电子政务环境下公文写作的发展与变革

吴昀霖

【摘   要】 电子政务是指国家机关在政务活动中，全面应用现代信息技术、网络技术以及办公自动化技术等进行办公、管理和为社会提供公共服务的一种全新的管理模式。广义电子政务的范畴，应包括所有国家机构在内;而狭义的电子政务主要包括直接承担管理国家公共事务、社会事务的各级行政机关。电子政务是国家为了提高行政效能，提高行政效率的重要举措，是推动实现便民利民的重要途径。然而，目前，政府的公文写作还存在许多不足，存在改进的空间，本文立足于其管理现状，提出了有关的改进措施以供参考。

【关键词】 电子政务;公文写作;行政效能

[Abstract] E-government refers to a brand-new management mode in which state organs make full use of modern information technology， network technology and office automation technology to work， manage and provide public services to the society. The broad scope of e-government should include all state institutions， while the narrow sense of e-government includes all levels of administration directly responsible for the management of national public affairs and social affairs. E-government is an important measure to improve the administrative efficiency and to promote the convenience of the people. However， at present， there are still many deficiencies and changes in the writing of government documents. In this paper， based on the present management situation， some improvement measures are put forward for reference.

[Keywords]  e-government; document writing; administrative efficiency

近年來，随着国家对政务工作的愈加重视，在电子政务方面的资金投入也是越来越大，许多公职人员在政策影响下纷纷改进工作方法，从而改变了公文写作方式。公文是政府上传下达、传递政策信息的重要方式，因此，电子政务的方式转变首次就会在公文写作方面有比较显著的体现。

1  电子政务环境下公文写作现状

信息化建设滞后。公文的信息化转变工作任重道远，然而，现实情况是，许多工作人员往往既缺乏有关方面的管理意识，又对公文公文资料缺乏重视度，再加上政府没有形成相关的管理机制，又缺乏监管，导致公文写作有时会陷入杂乱无序的状态，管理上缺乏统一标准，十分混乱，给公职人员和政府的管理工作带来了巨大的不便。

整理方式不够规范。在实际工作过程中，由于公文公文管理工作比较繁杂，目前还是存在数量众多的纸质资料及证明材料，因此在整理方式上可能会存在不规范的现象。

公文真实性有待提高。由于操作上的许多不规范之处，导致电子格式下的政府公文真实性收到了严重损害，可信度大大降低。申请资料的鱼龙混杂，这不仅给公文的审核带来困难，也会阻碍办事群众正当权益的获得。

管理人员素质有待提高。在进行公文写作时，公职人员对电子政务环境的适应程度会对公文的质量产生很大影响，因此，这部分人员的工作能力会直接影响工作进度和政府形象。在实际工作中，就存在部分管理人员专业素质和待人素质双双欠缺的情况。

相关制度不完善。在进行公文写作工作时，政府往往缺少一套整齐划一的规范制度。例如，电子版公文的适用情况，电子版公文与纸质版公文在管理方法上的差异，公文的重要性及真实性认定等。只有确立了有关制度，才能够保障公文的真实有效力。

2  电子政务环境下公文写作的发展与变革

2.1  加强信息化建设

无论电子政务发展了何种地步，无论行政职能如何转变，政府部门的公文写作都需要引起有关工作人员的高度重视。为了让以往的管理更加高效有序，需要从硬件设备和软性管理两个方面来开展工作，首先，要对现有的公文保管设施进行全面的更新、优化，在管理上可以多多借助电子化的管理设备，利用计算机来完成一些简单的核算和筛选工作，此外，还可以完成大量信息数据的处理。借助现代技术手段，有关工作人员不仅可以完成快速、准确的操作，还可以将电子公文也纳入整个公文体系，完成整个公文管理工作的现代化改进，方便公职人员的工作。

2.2  规范管理方法

许多政府的公文管理工作人员对公文的重要性缺乏认识，对公文管理的特性也缺乏了解，在以往的管理方式上还存在许多漏洞。例如，随意地将印有政府机关或者企业关键信息的资料放在电脑各个位置，在复制粘贴信息时发生错误，自主炮制签名导致公文资料可信度不高等等。这些明显不合乎规范的行为都不利于公文管理工作的专业化和规范化，必须予以坚决的抵制并及时改正。

2.3  明确公文材料的真实性

公文材料的真实性是进行政务管理工作首要完成的目标，也是最重要的目标，真实性和行政效力是公文的灵魂。因此，在实际工作当中，由于电子公文在操作上的特性，有关部门就需要处处留意，谨防伪造材料的事件出现。政府需要对各部门出示的材料进行仔细的核实。对于存疑文件，可以采取多种方式来对公文的真实性进行验证，同时，在必要情况下还要对公职人员进行走访了解。只有这样，才能严守住公文管理的底线。对于公文中出示的各种材料，公文管理人员可以联系有关银行和街道居委会部门进行详细了解。除外部因素外，政府还需做好内部的公文安全保障工作，具体来说就是对保密公文的查阅进行严格规定，查阅公文需要部门领导或单位有关领导的签名，并且需要在其他管理人员在场的情况下进行查阅，没有特殊情况是绝对不允许擅自更改的。只有在内外两股合力的共同作用下，只有时刻绷紧真实性这条弦，公文管理才能真正得到质的提升。

2.4  提高管理人员素质

管理人员的素质也是影响公文写作质量的一大因素，具体来说又可以将这一素质划分为专业素质和待人接物素质。在专业素质上，某些公职人员对本身工作缺乏热情，对公文写作工作缺乏重视，对自身职业缺乏认可度，从而导致了其专业素质的日渐流失。随着时代的发展，公文管理工作必然也要与时俱进，不断更新，只有这样才能适应不断变化的社会环境，响应政府关于电子政务方式转变的号召。正因为某些工作人员因循守旧、不思进取，才导致了其专业素质的低下，严重阻碍了公文写作工作水平的提升，既不利于政府工作的开展，也损害了政府在人民心中的形象。因此，有关工作人员应注重自身专业能力的培养，定期参与有关培训，不断提升专业素质，使自身能够更好、更快地适应电子政务环境。除此之外，在职业责任感上也有待提升。公文写作也是要贴近国计民生的，公务人员要善于利用网络搜集真正有利于改善民生的信息。

2.5  加强制度管理

公文写作工作的制度化是使其走向规范化的重要途径，因此必须予以高度重视。在以往的工作当中，常会出现缺少规范化操作而出现纰漏和失误的情况，究其原因还是缺乏有关的合理制度。为了保障公文写作工作走向正轨，必须加强制度建设。例如，在公文的申请阶段，申请材料的提交和审核必须经过领导签名;在公文写作完成后还需要有关负责人进行核实，只有建立起一套制度化的工作标准，才能够让公文管理走向规范化。此外，还要积极建立公文的监督机制，对有关公职人员的工作进行定期的考察评价。

3  结语

总而言之，在公职人员的公文写作过程中，电子化的操作方式已成为大势所趋，更加方便、快捷的政务处理方式将会被更普遍地推广。只有提升公文写作水平，才能够让政策的真实性和可靠性有所依据，才能让政府想要表达的信息真正传达到广大老百姓的心中。在电子政务环境下，公文写作正在经历深刻而确切的变革。

参考文献：

[1] 李筱，张咏梅，任远.政府公职人员公文工作现状分析及对策[J].办公室业务，2012（07）.

[2] 陈晓疆.对完善政府公文管理的思考[J].管理观察，2010（11）.