企业公文管理信息化建设的途径研究

黄君雷

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）4-007-01

摘 要 随着互联网信息技术的高速发展，当今社会已经步入信息化时代，信息的传播不仅高速而且高效，包括政府机关、企业在内的各行各业的信息交换呈现出几何级的增加。在这一大背景下，对各类信息、指令的有效管理、高效沟通就显得格外重要，尤其是在现代企业管理管理中，对于信息化的要求越来越高，发展公文管理信息化建设成为现代企业发展的核心要素，本文主要基于提升公文质量和处理效率，探索研究企业公文信息化建设的途径。

关键词 公文管理 信息化 有效途径

公文即是“公务文书”，其格式、种类、规则等都是全国统一的，按照国务院办公厅的要求，公文的种类有15种。公文的作用不管是对于政府机关还是对于企业，都十分重大。就以目前而言，我国对于公文信息化管理起步较晚，经过近年来的不断探索，在基础性建设工作中取得了一定的成就，但在大多数企业中还普遍存在采用人工传阅、管理公文的原始方法，不仅费时费力而且也无法做到及时有效。信息技术的介入使得公文管理的信息化得到了改善，而信息化的建设更成了首要任务，如何才能够强化信息建设更是我们要探索的目标。

一、公文管理信息化的目标

公文管理信息化的首要目标是“全面网络化”，所有的信息通过网络传播，不仅方便快捷，而且还能节省大量的人力资源和办公经费。其次是要设立建设流程体系，让各级管理层及时了解掌握信息，做出准确科学的经营决策，抓住各种商机，为企业赢得更大的效益。再次要将信息化技术在企业内部大力推广、普及，使得该技术可以在整个管理体系中得到广泛的应用。

二、公文管理信息化的特点

公文管理信息化的主要作用是为了提高效率和保证质量，从特点上来说，其功能的实用性很强，而且操作简便，不管是对于信息化的处理和信息的质量都能得到充分的保证。也便于保存，不会因为一些“自然因素”而导致损毁。

三、有效途径

（一）基础设施建设

公文管理信息化建设的第一要点是实现设备现代化。想要脱离原本传统的公文管理，首先需要的就是对基础设施的建设，置办设备，确保公文管理全流程的所有设备都是现代化的。

（二）全面数字化

在日常办公当中，有许多的公文要整理、分类、储存，而在企业中甚至还会将有相关的表格、数据、报告作为附件依存，难免有保管不善导致损毁、丢失的事情出现。如果能够将公文数字化，变为系统中所存在的文档、表格，不仅能够便于保存，更能够方便分类处理，对于一些多媒体的信息，更是可以方便的取用、转换、制作，因此在企业公文的管理当中信息的數字化是必不可少的环节，能够将所有信息数字化，更是有利于加快企业对于信息的处理能力。

（三）构建流程体系

在完成设备现代化、信息数字化的基础上，要真正实现对公文管理的信息化建设，还必须构建出一个非常合适的流程体系。企业公文信息化的目的是为了服务我们更加高效的处理事务，而不是阻碍我们的，如果不构建体系，那么很有可能所有的信息都会堆积在一处，就如同我们要处理“垃圾邮件”一样，成为工作的累赘，因此构建符合企业的流程体系，其作用不仅能够方便企业，更可以完善企业事务的处理。

（四）提高深层服务

信息化的服务不应该只停留在表面，更应该有着更加深入化、多元化的发展，毕竟公文信息体系是根据企业的发展而发展的，不同的企业会有着不同的部门，而不同的部门也会有着不同的需求，根据需求做出改变，在大的分类之下，按照公文的主送部门或者直接按照部门进行分类，然后根据对内、对外、对公、内转等公文流转需求，构建起各个环节的流程，不仅可以实现公文信息化的纵向、高效传播，而且还可以实现公文在部门之间的横向对接、相互传达。

（五）检查维护调整

在实现快速、高效、便捷的同时，也存在公文信息传播泛滥、机密公文失密等问题，在公文管理信息化建设过程中，要超前考虑，规避各类风险。因此，需要在一定程度上予维护，对设备维护，对数字化的文件更是需要经常检查，尤其是整个体系建立的初期，要对流程运行情况定期总结、分析，根据不同的问题、不同的情况做出相对应的改善，及时解决好各类问题。同时，根据企业工作情况的发展变化，对于系统和流程做出适当的调整，使其更好地促进企业的发展。

四、结语

综上所述，企业公文管理信息化是时代发展的必然趋势，一方面便于公文的分类、传播、保存，另一方面大大提升公文信息的时效性，从而促进企业更好地发展。在推动过程中，首先是采办高质量设备，加强基础设施建设；其次是对信息的全面数字化；再次是制定相应的流程，方便信息的传播和沟通；此外，对于信息化的服务，需要根据企业自身的状况进行跟踪分析，在运作的过程中定期检查维护，随着发展做出不同程度的动态调整，充分发挥公文信息化建设助推企业高效运转、蓬勃发展的积极作用。

参考文献：

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