浅议对人事档案及其发展趋势的认识

金剑琳

人事档案是组织、人事、劳动（或人力资源管理）部门在人事管理活动中形成的，归国家所有的，记述和反映人员经历、德能勤绩和工作表现的，以个人为单位集中保存备查的各种方式和载体的真实记录。

人事档案是档案管理工作的重要组成部分，自古至今人事档案在选拔人才上发挥着重要的作用。主要是确定和澄清有关个人的记录和证据，用以组织培养、选拔、考察和使用人员的文件材料。随着我国人事制度改革的不断深入，对人才管理重要性的认知有所增加，作为人力资源工作的重要部分，人事档案管理受到的关注度和研究也越来越多，如何管好人事档案，把人事工作做好，以满足当前国内的新环境，变得尤为重要。目前我国的人事档案管理模式中暴露出了很多问题，已经不能满足现阶段社会发展的需要，迫切的需要去解决和完善，本文从我国人事档案研究现状出发，揭示了当前人事档案管理中出现的问题，同时对人事档案的发展趋势提出了个人见解。

1 人事档案的管理现状

虽然经过了很多年的努力和经验积累，但现阶段我国人事档案管理还存在着不足之处需要不断改革和完善。

现阶段我国人事档案管理中档案内容空洞而不细致，很多人事档案千篇一律，无法落到实处且管理方式比较陈旧，管理效率低下，不能符合当代社会的需要，此外改革也不深入，为人事档案管理发展埋下病根。

我国现阶段人事档案管理机构缺乏独立性，一般由政府统一负责，统一计划、统一安排和统一使用，严重阻碍了人事工作的效率和能动性，不适合当代国情的需要。

2 人事档案管理存在的问题

领导普遍对人事档案管理的重要性认识不够，认为人事档案管理就是单纯的保管工作，只要不泄密，不丢失，能应付查档和外调等工作即可，因此，对档案管理工作关注度较少，对管理人员的关心度也不够，对档案室的设施建设经费投入不足，档案室建设既不标准也不规范，有的单位甚至没有专门的档案室和专业的档案管理人员，导致档案管理工作出现的问题得不到及时解决，单位档案工作也不能良性发展。

因为领导的不重视，使档案管理人员的入职门槛较低，管理人员的管理水平达不到要求，管理手段落后。现阶段多数档案管理人员是兼职人员，人事档案工作换人频繁，多为新人参与人事档案管理工作，且单位没有组织专业的知识培训，使档案管理人员对档案的重要性和档案管理要求、业务都不是很了解，直接影响了档案的安全和完整；另一方面，正是由于对档案管理人员业务素质要求不高，是档案工作得不到很好的实施，档案内容收集不够完整，很多档案在形式上和内容上千篇一律，不能反应个人的真是信息，且对人事档案的整理和归档也不按规定进行，影响了档案的质量和作用。

实行人事代理制度后，员工的人事档案存放在人事代理机构，人当分离现象严重，而用人单位每年都会产生大量的考核表、职称评审表、工资表等归档材料，这些材料应该由用人单位人事管理人员完成，再交由人事代理机构，过程十分繁琐，浪费了人事档案管理人员大量的时间，严重影响了工作效率；此外人事代理机构和用人单位职责不清楚，对大量的档案管理工作互相推诿，出现问题后互相指责，不利于人事档案管理工作的运行。

人事档案内容单一、陈旧，且档案存档不合规定，目前各单位的人事档案普遍存在政治性材料多而反应职工业绩和历史性材料较少，很多老职工还存在着档案不真实，前后矛盾等问题，给档案管理工作带来麻烦；此外，在档案归档时，档案的用纸、书写、折叠、粘贴等方面不合规定，使档案在长时间保存后出现掉色、字迹扩散等问题，不利于档案长期保持。

人事档案管理的科技含量较低，随着我国科学技术手段的日新月异，尽管计算机技术已经在人事档案管理中得到应用，人事档案信息系统已经比较普遍，但是计算机技术在不断提高，一些先进的技术手段还没有得到充分发挥，计算机先进技术应用的还不是很广泛，从一定程度上影響了人事档案管理的效率，容易造成资源的不合理浪费。

3 人事档案的未来发展趋势

随着社会不断发展，旧的人事档案管理模式已经不能满足发展要求，人事档案管理改革势在必行，人事档案管理的发展趋势主要体现在以下三个方面：

1）人事档案信息化管理的不断发展。我国人事档案信息化管理存在诸多弊端，未来的发展必须抓住信息化管理这一方针，从档案收集、归档和利用等均改变传统纸质档案模式，实行电子化运行，统筹规划，清楚自身存在的问题，并在此基础上发现问题、解决问题，建立全面的信息化管理系统，人事档案管理的信息化装备水平一定会越来越高，这也是人事档案管理发展的不懈目标。

2）人事档案管理“三化”发展，即规范化、现代化和标准化。标准化是人事档案管理信息化发展的必由之路，是进一步发展档案管理数字化，建立数据库等的核心问题；规范化是实现人事档案管理现代化的基础，目的是要改变现有档案书写管理不规范、装订不整齐、用料不统一等问题，这需要制定严格的规章制度来约束；标准化是加强人事档案现代化的必要环节，这主要体现在载体标准、管理标准和格式标准等方面，形成人事档案管理标准体系。

3）“互联网 +”的六大特征是跨界融合、创新驱动、重塑结构、尊重人性、开放生态、连接一切，其面对的是一个更加开放、多元、鼓励创新、以人为本的世界，将“互联网”与“人事档案”相加，迈入高度整合的数据化，促进“互联网+人事档案”更好的结合。

4 结语

人事档案管理是人力资源管理中的一项重要的工作，同时也是一项非常复杂的工作，我国人事档案管理还存在着很多问题和弊端，现有的人事档案管理方式其深度和广度都难以满足社会的需要。本文针对一些典型问题提出了一些有效的解决措施，对我国人事档案管理目标、改革方向进行了详细的分析，为做好人事档案工作提供了方式方法。只有不断摸索和改进，清晰的认识到自身的问题并有效的解决，才能使人力工作向前发展，为我国档案事业做出贡献。