高校办公室管理工作的新特点与新举措

张新娅

当今社会中高校管理系统对于高校管理工作尤为重要。社会的不断发展要求高校管理工作进行改革和创新，这也是当前阶段高校发展的必然趋势。高校的管理工作不仅需要把握时代特点，根据时代的发展特点不断更新和改革。因此本文将对高校办公室管理的工作进行深入探究，分析当前高校办公室管理工作的现状与策略。

随着社会的不断发展，我国的教育事业也不断的进行改革。在此背景下，我国的高校办公室管理工作变得更加繁重。高校办公室管理工作是学校整体管理系统核心工作，既能展现学校的形象，又是学校与外界沟通、传递信息的重要渠道，对于建设和谐校园有着至关重要的作用。目前，高校办公室管理工作也在进行一系列的改革，展现出一系列的新特征，因此高校管理人员应把握这些新特征，运用科学有效的举措，提升办公室管理工作的质量，能够更好的为教育事业服务。

1 高校办公室管理工作的新特点

1.1 综合性

高校办公室管理工作是学校整体管理系统核心工作，此部分管理工作具多样性、复杂性特征。全校的师生都需要办公室的服务与管理，当师生或其他部分的工作人员产生问题和矛盾时，都需要经过办公室管理人员进行调解。此外，办公室人员还负责学校活动、文化建设及教学工作等。因此，高校的办公室管理工作更具綜合性。

1.2 政策性

高校办公室管理工作要绝对的执行上级部门的政策及相应的规整制度，还要能够根据这些政策和制度开展相应的工作，因此管理人员要能够及时了解上级部分的政策及能够熟练的掌握这些业务。这样才能有效开展工作，同时在工作中也要不断的进行学习，提升自身的政治文化修养，提升工作质量。

1.3 服务性

从目前的办公室管理工作发展来看，其更具服务性。管理人员除了要制定学校的管理制度和教学制度以外，还要为师生、领导、教学、活动及科研的开展提供有效的服务;且在进行服务的过程中，管理人员应具备耐心和热心，积极为他人解决问题。

1.4 科学性

现阶段是网络信息时代，高校办公室管理工作也需要与时俱进，跟上时代发展步伐，同时也对办公室管理人员提出更高的标准。管理人员在学习专业的知识外，还要积极学习网络知识，创新思维，将网络知识运用到办公室的管理工作中。此外，随着高校办公室管理工作不断的发展，所开展的科学项目活动也越来越多，与其他科学企业的合作也日益频繁，因此工作人员还要学习先进的科学知识和技术，开发先进的教育方式，顺应时代的发展潮流，提供更好的服务。

1.5 决策性

在当前的社会发展背景下，高校办公室管理工作不仅要完成行政工作，同时还要为领导提供科学合理的决策。随着我国的教育事业不断的发展，随之而来的问题也在逐渐增多，例如，高校的招生情况、高校的扩张发展等，这些问题都是需要领导进行决策。但在当前的时代发展背景下，高校的办公室管理工作能够为领导提供合理的决策方案，帮助领导选取出高校发展的重要信息，从而做好辅助工作，帮助领导作出更加准确和科学的判断。

2 高校办公室管理工作的问题表现

2.1 管理人员对工作缺乏认识

高校办公室管理工作是学校整体管理系统核心工作，有着非常重要的作用。但办公室的管理人员认识不到这一点，不明确自身的职责，这样就使整体的工作水平逐渐下降，不能发挥出应有的作用。目前，很多的办公室管理人员无论是思想上和工作上都对办公室管理工作存在误区，对自身职责模糊，认为办公室工作没有前途，很大程度上削弱了办公室管理的职能，导致管理工作的质量严重降低。

此外，高校办公室的管理工作非常复杂，不仅要做好校领导之间的管理工作，还要对全校师生做起热情服务，所有工作都要做到精益求精。因此，没有完善的管理制度，工作人员都对处于松懈的状态，甚至失去凝练力和团体精神。

2.2 缺乏有效的沟通能力

高校办公室是学校与外界沟通、传递信息的重要渠道，也是高校内部之间的中枢系统。如果缺乏有效的沟通交流能力，就会造成师生与办公室之间的误会，甚至会影响学校的整体形象，缺乏有效的沟通和交流，同样也会使工作人员看不清自身与他人的差距，十分不利于自身专业知识的提高。此外，缺乏有效的沟通能力，还十分不利于转达学校或上级部门下达的各项工作目标，从而达不到工作目标。

2.3 员工的综合素质有待提高

高校办公室管理人员由于工作事务十分繁忙，因此会更多的精力和时间花费在处理事务上，从而难以提升自身的政治素养。同时在管理人员在面对学历进修或是科研项目时缺乏好的机会，导致办公室管理人员思想多存在消极的情绪，对于工作失去热情，缺乏上进心理。此外，管理人员大都缺乏正规的专业培训，自身的专业素质不高，在面对工作时也采用能推就推的工作习惯，从而形成不良的工作风气，对于整体的工作风气造成极大的负面影响。

