农业科研单位档案资源利用的问题及对策研究

鲍瑜

摘要：农业科技档案是农业科研活动的真实记录，作为农业生产和科学研发的宝贵材料，具有重要的保存价值，是国家和社会的宝贵资源财富。通过阐述农业科技档案管理的重要性，梳理其与农业科研工作的相互关系，针对农业科技档案管理现状及存在的问题提出了提高农业科技档案利用率的对策，使其更好地服务于科研工作。

关键词：科技档案;农业科研;利用率

中图分类号：G271         文献标识码：A

文章编号：0439-8114（2019）10-0184-03

Abstract： Agricultural science and technology archives are the true records of agricultural scientific research activities. As valuable material for agricultural production and scientific research and development， they have important preservation value and are valuable resource wealth of the state and society. By expounding the importance of agricultural science and technology archives management， sorting out the relationship between them and agricultural research work， countermeasures to improve the utilization rate of agricultural science and technology archives were puts forward in order to better serve the scientific research work.

Key words： science and technology archives; agricultural scientific research; utilization rate

1  农业科技档案管理

农业科研项目的进行过程中，有关于设施经费、知识产权、实验过程进展、总结鉴定、成果申报等一系列活动产生的具有保存价值的数据资料构成了农业档案，它能够客观直接地反映出科研成果、得失，详细记录着实验数据、科研步骤等具有重大价值的信息[1]。因此科研技术档案对于以后的相关工作而言具有很大程度的参考价值，是对过往情况和经验教训的总结，能够提高研究效率，为以后的创新发展和发明创造奠定基础。同时科研技术档案也是专利申请和技术转让的重要依据，是一种智力财富资源，关系到相关部门的管理、技术创新和自身竞争力。综上所述，农业科技档案管理是一项专业性较强、任重而道远的重要工作。

2  农业科技档案来源及价值

科技档案就是对科研过程中的数据、图片、影像等资料进行归纳整理并保存[2，3]。农业科技档案也是如此，它的每条信息都源于科研，反映着科研细节，记录着科研的真实过程，是科研工作的主要依据，因此农业科技档案本身就是在農业科研活动中诞生的。

2.1  农业科技档案的素材来源于农业科研活动

农业科技档案来源于农业科研活动，因此具有种类多、数量大的特点。农业科技档案记载内容的种类数量相当庞大，不同学科和不同领域的科研数据均有涉及。如江苏省农业科学院，其农业科技档案的记载就包含大豆、甘薯、高粱等粮食作物和亚麻、蚕桑、绒棉等经济作物。且同一种作物的档案记录除了品种的生产、培育、栽培技术研究内容外，还有如基因定位、转基因技术等学科内容，甚至有时还会将种子生产、品种推广、农产品深加工等研究一同纳入到农业科技档案记录中，仅新品种培育单项研究档案就涵盖了育种计划、夏冬季表现和选择、不同生态区定型品系的表现、区域试验情况等内容。总而言之，农业科技档案几乎对生产链的各个关键环节、各方面的情况内容都有所涉及，因此其内容也具有一定的复杂性。

2.2  农业科技档案是农业科研工作的精髓和过程证明

农业科技档案的意义和价值不仅在于相关科研活动的再现，更重要的是它作为科研结果的精华内容，是科技和劳动的结晶，体现着相关科研工作人员的勤劳与智慧，是无数艰辛探索换来的宝贵信息资源。因此，科技档案是科研工作的重点之一，重视、妥善保管并保持档案的完整就是对研发成果和知识产权的保护。

科研项目是农业科研的重要核心内容，农业科研的成果如专利、品种权、论文的发表等都以“项目”为中心进行。科技是第一生产力，近年来国家对农业科技的发展给予高度重视，因此单独的课题组通常要进行多种类型的科研项目，除了本组独立项目以外，还有与国内外其他团队共同进行的合作项目，甚至在某个时期内要进行多种不同类型项目的科研活动，且农业科研进展缓慢，新的农作物品种从组合配制开始要进行6～8年，甚至更长时间的研究试验和观察才能最终获得审定证书。由此可见，农业科技档案是科研工作的精髓，档案的收集范围广、时间长、周期跨度大，是科研过程的确切证明。

