试述数字化档案管理对提升医院管理水平的作用

摘 要：醫院档案是医院在各项活动开展过程中，诸如管理、发展以及改革等活动中所形成的一切具有保存价值的文字、图像、音频、视频、图像等资料。通过充分发挥医院档案资料的作用，能够为医院的发展制定科学合理的决策提供准确的资料，推动医院更加稳定健康的发展。本文通过具体论述数字化档案管理对提升医院管理水平的作用，并根据实际情况提出医院数字化档案建设的策略，旨在为医院发展提供可参考的资料。

关键词：数字化；档案管理；管理水平

就医院档案而言，其主要是由医院管理档案资料、医务人员的档案资料以及患者的档案资料三部分组成。而基于以上三部分资料无一不具有极大的需求量，故使得医院的档案管理工作亦面临着巨大的工作压力。在医院传统的档案管理工作，其无论是检索档案或是办理相关业务均是以人工的方式来进行，因而使得实际管理工作开展不仅耗费大量的人力及物力，且工作效率也不尽如人意[1-2]。尤其是在现代信息技术快速发展的背景下，医院的档案管理工作要想切实满足时代发展需求，便必然要积极致力于档案管理的数字化建设，以此既有助于全面提高医院档案管理水平，又能提升医院管理向高效、高质量发展的水平[3]。

1 数字化档案管理

当前我国已全面步入信息化时代，而基于网络信息、通信等技术的不断发展，使得医院传统档案管理方式已然无法满足新时代背景下的档案管理需求。因此，档案管理的信息化已然成为时代发展的必然需求。当然，这对档案管理而言既是一种挑战，也是一种机遇。而通过与发达国家对比我们不难发现，就我国现阶段的档案管理工作而言，其发展速度相对较为滞后。2006年，我国相关部门方才提出要及运用现代技术去完善传统的档案管理模式，这与国外发达国家的施行时间更是有着极大的差距。为切实弥补我国与国外发达国家之间的差距，则必然要注重对档案管理的信息化建设。在数字化档案管理的过程中，通过创新传统的档案管理方式，采取数字化管理方式来进行医院档案资料的前端搜集、分类、归档、保管和利用，重视医院电子档案数据库建设，实现医院档案资源全面、便捷、高效的最大化利用，从而推动医院档案管理工作得到更好的发展[4-5]。

2 医院管理

医院管理是对医院医疗、科研、教学等各项管理职能的总称。具体则是依照医院工作的客观规律，以结合现代管理的理论及方法来对医院所述的人、事、物、信息以及时间等资源予以有计划的调控，从而确保医院整体运行功能均能得到充分有效的发挥，继而切实维护医院和谐发展的过程。至于主要的管理手段则可大致分为计划、技术、经济、认识、医疗以及思想政治管理等。

3 数字化档案管理的特点、途径

3.1 数字化档案管理的特点

3.1.1 档案数字化管理

作为对医院传统档案管理模式的创新，因数字化的档案管理系统本身便可实现对档案及档案资料的搜集、鉴别、整理以及保管等数字化的日常管理工作，故可在极大程度上减轻管理人员的工作负担。不仅如此，数字化的档案管理，其还可基于网络信息技术实现网上浏览、查看、借阅等功能，故也能极大提升医院档案资源的利用效率。当然，鉴于医院的部分档案信息，其也具有一定的保密性质，所以为防止医院机密文件的泄露，可以合理地将数字化技术应用到医院档案管理的过程中，明确医院档案管理业务的工作流程，设置分级授权的管理机制，如针对档案资料的具体应用，无论是医院领导或是相关科室，其要想在办公室进行查阅，则均需取得系统管理员授权。如若为外来单位想要查档，则无论是通过网络进行远程阅档或是到医院档案室进行电脑查档，均需得到相关授权，如此既可保证理想的工作效率，又能切实提升医院档案管理工作的水平与质量，继而促使医院传统的档案管理工作逐步由单纯的管理向信息的研究及利用方向转

变[6-7]。

3.1.2 档案数字化采集

传统的医院档案数据收集与归档，无论是收集、分类、归档、提卷、拆卷或校对档案页数等各方面工作均需人力完成，不仅耗费管理人员大量的管理精力，且实际的管理效果也不尽如人意。但若基于数字化技术，则避免了档案资料前端收集元数据的流失，保证了电子档案的真实性、完整性，便于档案管理人员的数据采集、鉴别、分类和归档，提高将纸质档案资源转化为电子档案的速度，在甄别与原档案校对并确认无误后便可进行最后的归档工作，确保档案数据信息的真实性、准确性，且以流水线的方式完成医院档案信息的采集、分类、归档与审核等相关工作，使医院档案管理水平得到高效提升。

