分析当前档案统计在档案管理中的作用

【摘要】随着社会的发展与进步，统计方法由传统的统计转变为现代的信息化统计，由单一的统计模式转变为丰富、较为完美的全方位服务的统计模式。许多企业及行政单位受到现代化发展的趋势采用计算机及其他网络技术进行档案统计与管理。档案统计作为档案业务建设中必不可少的一项工作，是档案事业中不可或缺的一部分。对于人事管理部门来说，档案统计有着十分重要的作用。因此，将档案统计引入档案管理十分重要。

【关键词】档案统计;档案管理;作用

档案是记录和保存信息、数据和知识的重要门类。档案的收集、整理、存档和利用决定着一个企业能否更好的向前发展。例如：2007年5月，某企业职工陈先生在某地的私人用房要进行拆迁，拆迁单位在重新安置住房时，陈先生对安置面积有异议，因此来到区档案馆寻求帮助，区档案馆当即为他查阅了1990年北园路的私房建筑执照申请表和图纸，确定了私房建筑面积，并复印成件，为安置住房面积提供了依据。由此可见，档案在生活中也是很重要的，因此将档案统计融入档案管理刻不容缓。

1、档案统计工作的内涵

档案是一种记载信息、数据的载体，具有一定的保存价值，用一句话来概述就是一种历史记录。档案统计是通过数字和表格的形式，利用各种统计技术和方法，将档案工作中的各种现象、状态和趋势进行描述和分析。真实、准确的将档案数据的统计与分析展现在档案工作中。因此，档案管理中如果没有引入统计，那就只能盲目管理，没有统计的提供，就不能具有真实性的特点。统计的表达方式是通过数据来表现统计工作，因为数据的变化更加直观、形象的体现出统计工作的状态，从而将管理工作做的更好。

档案统计可以更好的保证档案管理工作有序地进行，企业应利用统计技术，用数字的形式反映当前企业在档案管理方面存在的问题，对所存在的问题进一步认知，从而针对此类问题制定相应的解决策略，不断地完善企业的档案管理。

2、档案统计工作现状

2.1档案统计工作人员意识不强

当前，许多档案统计人员消极怠工，在档案统计工作中缺乏严密性，对待统计工作的态度不端正，对于档案统计工作认识不到位，随意编写、改变数据，导致档案统计不准确。有的人甚至铤而走险在数字上做文章，用来谋取一些蝇头小利，这样大大影响了统计的数据的真实性和准确性。使得档案统计工作不能很好的为社会取得良好的经济效益，不仅阻碍了档案事业的发展，而且也使我国经济发展滞后。

2.2档案统计人员综合素质不高

当前统计人员专门从事档案统计事业的人寥寥无几，大部分都是兼职人员，没有接受过专业的指导，缺乏一定的工作经验。另外许多公司还是“年年搞统计，年年换新人”导致档案统计人员综合素质不高。

3、档案统计在档案管理中的作用

3.1档案统计有利于加强档案管理认知

每一个企业都有大量并且繁琐的档案信息进行分类管理，很难从众多的档案信息中找到档案管理工作中的问题。档案统计的出现令杂乱的档案信息以数字和表格的形式表现出来，使得档案管理中出现的问题清晰可见，从而更好的解决其中的问题，让人们对档案管理有一定的认知，完善档案管理制度，优化档案管理措施，为档案管理工作有效进行提供强力"助燃剂""。

3.2档案统计有利于提升档案管理水平

档案部门将统计的数据根据自己的需要把这些资料进行分析，计算，了解档案各方面发展的情况，掌握发展规律，实现科学化管理。真实的反映出各个部门的状况，有利于档案管理人员更好的解决企业存在的安全隐患。除此之外，档案统计可以对档案信息进行整理和规划，使档案管理工作更加井然有序，大大提高档案管理工作的效率，使档案管理水平有效提升，促进企业健康发展。

3.3档案统计有利于合理规划档案管理工作

档案管理工作包括档案信息的收集、整理、分析、计算、存档、保管和档案等，还有一部分需要管理人员的编辑。同时，在另一方面上，基于工作量过大，工作要求过多，会给工作人员的档案管理工作带来巨大挑战，工作人员应联系实际、根据个人能力水平，合理开展有效措施，以期提高管理工作认知度，为档案管理工作找到适合发展方向，利于之后的档案管理工作做好提前部署。

4、更好发挥档案统计在档案管理中的作用

4.1加强档案统计人员自身素质

档案统计人员需要有效的整理所有的档案信息，而且要保护档案完整性和真实性。所以档案管理工作人员自身素质对于档案管理有着非常重要的意义。在实际工作过程中难免会遇到一些问题，这就需要统计人员从容面对，积极处理。由此可看出高素质的档案统计人员具有完善的专业统计知识、高度的敬业精神和职业道德精神。企业在进行档案管理时，一定要结合自身情况，积极引入优秀的统计人，同时提高当前统计人员的思想觉悟，只有这样才能在档案管理的工作中发挥档案统计的作用。

4.2不断完善档案统计体系，促进档案管理

在当前信息时代的背景下，我国在档案统计方面的规章制度还不够完善，经常会发生一些信息錯误的现象，导致损失比较严重。企业应结合自身的情况不断完善档案统计体系。这样就能起到有效的约束作用，，不断提升档案管理人员对信息的时效性和准确性的认识，建立完善的档案统计系统，更好的激发管理人员的积极性，从而实现档案管理水平的有效提升。

4.3档案统计的规范创新

①构建一个科学合理的档案统计工作制度，建立完善的人事任用制度，坚决抵制领导及工作人员篡改统计数据。采用激励方式来激发员工的积极性和创造力，提高档案统计数据的质量。

②档案管理过程中，去向查调、借阅时间以及借阅人员是其工作的重点，而基于这些注意事项，档案管理人员应依据档案管理制度，加强档案管理工作的力度，保持其严密性、安全性。例如：建筑企业中，档案管理工作人员应进行人员登记，依据查阅原因、时间和归还期限，做好内容归档，且针对重要档案，应提加警惕性，做好重点标注。

③加强档案管理设备建设，不应故步自封，采用传统笔录，记载于纸质档案，应结合时代创新性，积极运用电脑程序软件，实行科学高效化管理，以期提高档案管理工作质量。

结语：

总而言之，在信息化的社会中档案统计对于企业档案信息的储存和整理具有十分重要的意义。完善相应档案管理制度，积极运用信息管理技术，并加以提高管理人员素质，以期推进我国档案管理工作科学性革新，从而确保企业、学校、政府单位的健康发展。

参考文献：

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作者简介：

张东宏，凉城县房地产管理局，内蒙古凉城。