2.3  农业科技档案管理的工作程序

综上所述，农业科研需要经过漫长的研究周期，取得的成果涉及广泛，再加上农业科技档案的重要性和真实性，因此其专有、保密性较强。例如，为了保障成果能够应用于整个生态区，其育种既要进行当地种植，又要南繁加代，这就会造成同一品种的种植区域涉及多个省份，且品种的种子、苗、根茎、叶果都是重要关键的科研材料，因此非常容易导致侵权行为的发生，且侵权发生后相关的调查、取证、辨别工作非常困难，鉴定的过程也是繁琐复杂。当前农业科研知识产权的保护制度不完善，维护知识产权的过程较为艰辛。因此要妥善保管好农业科技档案，其作为农业信息的真实记录，是保护知识产权的重要证据。

农业科技档案管理是指对科研活动中产生的资料信息文件进行收集整理、鉴定保管、查询检索、开发利用的流程性工作[4]。其中，档案收集是农业科技档案管理工作的基础，要求经常、及时地对相关资料进行收藏积累，保障档案资料的真实性和完整性。档案整理是农业科技档案管理工作的核心，要求对收集到的文件资料进行科学专业的分类并编制目录，为之后的查阅提供便利。鉴定与保管是农业科技档案管理工作的基础和日常，通过专家对资料文件的评价确定收藏价值，在日常工作中以严格的标准保证文件档案的完好无损。查询检索是农业科技档案管理工作提供的主要服务，要求快捷实用、质优高效。最后能够使档案的价值得到充分体现的就是开发利用工作，要求做到档案可用、有用、长期化。

总而言之，农业科技档案管理工作要求有较强的专业性，保证能够对资料文件及时收集整理并进行有效的日常维护，该工作的工作量较大，属于综合性的系统化管理工作。

3  农业科技档案管理的现状及问题

3.1  档案管理人员专业知识有限

管理人员的素质是决定整体管理水平的重要因素，当前农业科技档案管理人员的工作能力、管理水平、职业素质等尚有待提升，暂时难以达到较好的管理能力需求。调查研究发现，多数农业科技档案管理部门的相关工作人员都没有进行过正规的档案管理培训，不具备档案管理理论知识与实际操作技能，造成多数情况下农业科技档案难以与科研活动进行有效结合，因知识水平有限而出现对档案的错误管理现象也屡见不鲜[5]。

3.2  相关工作人员缺乏档案意识

档案管理人员对档案的重要性缺乏认识是当前档案管理中的常见现象，部分农业科技档案管理人员只重视科研活动中具有结论性和成果性的资料积累，忽视了对科研过程中具体项目的各个环节产生的资料的收集，最终导致档案材料成套性较差，难以真正反映科研过程。此次调查中还发现，甚至有科研人员或协作单位在科研过程中存有私心，对研究成果的权属名次明争暗斗、争报奖授功，私自保存科研过程的相关资料，以各种理由拒绝资料的集中管理，造成材料归档的不及时和档案的不完整。

3.3  科研管理制度不完善

当前的科研单位普遍缺乏完善的管理规章制度，管理者没有充分认识到档案现代化、信息化[6]、高效化、智能化管理的重要性，科研项目也缺乏检查指导和约束机制。科技档案的管理缺乏整体规划和与部门之间的协调，相关部门缺乏创新意识，工作积极性不高，经常因把关不严而导致档案材料不完整。

3.4  档案设施设备落后，资金投入不足

档案管理信息化已是大势所趋，信息化对管理效率的提高和其使用便捷的特点显而易见。然而，实现信息化现代管理，首先需要大量的资金投入来更新管理设施。出于农业科技档案的宝贵价值和其本身的特点，其信息化管理存储设备必须具有较高的安全系数、稳定的性能和超大储存容量，且网络设备、软件平台都要跟上，才能保证档案管理向现代化、信息化转变。而实际中，档案管理的资金来源主要为财政预算和上级补助，受地方财政能力的限制较大。当前农业研究的相关单位在档案管理资金方面投入明显不足，设备配套落后，难以满足现代农业科技档案的管理需求，农业科技档案管理的信息化因此难以更进一步。

4  提升农业科技档案利用率的对策

农业科技档案是科研成果的一种体现形式，其内容复杂、涉及学科领域广泛、关系到知识产权问题，需要从设备、人才培养、管理者认知等方面进行专业妥善的保管;同时要通过档案管理人员与科研人员的合作，使农业科技档案得到充分利用，使其价值得到充分展现，以促进农业产业化的发展。

