创新协助董秘做好“三会”运作

徐伟中

“三会”运作规范与否，决定着上市公司权力机构、决策机构、监督机构之间能否有效制衡、各司其职，形成协调运作的法人治理结构。因此，协助董事会秘书做好三会规范运作，将创新性的管理理念融入其中，形成行之有效的管理模式，不断提升三会规范运作水平，是证券事务代表的一项重要职责。作为国电电力发展股份有限公司的证代，我在通过信息化手段助力三会规范运作方面，有些许体会和实践。

近年来，上市公司监管已形成日趋严格的高压态势，管理制度不断细化完善，违规惩处力度逐步加大，对公司规范运作管理提出了更高要求。通过对公司及其他大型企业三会管理普遍现状分析，我发现三会管理人員变更等因素将会导致议案内容的规范、标准难以持续，工作记录历史痕迹无法保留;议案审核程序的单线程信息传达，亦会造成审核意见反馈不及时等问题。为实现企业对三会运作管理水平持续性提升，提高效率，确保治理相关工作合法规范运行，建设一套信息化、智能化的管理系统是企业必选之路。

在我们董办的建议下，公司设计开发了规范运作管理信息系统。系统上线后，实现几方面转变：一是规范运作实现信息化集中管理。系统独立运作，控参股公司三会议案提交、分配部门审核、资料上传归档等环节均实现了系统集中在线操作，取消了以往通过电子邮件报送以及OA协作办公分配审核的工作模式。各单位三会议案提交情况、审核进度、归档情况通过系统直观可见，实现一体化管理。二是工作效率及质量大幅提升。系统根据常规议案专业特点，智能化程序设定了默认分配审核部门，实现了议案自动分配功能，改变了以往依靠人工手动拆分议案并分配提交审核的工作模式，同时增加便捷性设计，会议材料实现自动生成。三是工作痕迹及会议资料全面保留。利用系统建立议案审核日志，公司对各单位三会议案的修改痕迹、审核意见均得以完整保留，并实现全过程记录，工作日志随时可查，会议资料一键归档，为提升管理水平提供了可靠的支撑和依据。

总之，借助信息化手段，通过集成公司本部及控参股公司三会管理模块，将管理方式由人工化向数据化、信息化、智能化转变，实现了“工作制度化、制度流程化、流程表单化、表单信息化”，给予了董事会和董秘日常工作极大的助力，全面提升了公司规范运作管理水平。

《董事会》杂志主办的首届中国上市公司“董秘好助手奖”评选，为上市公司提供了广阔的分享和交流平台，为证代等董秘助手提供了良好的学习机会，期待通过这次评选，学习到公司治理优秀群体的宝贵经验，共同为中国资本市场持续健康发展贡献力量！