以档案管理科学化促进机关管理高效化

摘 要：政府机关的有效工作需要档案科学管理的支持。所以，机关人员应明白科学管理档案的重要性，以便于更好地对单位进行高效管理。本文首先阐述了档案科学管理的概念及其必要性，然后分析了档案科学管理中存在的问题，并提出相对的策略。

关键词：档案管理；科学化；高效化

1 档案管理科学化的概念

标准化、规范化和信息化是现代化的档案管理的基本要求，而当前适用的一种管理理念是档案科学化管理，它是一种意识、一种概念、一种态度、一种追求完美的文化。目前，档案工作者需要做的是将这种意识、观念和态度渗透到档案管理的实践中，使其成为档案工作者工作和生活的一部分，有效地成为档案工作者的自然习惯。规范化管理是建立和提高档案法律意识，加强依法管理档案，全面宣传和执行与档案法律和档案工作有关的国家法律法规，推进档案工作的法制化工作。标准化管理是指在档案工作领域，档案部门和标准化部门共同管理和实施档案工作。法律、观念、原则、质量、设施等，制定科学统一的规划和技术规范，实施和修改全过程，使档案工作逐步规范、统一。

2 档案管理科学化的必要性及紧迫性

1）档案材料无序零散保存，势必为某些重要档案信息资源持有者提供可趁之机。管理中出现错位，导致被动管理，容易在机关单位中造成内部管理的混乱。由于机关单位的人员的流动大，而传统的档案是由人进行整理和存档的，在此过程中缺乏有效的监督管理机制，一旦档案工作人员离职或者跳槽，就会导致机关管理层面出现问题，甚至会导致重要信息的泄露与知识产权丢失，造成不可弥补的损失。所以，科学性的组织档案管理工作可以有效地避免技术和知识产权的流失。

2）档案是机关单位信用管理的重要保证。信用信息的核心资源是档案。第一，完善的档案管理可以作为展示单位自身完整性的窗口，体现各单位的科技成果、管理水平和财务状况的重要内容。其次，在社会信用体系建设中，信用档案的建设已成为各界关注的焦点。国家已经提出要加快建立企业、中介机构和个人的信用档案，使那些不良记录的人付出代价，信誉被扫除，直至被绳之以法。由此可见，档案纳入社会信用体系是不可或缺的因素。

3）机关文化是从机关的历史积淀中提炼出来，反映在完整系统的机关档案之中。在该单位的档案中。档案作为文化事业的特有属性，其真实记录是文化发展，主要形式是文化储存。自身机构的历史和现状将促进本单位的文化建设，使其具有自身的特点，明白不应脱离这一历史，从事一种没有自身特点的“泛文化”。想要深入了解该单位的特征和控制历史发展的规律，及必要查看该单位的档案，因此，单位的活力源泉就是制度文化建设。

3 当前机关单位档案管理工作存在的主要问题

1）对档案的重视程度较低。对于单位的管理，一般来说，即时效果通常是人们所关注的，如人事或组织，但却忽视了单位的档案管理。他们没有意识到的是，档案管理是单位管理的基础，也是整个管理金字塔的基层。许多单位不实施档案工作，对单位的信息统计功能和决策职能具有重要意义。这个单位的档案部门被认为是一个不安。如果设备被精简，第一步是在这里进行操作。同时，由于缺乏重视，档案部门往往不是专门的部门，但文件被划分为特定的部分进行分类和储存。在这样一个没有监管制度的保管制度下，一旦关键人物离开，整个档案制度就会变得一塌糊涂，各种机密文件、知识产权和信息的巨大损失将对国家造成无法弥补的损害。

2）档案进行科学化管理的程度十分低下。基于互联网的电子文件管理模式和结构与传统的文件管理方法有着完全不同的发展思路。在电子结构下，文件本身的起草和修改以及文件的实际印刷都有显著差异，其中最明显的是其可复制性和开放性。这一特点迫使传统的纸质档案管理工作得到全面升级和更新。同时，由于存储在电子媒体中的数据容易被销毁，存在着不安全性和不稳定性，目前的我国的档案管理方式仍然落后于时代的发展，对于使用计算机来管理档案的漏洞并没有的到解决的方法。

4 档案管理科学化展开对策的分析

1）完善档案科学化管理机制。要充分分析实际情况，并在此基础上更好的开展档案管理工作，对符合国家档案法律法规的档案进行统计集中管理。进一步完善档案科学管理机制，确保档案的完整收集、及时归档、妥善储存和充分利用，使档案可持续发展，这不仅满足了档案的需要，时代的发展，也适应了社会发展的步伐。

2）强化档案科学化管理理念。提升档案的科学管理的意识是非常重要的，特别是在档案的管理过程中。因此，充分建立档案的科学管理理念对于机关单位的档案管理人员势在必行的措施，在单位管理系统中建立档案的收集，管理和利用的管理模式。再者管理者应当加强对档案规律的认识，认真研究了档案的起源档案法及其实施办法等相关法律法规，自主学习档案管理和档案的知识管理，接受档案部门。最后单位应实现业务培训和监督。

3）应用信息技术实现档案管理科学化。在当今的时代，任何事情都讲究高效率。所以，科学化的档案管理应以快速、高效、准确作为重要支撑，这以成为档案管理发展的必然趋势。档案部门应制定科学可行的档案管理制度，严格管理和技术，实行双轨制，组织文件或电子档案，保证书目信息与档案号的一致性，便于管理和审查。及时备份，防止数据丢失。对此，单位应建立一个数字档案室，以不同的地理位置和载体存储档案信息的数字化方式，从而为社会、单位和群众提供有效的分配。数字信息服务具有信息量大、规模大的特点，实现了档案资源的共享。此外，还需要实现档案的整合，不仅可以防止电子文档在数据库中的错误和消失，而且可以对档案的变动痕迹进行记录，从而提供电子档案的独创性和可靠性。

4）完善档案管理的相关政策。各国家机关和机构必须加强档案管理的组织和领导，更加重视档案管理，并将其列入工作议程。首先，建立档案管理领导组织，指导、监督和检查档案管理的日常工作；其次，结合单位实际档案管理，建立档案管理评估机制，定期开展档案管理工作。工作。按照分类指导原则进行质量评价，对等级和高度进行动态管理，可以按照以下原则建立和完善档案质量管理体系：本单位实际情况，参照国家档案管理和建设的相关标准。方法。积极实施相应的工作质量评价标准，促进档案管理的科学化、规范化、制度化建设。

5）加强档案管理工作培训。档案行政管理部门应当加强对档案管理工作的培训。通过培训课程的开发，可以交流档案管理的基础知识，提高员工的专业素质，更好地运用他们的专业知识开展工作。同时，还需要在政府机构进行深入指导和现场培训。另外，从国家层面上，选择一些有一定档案管理基础、作风优良的单位作为重点培训指导单位，建立一定的模式，以此促进其他单位档案管理水平的提高。示范单位档案管理的优势应得到体现，各代理单位档案管理的科学管理应做到有的放矢。

5 结语

《中华人民共和国档案法》的颁布结束了中国档案工作无法可依的历史。档案法颁布后，档案管理可以依法进行，档案工作可以有法可依，档案部门也可以依法监督，广大公民关于档案的权利和义务有了法律的明文规定和明确规范。各有關部门尤其是档案管理部门，应从战略高度来重视和加强机关单位档案管理工作，以档案管理科学化促进机关管理的高效化。

参考文献

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作者简介

陈飞（1982-），女，汉族，云南昭通人，本科，十二级专业技术人员，研究方向：档案管理。