大数据信息技术在档案管理中的运用

孙爱武

摘 要：在大数据时代背景下，档案管理工作面临着严峻的挑战，对档案管理模式变化进行深入研究是当前发展的必然趋势。不仅如此，相关管理人员应当意识到档案部门的重要性，并给予大力支持，只有这样才能推动档案工作在未来的道路上得到良好的发展，进而为经济建设做出重要的贡献。本文基于大数据信息技术在档案管理中的运用展开论述。

关键词：大数据;信息技术;档案管理中的运用

引言

我国当前科学技术的发展速度较快，促进大数据也在快速发展，也在各个行业中得到了广泛推广和运用，但随大数据信息技术的快速发展，就需要相关部门和工作人员提高对其的重视程度，并将传统档案管理形式进行优化和创新，确保档案管理工作能够充分发挥其自身的作用和价值，并满足时代发展的需求和标准，最终保障社会经济能够逐渐实现可持续发展的目标。

1档案管理理论的新挑战

在大数据时代，随着档案管理对象在形成形态和结构方式的变化，利用原有的理论去指导档案数据的管理显得有点力不从心，就像张芳霖学者所说的：“可以发现，每一次档案资源范畴和档案信息形式的变化，都会对现有的档案学理论带来挑战，当现有档案学理论相遇大数据时，很多理论也表现出短板与无奈”;“更值得一提的是，大数据表现出来的活力似乎还不能用现有的理论将其概括，或许将会有新的理论来为将要发生的档案理论变革奠定基础”。

大数据时代档案管理理论出现了危机和反常，面临着新的挑战。理论深度层面，表现为现有理论适应性不足。比如，运用职能鉴定法去鉴定大数据环境产生的数量大、来源广、类型多以及数据权属不清的归档文件在增加工作量的同时也会影响文件鉴定的准确性，这就会对文件鉴定理论产生一定的冲击。

大数据时代档案管理的新现象和新特征表现深受大数据理念方法的影响，档案数据的收集、整理、鉴定和利用等管理环节的管理都要体现大数据的理念，但是目前除了唐霜提出的以“条”为基本单位、用索引取代来源、不过度依赖全宗的大数据时代档案整理理论的思考外未有直接与大数据相关的档案数据管理理论。这就需要我们在分析传统文件管理理论在大数据时代适用性的基础之上，补旧创新，将大数据研究领域认可的基本原则，数据管理的理论和方法与档案数据的特征进行有机结合，形成大数据背景下档案数据管理理论的建构，创新档案数据管理理论，促进档案管理理论的发展和创新，完成大数据背景下档案管理范式的转型。

2利用大数据进行档案管理工作创新的必要性

2.1档案信息整合需要结合大数据的应用

随着信息技术以及大数据的接连冲击，导致档案管理工作在短时间没能及时进行档案信息的全面转化，进而造成很多信息记录是由纸质、图像、数据等多种形式结合，而且在管理形式上出现各种不同类型、不同数据库下的档案信息管理，并且彼此间并不能完全兼容，出现孤岛型档案信息分布的情况。借助大数据可以尽快整合各类型档案资源，转化为数据存储，一定程度上可以有效避免出现档案信息遗漏丢失情况。

2.2是档案信息资源充分开发的需要

档案管理工作主要就是国家、社会以及企业保存档案信息并提供相关服务，机构内存储着丰富的信息资源，但在以往工作中，由于信息处理能力有限，技术应用不足，以及管理人员档案意识不够强，这些信息资源的价值没有被充分发掘出来，再加上现今更多的数据资源源源不断地融入进来，根本不是人力能够处理完成的，需要结合大数据技术进行数据处理分析并整合，盘活所有的档案信息，将其中的价值发挥出来，具有巨大的社会效益和经济效益。

3大数据时代档案管理工作中存在的问题

3.1缺乏专业化的人才

我国当前大部分单位在实际开展档案管理工作的过程中，还是会采取传统管理工作的方式，这样就会导致不能够对相关数据进行处理和分析，并且还缺乏专业化的处理人员，其自身的专业化水平与综合素质也不能够满足相关规定和标准，从而阻碍档案管理工作的快速发展。

3.2管理方式不科学

尽管单位里都制定了严格的管理制度，但是由于管理方式的不科学，组卷及具体保管方式不够严谨规范。随着信息时代以及大数据时代的到来，计算机在档案管理中发挥着越来越重要的作用。但是由于不健全的信息系统，导致事业单位未能实现档案信息化管理。特殊的部门，存在人员流动性大，相对不稳定等特点，档案管理难免会出现收集不及时、归档不规范，应用技术不科学等问题。这就要求相关责任主体一定要做到权责认知，科学管理。

3.3不能够对数据进行统一备份

我国当前各个地区的各个单位都是通过其自身的方式对相关档案进行管理，不能够在全国对档案进行统一管理，这样就会对档案管理工作的水平和效率造成影响，从而导致信息经常会出现安全方面的问题。

4加强档案管理工作水平的措施

4.1提高信息化共享平台建设工作的水平

我国当前各个行业的发展速度较快，而相关部门在社会经济发展的过程中，都会产生不同的交际和联系，这就需要相关部门和工作人员提高对信息化共享平台建设工作的重视程度，从而保障能够满足各个行业发展过程中的需求和标准。

4.2强创新，加大档案服务能力建设

对档案利用服务体系加以完善实现档案管理服务的创新，可以从以下几个方面着手：一方面，應当采取有效措施加快档案资源开放的脚步，在大数据时代背景下，对档案资源，档案部门应当坚持“公开为原则，不公开为例外”的理念不动摇，并且应当在第一时间公布已经超过保管期限的档案，最大程度做到应开应尽，保障保密档案的安全;另一方面，加大档案服务理念的创新力度，在大数据背景下，档案资源若想达到物尽其用的效果，那么档案部门就应对其内容进行剖析，并建立相应的知识库。除此之外，对于档案利用者来说，他们会依据自身的需求对档案服务水平提出相应的要求，档案部门应对他们提出的要求引起必要的重视，对以往的档案利用服务理念做出恰当的调整，紧跟时代的步伐，为档案利用服务开辟一条新的道路。

4.3促进数字档案建设工作的开展

档案管理工作在实现数字化发展目标的情况下，就能够直接通过先进化的技术直接对信息进行检索，还能够通过微信公众号的方式，实现公众号档案查询发展的目标，从而保障能够进一步加强档案信息化水平。

4.4提高档案管理工作人员的业务素质

档案管理工作人员的业务素质直接影响整套档案管理工作。一是要转变陈旧的思想观念。将“新鲜血液”注入到档案管理工作的队伍中，选择学历中上、能力中上的职员开展档案管理工作。二是要加强业务培训。将最前端的技术运用到档案管理工作中，提高档案管理的科学性、实效性。

结束语

大数据作为当今社会发展的重要应用技术，不仅能够快速处理日益复杂繁多的数据，而且可以有效保证数据运转稳定以及存储安全，是当下众多领域都在不断探索和发掘应用创新的重要技术。以信息管理为核心的档案管理工作，将大数据融入其中可以有效解决面临的档案信息量大、复杂等问题，规范档案管理工作内容，提高工作效率和服务能力，是构建现代化档案管理体系的重要组成部分。

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