关于新时期人事档案管理信息化建设探析1

王冬莹

摘 要：在目前的现状下，人事档案管理工作已经受到很多单位重视，而相应的档案管理方式也表现为多样化。与原有的档案管理手段相比，建立在信息化手段基础上的人事档案管理模式具有简化管理流程以及节省管理资源的效果，并且还能保证各类档案信息与档案数据的完整性。面对当前的全新形势，企事业单位亟待引进信息化手段用于推行人事档案管理，确保做到有效结合信息化建设以及人事档案管理的日常工作。

关键词：新时期；人事档案管理；信息化建设

信息化手段与人事档案管理的全面结合有助于共享人事档案信息，通过资源共享的方式来提升档案管理的综合效果[1]。面对信息化建设的基本趋势，各个行业都要做到将信息化手段贯穿于目前的档案管理中，进而确保达到最佳的档案管理成效。在此前提下，目前关于转变人事档案的传统管理模式就是要做到灵活运用多种信息化措施，确保在符合档案真实性与完整性的同时简化档案管理的方式与流程。

1 人事档案管理与信息化建设全面结合的重要意义

首先是转变单位管理人事档案的措施与方式。关于管理人事档案如果局限于人工管理方式，则会浪费较多的档案管理时间。并且，管理档案的专门负责人员还会面对繁杂的档案管理程序[2]。但是与之相比，信息化手段与管理档案事务如果能有效结合，那么有利于实现最佳的档案管理效果。这是由于，信息化手段在根本上转变了人工管理档案的思路与方式，从而将信息化手段贯穿在管理人事档案的整个过程中[3]。

其次是共享人事档案信息。信息化建设与单位档案管理领域的有效结合意味着共享珍贵的人事档案资源，通过搭建共享档案信息的新平台来达到全面管理单位人事档案的目的。面对信息化的新趋势，人事档案管理也体现为全新的特征。由此可见，很多行业领域目前都已经能够分享单位内部的档案资源，并且运用科学的手段与措施来推进资源共享[4]。在共享档案信息的同时，单位管理者以及档案管理部门也要格外重视保护私密的档案信息，避免表现为档案泄露的现象。

第三是有效利用人事档案的珍贵资源。人事档案信息包含了单位内部的人事岗位分配、人力资源管理以及人事调动等相关信息，因而此种档案构成了企事业单位不可缺少的档案资源。在目前看来，单位强化管理现有的人事档案就意味着增强综合利用人事档案的力度。这是由于，人事档案信息只有能够得到综合的利用，那么才能表明人事档案信息具有了真正的价值。具体在调取、查阅以及开发人事档案时，企事业单位通常来讲都会用到多种信息化的途径与手段，进而达到明显提升档案管理综合效果的目标[5]。

2 新时期关于推进人事档案管理的具体举措

按照信息化建设的基本思路，各个行业与领域在新时期都有必要切实推进档案管理的流程与方式转变。与人工管理各类档案信息的方式相比，运用信息化手段更加可以做到保护档案完整性，在避免遗失档案资料的前提下也增强了档案管理的实效性[6]。同时，信息化手段具有更好的便捷性，确保达到节省单位资源以及方便查阅档案信息的效果。具体在推进人事档案管理全面转型的实践中，关于融入信息化的管理方式主要体现在如下措施：

2.1 企事业单位应当建成专门的人事档案数据库

从当前的现状来看，很多企业以及事业单位都已经建成了单位内部的档案管理专门数据库，并且将数据库作为支撑单位档案管理的平台。通过全面引进数据化的手段与措施，应当能够切实优化单位在管理人事档案层面上的整体效果。并且，档案数据库也能保证各项档案信息符合完整性的基本要求，进而达到了防止档案遗失的效果。由此可见，各个行业单位关于推进档案管理领域的综合创新需要运用档案数据库作为支撑与保障。

在构建档案数据库的具体实践中，核心措施在于构建智能化与立体化的档案数据库，以便于单位内部的相关人员随时查阅相应的档案信息，进而达到了简化档案调取操作的目的。同时，企事业单位针对已经建成的档案数据库也要做到经常加以安全检测，确保将入侵检测的专门系统安装于档案数据库中。在此基础上，通过运用入侵检测的手段即可随时查看档案管理领域的安全漏洞，然后及时进行相应的弥补。

2.2 引进信息化档案管理的基础设施

关于全面管理单位的人事档案需要建立在完善基础设施的前提下。反之，单位如果缺少该领域的基础设施作为保障，那么很可能减缓信息化管理的总体进程。此外，某些企事业单位由于没能配备健全的档案机房以及其他基础设施，那么还会带来档案信息遗失等各种不良后果。

在此前提下，各个行业单位目前亟待引进档案管理领域的基础设施，确保通过优化配置基础设施的措施来支撑信息化手段融入档案管理领域。例如针对单位内部专门设立的档案库房来讲，关键在于保持库房的干燥与洁净，并且做好全方位的库房除尘措施。同时，档案管理的具体负责人员还要格外重视加密电子档案，通过增加防火墙以及其他的加密手段来保障档案完整性。因此可以得知，人事档案管理的各项基本工作如果要得以全面完善，则不能缺少各项基础设施用于提供支撑。

2.3 提升档案管理人员的专业素养

档案管理人员是否具有较好的业务素养以及综合道德素养，其直接决定着人事档案管理的成效性。因此在目前看来，企事业单位需要做到切实强化培训档案管理领域的专门人才，确保能够设定常规性的人才培训机制。单位管理者在不断引进档案管理领域各种信息化基础设施的同时，应当全面拓宽当前的人才培訓范围，从而保证更多的档案管理领域人员都能接受该领域的信息化培训，以便于顺利开展人事档案的日常管理工作。

3 结束语

事业单位与企业单位能否做到有效管理单位内部的人事档案，其直接关乎单位各项事务的顺利开展。作为珍贵的档案资料来讲，单位人事档案可以为管理者目前推行的各项决策提供参照，并且还能用于查找某些关键的单位人事信息。因此在信息化建设的具体实践中，关于人事档案管理领域还要继续运用综合性的管理手段与措施，确保能够运用信息化方式来避免丢失珍贵的档案信息资料，对于人事档案信息的完整性给予保障。

参考文献

[1]毛凡，刘晓璇.新时期人事档案管理信息化建设分析[J].中外企业家，2018（33）：125.

[2]张玲.新时期基层档案管理信息化建设的思考[J].办公室业务，2018（22）：87.

[3]王贺名.新时期医院人事档案管理信息化建设的几点思考[J].办公室业务，2018（21）：129.

[4]朱学栋.新时期人事档案管理信息化建设探讨[J].才智，2018（27）：208.

[5]李艳.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].办公室业务，2018（16）：172.

[6]刘敏.刍议新时期事业单位档案管理的信息化建设[J].科技创新导报，2018，15（23）：167-168.