3.1.3 档案数字化查阅

传统的档案查阅过程，通常需要查阅人员告知管理者，自己需要哪些方面的档案资料，而后由管理者基于查阅人员告知的档案内容关键词、时间查阅档案编号，再到对应编号的档案架上查找，在这期间必将浪费大量时间。而数字化的档案管理，应其是以专用资源网为基础，且系统本身还包含了B/S架构，以此来支持远程查询与阅档工作。不仅如此，出于安全上的考量，则相关的阅档授权则需采取按职务、利用目的、查阅资料的密级、开放权限、开放时限等多种方式来进行，以此保证档案查阅的安全性，且无需浪费查找档案的时间，继而可切实提升数字化档案资源的利用效率，并切实维护医院档案管理工作的有效开展。

3.2 数字化档案管理的途径

3.2.1 完善档案管理制度

完善的档案管理制度建设，无疑是促进医院档案管理数字化与规范化发展的重要推动力。对此，医院务必注重档案管理制度的建设与完善，结合新形势下档案管理的变化和特点，及时增补、修改医院数字化档案管理核心制度。当然，除了必要的制度外，目标管理考核制度建设亦极有其必要性。除此之外，基于数字化的档案管理系统，其本身便具有完善的检索与排序，故医院的档案管理工作开展还需注重档案管理信息化应用技术的充分运用，以便及时找出医院当下在档案管理工作中存在的问题，继而积极针对问题商讨适宜的解决策略，以此方有助于促进医院档案管理工作的规范化开展。

3.2.2 完善数字化设施建设

医院档案管理的数字化建设，其必然离不开完善的数字化硬件设施的支撑。对此，医院务必对档案管理的数字化建设投入适当的资金，并在后续对数字化的相关设施设备予以及时更新，以此方能在保证数字化档案管理系统的先进性和运维的稳定性，同时为医院档案管理工作的有效开展提供技术方面的支撑。

3.2.3 做好人才储备

对现阶段的医院档案管理工作而言，数字化建设无疑是一个全新的领域，故更需得到人才方面的支撑。对此，医院务必做好人才的储备工作，尤其是针对现有的档案管理人员，更是需要强化对他们的信息化素养素质要求。当然，医院管理层面则需加强信息化人才梯队培养的顶层设计，组建集档案管理、信息应用、保管技术等专业的档案管理人员队伍，强化档案管理人员的专业化、信息化培训，综合如此方能为医院档案管理的信息化发展提供有效保障。

4 数字化档案管理与医院管理的关系

4.1 加强医院档案管理上的创新，推进现代化建设

医院档案既详细记录了医院开展医疗技术、援外支农、科研教学、医院文化等活动的全过程，又必然对医院的发展起到良好的借鉴和促进作用。对此，为切实提升医院档案的利用效率，则需积极促进医院档案管理工作数字化发展的进程。至于该如何促进医院档案管理的数字化发展。首先，就硬件系统方面，医院需对此前使用的老旧设备予以淘汰，并增添硬件设备的内存量来存放日益增多的档案材料。其次是软件系统方面，就医院档案管理的软件系统建设，其主要包含了查询与管理端两大方面。其中，查询端的面向对象主要是医院患者，而管理端的主要面对对象则是医院的医务人员。当然，基于两者的有效结合，方可形成一套完善的综合服务体系，继而可为患者及医院医务人员提供更加优质的服务。在此则是针对时下日益突出的网络安全问题。故医院在促进自身档案管理的数字化建设过程同时亦需不断提升自身的网络安全等级，在管理机制和手段上防范医院机密信息外泄，强化电子档案密级管理流程。否则，医院档案管理的数字化建设非但无法帮助医院提升其档案管理工作成效，且反而会让医院蒙受诸多不必要的损失。

4.2 加强医院档案的灵活运用，充分发挥其价值

在当前数字化档案管理工作中，最突出的问题便是要如何突破信息共享的壁垒。加大对档案的开发与利用力度本是医院档案管理数字化建设的出发点，而医院档案作用的显现又需要在医院参与各项活动时方能得以慢慢显现。然而，因共享壁垒的障碍无疑是极大阻碍了数字化档案管理作用的充分发挥。对此，医院务必根据自身管理工作的特点和实际需要，结合医院档案形成环节的捕获率、存档率和利用率，在保证其安全性的前提下利用好医院档案资源，如此方有助于消除医院档案管理的共享壁垒，继而切实推动医院数字化档案管理向服务化的方向靠拢。

