算技术融入档案的收集整理管理工作时，电子档案也表现出非常不一样的特点。首先是需要收集以及整理的内容上变得越来越多样，从最开始的文字到慢慢的文字和声音一起出现，再到现在的文字、声音、画面图像甚至视屏等等，都已经变成档案的一部分了。其次相对于传统的档案管理来说，在载体上发生了很大的变化，传统的档案管理将一些纸质的资料做成文件进行集中保管，电子档案便是将这些信息全部数字化存入计算机。除此之外电子档案的信息资源可以说是非常的多，这也是当前电子档案最为明显的一个特点，但是这也导致在信息资源的收集整理上增加了难度。还有就是网络的不断普及，越来越多的用户开始上网，很大程度上加快了网络档案资源的获取，档案的收集以及整理就会变的更快。信息的处理速度上不仅变快，在信息的保存上也不再受空间的限制。电子的信息以及文档相对与纸质的文档来说也更加的便于携带以及保存。传统的档案管理的内容上相对电子档案来说非常的少，电子档案可以对单位的各个方面进行详细的划分，不仅内容丰富还可以随时的进行调整查阅使用。

2 目前档案管理体制的问题

很多的机关事业单位的档案管理工作者对于管理工作不太重视，认为这只是一项不出经济效益和产值的服务性工作，档案管理可有可无，不是非常的重要，在加上领导干部把注意力主要放在提高经济收益上，档案管理的工作一处在最底层。在投资上也可以说非常的有限，人员不足、硬件建设很少，档案的信息化建设很难跟上。还有部分单位就是虽然一直在做档案管理的工作，但是没有可以合理的科学的管理制度和专业的业务培训，也有一少部分是建立管理机制的，但是没有针对性。在具体的档案管理工作中就会出现档案分类不合理、不完整，分出来的档案混乱不说，在档案的保存以及归档上还存在很多的问题。还有个别单位没有设立一个单独的档案管理部门或科室，档案可以说非常零散分别储存在不同的部门或科室，在档案收集的时候就会出现难题，还有个别部门把档案资料丢失了，管理的秩序非常混乱。整体来说档案管理的水平不是很高。

3 电子档案收集管理工作的意见建议

在进行电子档案管理的过程中，电子档案的收集管理工作可以说是工作的开始，虽然是基础工作但也是作为关键的一项工作。只有电子档案收集到一些至关重要的电子文档，并对其进行合理的整合、分类，那么收集起来的电子档案才具有意义，电子档案的价值才会慢慢的体现出来。现在的电子文档工作业务量比较大，对于电子信息的收集、整理以及鉴别都需要档案管理的工作人员仔细进行处理，只有把这些基础的信息逐渐的重视起来，电子档案就可以发挥重要的作用和利用价值，这样更好的反映单位的历史面貌和真实记录。部门领导干部也要加强对于电子档案的管理，特别是在这个数字化以及信息化的大环境下，要尽可能的发挥现时代的信息化的优势，增加机关事业单位电子文档的管理工作上面的投入，逐渐的去完善电子档案的管理措施，加快实现电子档案信息化的进程。

对于电子档案的收集整理工作来说，工作人员的素养也是影响电子档案管理工作向前迈进的重要因素。因此，档案管理员的素质提升和培养是不能懈怠的。首先可以把电子档案的管理人员送到相关的机构去培养学习，让电子档案的管理人员学习掌握电子档案管理的科学方法及其重要性。在进行档案管理工作的过程中，培养新的管理理念，学会使用新的理念来完成日常管理工作，学会使用互联网的信息优势在管理的方式以及技术上进行创新，进一步提高档案管理工作的效率。其次让电子档案的管理人员在思维上要建立一种现代化的先进的管理思维。比如说网络档案的追踪以及查询、办公自动化等等。这些都要求档案管理的工作人员摒弃传统的、以前的、旧思维管理方式，逐渐的去适应现代化的办公方式。不仅如此还要对其他的领域进行思考和创新，要学会当前形势下互联网+的这种战略思想，对于互联网技术型的人才也要进行吸纳，只有这样才能提高档案管理工作人员的技术水平。收集以及整理档案的工作可以说是处理信息的一项工作，在处理信息的过程中要学习和互联网融合，只有很好的融合了，不仅可以很好的提升自身的信息化素质，在一定的程度上可以促进工作的创新。比如说利用现在的大数据技术以及云计算等对档案需要收集整理的信息进行大量的分析和整理，只有这样档案管理的工作效率才会更快更好。

设立电子档案的相关管理机制，拥有了相关电子档案的管理机制，电子档案的收集以及整理工作才有了基础和依据。社会的不断发展，档案管理的需要收集整理的信息也变得繁多而且复杂，相应的管理机制也应该去顺应时代的发展，不断的去进行建设和完善，只有这样才能很好的实现档案管理的信息化。设立电子档案的相关管理机制，档案是收集以及整理工作也会变得越来越规范。对电子方案进行筛选、鉴别、以及分析整理等，这些都需要一个安全的保密制度以及存档制度等，只有对这些制度严格落实了，档案的收集以及整理质量就会更进一步提高。

4 小结

当今新时代的背景下，信息时代已经来临，這就要求电子档案的管理工作的内容越来越多，任务量也越来越大，这就导致电子档案的收集以及整理工作的任务量就会变的更多。只有把电子档案的收集以及整理工作做好了，才能保证电子档案的管理工作顺利的进行。所以要学会对电子档案管理工作全面的把握，才能更好的推进信息化的

进程。

参考文献

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