4.1  加大设备投入力度，扩展资金来源

为了提高农业科技档案的利用率，档案部门要积极地推进科技档案信息化管理，配置档案管理专属设备，加快科技档案信息化管理质量，促进信息化管理的实现。在管理过程中扩展资金来源，管理部门应积极落实管理设施购置资金，加快信息化管理的进程，为农业科技档案的高效利用创建基础。将财政预算作为信息化管理的主要资金来源，加强与当地电信部门的合作，提升资金的使用率和有效性。档案部门应积极推进将档案信息化管理纳入地方信息化与电子政务建设计划中，以便取得政府部门的更多支持。

4.2  提升成果转化认识，加强综合性人才培养

档案工作是为了保留科研过程的真实面貌，维护档案真实是档案工作者的义务，这就要求档案工作者必须具备较好的职业道德素质和较高的政治品德素质。科技档案门类众多，各种资料千差万别，要有效发挥各类资料的开发利用价值，就需要一支懂档案专业、具有优秀政治素质和业务素质的干部队伍，从而保证档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用一系列程序有条不紊的进行，使档案工作更好地适应社会的需要。

培养专业的人才队伍，首先要加强对相关工作人员的培训，让其充分认识到科技档案的作用和价值，明确自身工作的重要性和特殊意义，以提升成果转化认识，从而调动其工作积极性，这也是保证农业科技档案高效利用的前提。其次是要加强专业技能的培养，保证档案从收集到提供利用的顺利进行，提高工作人员的业务水平，使其深入彻底了解本职工作。再次是要加强技术人才的培养，档案管理的信息化发展需要一支具有现代化科学技术知识和业务知识的专业档案队伍。最后是要加强档案管理人员科学文化知识的培养，从提升个人的文化素质着手，加强档案队伍集体的力量。根据不同的对象制定不同的培训计划，实行成套培训、组合培训，全方位提高档案管理人员的文化素质。要求其学习科學文化知识，学习档案管理工作业务知识，熟练掌握档案工作的各项技能和现代管理技能，具备一定的写作能力，能够独立开展工作。培养人才要有数量目标，提倡全员培训，同时要更注重培养质量。

4.3  明确科技档案服务于科研活动

只有对农业科技档案进行充分的利用，才能使其经济效益和技术价值得到真正的发挥。相关统计显示，中国每年通过鉴定的农业科技成果多达数万例，但真正将科技成果转化为商业产品开发并实际获利的却寥寥无几。当前中国的科技成果转化率要远远落后于发达国家，多数科研成果被入档保存。尽管中国国情和农民都迫切需要大量先进的科技成果提升农业生产效率，但实际有效供给却严重不足，大量记载着科技成果的档案无法完成转化，对农业生产的实际影响和帮助效果有限，对其他科研项目的服务作用也没有得到充分展现。

因此应建立完善、具有特色的农业科技成果数据库，以统一的规范标准向相关科研部门和广大农民进行科技成果展示，促进科技成果与农业生产实际需要的融合，提高成果转化率。这不仅能够提升农业竞争力，同时也能够使科技档案的作用和科研成果的价值得到最大限度的发挥，促进农业产业化的发展。

4.4  加强科技档案管理者与科研人员的合作

科技档案的重要价值在于开发利用，以优秀的研究成果再服务于科研活动。因此，档案管理人员除了要熟知管理工作业务外，还要保证科研人员对档案的高效查阅。档案管理工作者要主动跟踪科研动态，掌握行业信息动向，成为农业科研的坚实后盾;利用网络建立方便快捷的查询系统，以满足科研人员的查阅需求。同时应提高科研人员的归档积极性，以保证档案的完整。通过科技档案管理人员与科研人员的相互配合，促进科技成果转化。二者的合作关系对档案的管理、农业科研工作的顺利进行、科研成果的转化都有着重要意义。

参考文献

[1] 沈  荣.浅析农业科研单位档案管理[J].新疆农业科技，2016（5）：19-21.

[2] 何忠曲，张雪琴，王  琳.浅析如何提升农业科研院所人事档案管理效能[J].农业科研经济管理，2017（4）：22-24，29.

[3] 刘福东.我国公共档案馆社会服务研究[D].济南：山东师范大学，2013.

[4] 吴桂荣，林淑芳，翟  季，等.浅析农业科技档案工作问题与对策[J].农业科技管理，2008，27（2）：65-67.

[5] 陈宝美.公民档案素养培养途径研究[D].福州：福建师范大学，2016.

[6] 舒琦艷.论农业科研单位档案信息化管理与创新[J].农业科技管理，2013，32（6）：52-54.