4.2.1 医院档案编研角度

为切实做到灵活运用医院的档案，则首要之务当是从档案编研工作入手。基于当下的时代背景，继续一成不变地沿用此前的编研形式是无法满足医院档案编研的深层次发展需求。对此，医院的档案编研亦需在传统编研的基础上予以合理创新。除此之外，最主要的管理工作事项还是要对原本杂乱无章的档案资料予以整理并提炼，而非仅是无脑的堆积。当然，为确保档案整理与提炼的有序性，则具体管理工作的开展需有一个明确的中心思想，而后围绕该中心思想进行选择，如若是与该中心思想有关联的材料则可完全保留，但若完全与中心思想无关，则再优秀的材料也应舍弃。其次则需选材的过程必须确保相关材料具有真实性。唯有真实的档案材料方能在后续的利用过程中发挥正确的指导作用，否则将会让医院的各项重大决策出现偏差，以致造成无可挽回的严重后果。最后则是为激发医院医务人员的查阅兴趣，则选择还需具有一定的实用性和新颖性。如此方能让更多的服务对象通过数字化档案管理系统了解医院档案资源，进一步提高医院档案利用率，继而可切实维护医院档案管理工作的有效发展。

4.2.2 医院档案利用空间角度

医院档案自然也包含了对医务人员职业生涯种种表现的记录文件。而这些记录文件在医务人员离职后对其个人将有一定的利用价值。因此，对这部分人员而言，实有必要对医院档案工作予以一定的了解，以意识到医院档案的真正作用，继而可在其离职之时提供各种帮助。除此之外，为切实提升数字化档案管理系统的利用空间，医院还需注重对配套服务软、硬件设备的完善与升级，并积极建立一套完善的查詢与检索系统来确保系统能随时随地为用户提供查询与检索服务。

4.2.3 医院档案的作用角度

重视医院档案的利用价值，医院需要对档案的使用过程予以严密的监督。对此，医院的档案管理工作开展过程需主动联系医院管理的职能部门，在掌握医院管理环节所产生的档案数据基础上，分部门、分类别、分期限、分级别归档医院档案，从作用角度全方位掌握医院文书档案、病案档案、设备档案、基建档案、财务档案、人事档案、特殊载体档案的形成过程，采取技术手段管理档案资料，强化其真实性、完整性，善用《档案法》来约束违法行为的产生，切实防范医院档案数字化利用的安全风险。

5 数字化档案管理对提升医院管理水平的作用

5.1 使用档案的便捷性

传统的医院档案管理，均是管理纸质档案，故不仅查阅与使用极度不方便，且使用的效率也是极其低下。而数字化的档案管理则可基于网络来完成对档案数据的收集、整理、分类及存档，如此将免受许多传统因素的限制，这便是数字化档案管理最大的优势。

5.2 保护档案的完整性

传统的医院档案管理，因面向对象为纸质档案资料，故在收集、保存中还需避免人为因素、保存条件对档案文件的篡改、遗失与损害。而数字化的档案资料则有效规避了传统纸质档案管理存在的不足，从前端管理入手，全程监控档案形成过程，有效保证了档案的真实性和完整性。

5.3 减少人力资源浪费

传统的医院档案管理，通常是由职能和临床医技科室负责收集，上交档案管理部门后，由专职人员予以整理、鉴别、分类、分保存期限、编码、录入，最后再予以装盒统一上架归档，其中的工作量亦可想而知。但基于数字化的档案管理，则档案管理人员仅需基于网络便可完成对各科室电子文件归档的接收、分类、保存、归档，以此将极大减少档案管理的工作量，并可保证理想的工作效率。

总之，基于新时代数字信息化的全数据环境下，医院的档案管理数字化必将成为时代发展的必然趋势。对此，为促进医院档案利用、提高全方位服务能力、提升医院管理水平三大作用的充分发挥，则必然要基于对医院档案数字化技术的合理运用，如此方能不断激发创新发展医院管理新动能的同时为医院创造更高质量的社会及经济效益，继而全面提升我国医院档案管理工作数字化建设水平。

参考文献

[1]陈红，潘淮宁，戚建伟，等.医院综合档案数字化管理的应用和体会[J].中医药管理杂志，2010，18（9）.

[2]陈国栋，于莉.数字化技术在社保档案管理中的应用及展望[J].山东人力资源和社会保障，2012（9）：44-45.

[3]武向前，赵华.谈如何做好数字化档案的规范管理[J].兰台内外，2014（5）：56-56.

[4]许扬，马卫星.数字化管理在医院档案管理工作中的应用研究[J].办公室业务，2014（12S）：157-157.

[5]徐梅，韩吉红.浅谈医院综合档案数字化管理的应用[J].办公室业务，2016（5）：132-133.

[6]张锦辉，高歌，赵晓青，等.创新档案工作实现数字化管理信息化[J].档案管理，2009（4）：73-73.

[7]冯洁.做好数字化城市管理档案管理之我见[J].办公室业务，2013（7）：190-190.

作者简介

陈雪漫（1972-），女，汉，广东湛江，本科，档案馆员，湛江中心人民医院。