2.4 缺乏全局规范及信息化技术

我国绝大部分高校办公室管理人员对于相关的管理内容都不是特别的了解，因此也无法进行及时的工作调整，这对于高校办公室管理将来的发展十分不利。此外，在当前信息化社会发展下，我国的高校办公室管理还严重缺乏信息化专业人才和设备管理人才，所使用的管理方法过于传统，不能进行及时的创新和改革。

3 高校办公室管理工作的新举措

3.1 明确办公室管理的职责

明确高校办公室管理的职责和职能对于深化高校的发展和完善有着非常重要的作用，要能够了解认识办公室管理在建设高校工作的地位和作用。首先，要建立完善的办公室管理团队，全面发挥出办公室的作用，同时要加强对办公室管理的重视，把办公室管理定位在高校管理的中心环节。这样既可以使领导更加了解办公室的工作，方便监督和管理，同时还能减少办公室管理人员的工作压力，从而增强对工作的主动性和针对性。

3.2 提升管理人员业务能力

提升管理人员的业务能力，坚持以人为本的理念，培养高端管理人才，不断提升管理人员的政治素养、文化能力及综合能力。定期对管理人员开展培训和学习，提升管理人員的专业水平，加强其业务能力，提升对现代技术的掌握，学习先进的管理技术理念。同时要对管理人员经常开展思想政治培训，提升管理人员的责任感和使命感，调动管理人员的积极性和主动性，培养其互相帮助，乐于奉献的精神。此外，在选用管理人员的制度上，加强管理，采用合理的用人机制，选取有能力和责任的人员参与工作，具有强烈的上进心，能够主动学习，营造良好的竞争环境。

3.3 完善规章制度

高中办公室管理工作作为学校整体管理系统的重中之重，必须要制定出一套科学、合理的的规章制度，规范办公室管理人员的行为，使工作更具规范化，从而不断提升办公室管理的工作质量。同时全面实施责任个人制，落实到个人身上。此外，还可以建立奖惩制度及考核制度，调动管理人员的工作积极性，树立学习榜样，并且能够随着时代的发展，进行改革和完善，使这些规章制度发挥出最大的作用。

3.4 实现办公室管理自动化

要想实现现代化的办公室管理理念，就必须要有现代化的设计作为支撑，实现办公室管理自动化，这样不仅能够有效的提升工作效率，还可以演变出其他的工作方法。办公室管理工作经过很长时间的发展，但对于自动化设备的投入还有待提升。就目前的情况来看，还存在很大的提升空间。例如，可以打造出一整套的通讯系统和网络系统，从而提升办公室管理工作的水平。首先可以借助网络局网作为整套网络系统的服务器，个人电脑为链接终端，这样可以快捷将信息进行传递，对于资料整料和事物的管理有着很大的作用。其次，在办公室内可以配备全面的现代化自动设备，如打印机、投影仪及扫描仪等，提升工作的效率，同时在办公的过程中，还可以使用资源传输和存储设备，有利于存储大量的重要文档资料。最后，还可以建立视频通话系统，打破空间和时间的限制，可以随时随地进行开会或商讨，节省大量的时间和精力。

3.5 运用新媒体技术

目前新媒体时代的发展已经改变了人们的生活和工作方式，已经成为人们生活中不可或缺的重要组成部分。因此在办公室的管理工作中运用新媒体技术是必然的，也是顺应时代的发展，可以确保高校办公室管理工作的先进性以及科学性。因此办公室管理人员必须要认识到这一点。管理人员要积极了解和学习各种新媒体的功能，并能加以运用，从中发现信息。此外，培养大量现代化管理的人才，使用科学的技术武装自身，提升办公室管理工作的水平。

3.6 加强员工学习交流

鼓励员工参加各种形式的培训或是相关的学术研究，不断的提升自我的思想政治理论、现代科学知识理论及专业的技术知识。此外，还可在高校办公室内，打造以互相学习为主题的办公室，激发人员的学习热情和兴趣，加强员工之间的交流，共同创新和发展，不断的完善自我，超越自我，共同成长。

3.7 加强资源整合，提升工作效率

在当前社会发展的背景下，高校的办公室管理发展必须要加大信息化平台的建设，要能主动的去搜集其他高校的资料，进行总结和归纳，做好数据分析。同时要对高校办公室管理工作有长久的打算，并制定相关的计划未雨绸缪，确保能够跟上时代的发展。此外，在发展过程中还要考虑多方面因素，打下坚实的基础，还要确保有足够的资金和技术支持。

4 结束语

综上所言，随着教育改革不断的发展，高校的办公室管理工作也随之出现了很明显的变化。因此，管理人员一定要能够了解和把握当前管理工作的新特点，并能结合这些特点对工作不断的进行创新和完善，积极学习掌握先进的科学知识，熟练运用新媒体工具，不断的培养人才，从而提高高校办公室管理工作的水平，提升工作效率。此外，在面对当今管理效率快速发展的时代，高校办公室管理要确保跟上时代发展的脚步，管理方式能够与时俱进，确保高校办公室管理工作的先进性以及科学性，进而促进高校教育事业的进一步发展。

（作者单位：陕西学前师范学院幼儿教育学院）