论以人为本促进高校档案馆管理与服务

摘 要：高校档案信息是高校开展各项工作的主要依据，重要性不可否认。为了保证档案应用的便利性，必须做好档案管理工作。为此必须明确档案管理工作的重要意义，提升档案管理质量，提供更可靠的管理服务。特别是在以人为本的社会发展理念下，必须以此思想为基础开展工作，提升服务质量，以保证档案管理可靠性，为高校发展提供更多信息依据。

关键词：高校档案管理;以人为本;管理与服务

一、以人为本理念的内涵

以人为本的理念，是一种体现人文关怀的理念，是科学发展观的核心，这一理念在各个领域的渗透，是推动社会发展的重要条件。特别是在新的时代发展趋势下，人本理念的存在与应用，更是得到了社会大众广泛认可，体现出了我党全心全意为人民服务的基本宗旨。在过去的发展观念下，社会的发展情况，取决于经济增长速度，即是国内生产总值的增长情况，要确保社会发展更新一步，必须在这样的大目标下，群众利益需要服务于社会整体发展，即是说甚至有可能为经济发展而要求大众做出无条件的利益牺牲。这样的发展观，忽视了大众作为个体存在的重要性，是无法得到支持的。在社会体系当中，群众是支持发展的基础，即损害大众利益的，便是不利于社会发展的。简言之，人本理念才是能够维持社会可持续发展的，因此其在各个领域的渗透有着不可忽视的意义。包括在高校的档案管理工作当中，也有着重要指导意义。无论是从组织集体利益、档案管理方的利益抑或是档案使用方的利益去思考，人本理念的渗透都有必要，且影响重大，为此需对其实际应用策略进行分析，推动管理改革[1]。

二、以人为本的理念在高校档案管理过程中的应用

1.从集体利益去分析

高校是一个完整的组织，校内综合档案室是专门设立的档案馆，是高校体系的一部分，其开展档案管理与服务工作的主要管理对象，是高校内所有的档案信息。鉴于管理范围很大，因此必须有大局观，要对所有的档案做好整理，做好管理规划，以保证管理与服务工作的精准性。为此，首先必须保证建立起健全的管理框架，要基于管理部门出台的规章，结合实际管理需求去对内部管理规章进行完善，提升规章的适用性。其次是要服从我国档案行政部门以及院校所在省、自治区、直辖市政府档案行政部门对于档案管理工作的指导，配合相关部门的工作审核。最后是要做好各个阶段的工作总结与未来的工作设计，要定期开展工作会议，分析上一阶段的工作结果，做好后续工作计划。这样才能保证档案管理工作现存的问题与风险尽早被发现，并且尽快得到解决，保证档案安全。院校应当建立起独立的档案管理系统，自主开发的管理系统更加符合院校实际的档案管理服务现状以及管理服务需求，这应当是高校档案管理工作努力的方向，为了提升管理质量，保证整体管理效率，必须引起重视。

2.从档案使用方利益去分析

档案的使用者包括校内的各个部门，各项活动，除此之外，也包括与学校相关联的就业单位。在校内，许多活动的组织管理以及决策的做出，都需要以档案信息为基础，在学生临近毕业时，就业安排过程中，相关单位更要从学生的档案入手开展录用审核工作，而且高校档案所涉及的主体也十分广泛，从教职员工，到学生群体，可见高校档案的使用范围很广，重要性不可忽视。从使用者的利益层面去分析，对于档案使用的主要诉求包括以下几点。首先是档案信息的真实性，无论是校内的档案使用，抑或是校外的档案使用，都要获取真实信息。如果由校方上传的档案信息存在作假行为，无论如何校方都是无法摆脱责任的。为了保证信息的可信度，校方必须做好档案信息的建档核查，即在建档之后，必须对档案中的信息进行核对。为了避免档案信息被篡改，对于档案修改的权限必须严格限定，每次编辑必须有记录，包括修改人、修改时间、修改的内容等，以保证档案信息的可靠性。其次是档案信息的全面性。上面谈及档案的使用范围十分广泛，校内的各项活动需要用到，校外的实习与后续工作也要用到，即不仅仅是学生，校内教职员工以及就业合作单位的档案，也都需要录入，以供应用。在档案这一大的分支下，能够衍生出的必要档案内容包括许多，而且随着体制的不断完善，还要涉及更多信息。为了保证档案信息的全面性，必须不断完善系统分支，增加更多可填写的档案信息选项，甚至包括个人的征信信息等。这样才能保证档案信息具备更强的可参考性，因为其使用不仅仅涉及校内的各项工作，也涉及校外的就业相关工作，而在不同的环节，对于档案信息的要求不同，所以必须确保档案内容依据不同需求去进行完善，才能在实际应用过程中提供更多有效信息。最后是档案的信息即时性，一言以蔽之，是档案内的信息，必须是符合当前客观现实的信息，而并不是已经出现了变更的过期信息。为此必须提升信息更新的频率，例如对于学生在校期间的获奖信息，应当在结束授奖仪式时便第一时间进行更新。教学贷款信息也应当随学生的还款进度而实时更新。做到这一点，才能体现档案管理系统的优势，并且充分体现出了人本思想，同时维护了档案使用方以及管理方的利益。

3.从档案管理方利益去分析

档案管理与服务是校内综合档案室与档案馆的工作责任，为了提供更加优质的档案管理与应用服务，从管理方的角度去思考，工作要点包括以下几点。其一是对于档案管理服务人员队伍素养的提升，为了更加高效优质地提供档案服务，相关人员必须具备诚实守信的精神、认真严谨的工作态度，并且要具备专业技术能力，能够娴熟操作档案管理系统，做好档案的建档、归档等一系列工作，这是对档案管理工作发展有利并且对相关人员自身价值体现有利的决策，校内应当针对档案管理与服务相关人员建立起系统性的培训体系，从理论到实践，综合培养人员队伍素养，进而达成管理目標，这是重要且必要的条件。其二是要不断完善信息化的档案管理服务系统，在信息化时代下，无纸化档案管理是大势所趋，作为档案管理方，必须要把握趋势，及时更新内部管理系统，对于新开发的管理系统应当有所了解，并且视实际工作需要引入新的系统。因为新系统的开发，目标在于排除旧系统存在的问题，所以相较于以往所使用的系统，必然会有功能上的改进，能够保证系统使用更加便利、快捷且精准，保证档案管理工作效率与质量，所以必然具备应用价值。但是需要注意的是，要依照实际管理需求去选择，做好试用分析，才能保证系统真正适用于当前的档案相关工作，管理人员也能尽快上手[2]。

高校的档案资料是开展各项工作的重要信息来源，而人本理念则是开展管理工作的必要思想。作为档案管理的主体，综合档案室或是档案馆都要明确意识到人本理念对于档案管理服务工作的重要意义，并且渗透在实际工作当中，方可保证档案管理服务工作的质量与效率。文中论述望给出有效参考，促进人本理念与档案工作的融合。

参考文献：

[1]郭崇兰.浅析知识管理背景下的高校档案馆管理[J].兰台世界，2013（35）：68-69.

[2]陈少毅.以人为本 促进高校档案馆管理与服务[J].档案与建设，2010（3）：27-28.

作者简介：郭云路（1990—），女，助理馆员，硕士，研究方向：档案管理。