新形势下高校会计档案管理相关问题研究

陈玉秋

摘要：面对实践工作中经常遇到查阅会计档案困难，超期档案大量留存等问题，通过对部分高校会计档案管理工作的走访与调研，分析高校会计档案管理现状及存在问题，提出健全会计档案管理制度；促进电子档案规范化等相应的档案管理对策，以最大限度发挥会计档案的作用。

关键词：高校；会计档案；措施

中图分类号：F230 文献标识码：A

文章编号：1005-913X（2019）01-0098-02

随着我国经济社会的发展及信息技术的广泛应用，各单位信息化水平不断提升，以电子形式出现的凭证、发票、报表等会计资料日益增多，国家对机关和企业文件材料的定期保管期限进行了调整，原《会计档案管理办法》（财【1998】32号）对会计档案的范围、保管方式、利用、销毁等方面规定已不适应实际需要。为规范会计档案管理工作，提高会计档案现代化管理水平，财政部、国家档案局令第79号发布了新的《会计档案管理办法》，于2016年1月1日起施行。高校会计档案管理需要不断的创新和发展，优化高校会计档案管理方法，确保高校会计档案的安全和有效。

一、会计档案界定及作用

会计档案是高校财务管理工作的重要环节，是高校在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料和通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。会计档案是对高校财务管理成果的全面反映，是高校巡视、经济责任审计、离任审计、各种经济纠纷的客观证据，是开展绩效评价、编制预决算报告和政府会计报告的重要参考，对会计档案的有效开发利用能够为高校提供决策支持。

会计档案具体包括：原始凭证、记账凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料（如银行存款余额调节表、纳税申报表、银行代发回单、工资台账、各种收费票据存根、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案签定意见书和通过计算机等电子设备形成、传输和存储的，属于归档范围的电子会计资料）。需要区分的是，财务预算、计划、制度等文件材料，应执行文书档案管理规定。

二、高校会计档案管理现状

第一，没有建立健全电子会计凭证管理制度。高校经济活动、资金结构日趋多元化，国家积极推进“互联网+”行动，对科研工作采取了一系列“松绑+激励”的措施，使科研人员创新创造活力得到有效激发，随着互联网经济的发展，电子会计凭证得到大力推广，科研仪器、材料、图书等电子发票已经很普遍，并已推广到线下，部分单位没有及时进行制度的“废改立”，会计档案管理滞后会计实践工作。

第二，对会计档案管理信息化认识偏颇，思维固化，對现代化管理手段运用不充分，担心信息安全不能得到保障、风险较大，重业务轻管理，人员专业结构不合理，缺少具有计算机、网络技术和档案管理专业的复合型人才。

第三，会计档案保管环境不符合要求。由于会计凭证量大，使用频率高，一般当年和上年度会计档案都在财务处临时保管，很多高校财务处档案保管条件不达标，有的没有专用场所，有的通风、安全不能保障，容易出现潮湿、损坏、被盗等风险。

第四，高校大都制定了借阅管理办法，但是执行方面还存在着问题。有的没有配备监控设备、有的没有配备复印机，需要借出复印等没有履行审批手续，不能确保档案完整无缺归还。

第五，超过保管期限的会计档案不及时销毁，大量占用保管空间，交接手续不符合规定，有的没有监交人签字，需要带出、邮寄至境外等相关规定缺失。

第六，会计档案利用率不高。高校普遍使用的档案管理系统版本较低，技术更新不及时，致使长期保管的档案查阅困难，影响档案使用效果。

三、会计档案管理存在问题的原因

第一，思维固化，缺乏创新意识，对迅猛发展的电子凭证不适应，档案建设的重心没有及时向信息化建设转移，会计档案利用价值低。

第二，很多高校受编制困扰，财务部门多年不进新人，人员结构不合理，人员专业局限于财务方面，适合信息化的专业人员极度缺乏。

第三，高校更加注重教学、科研投入，对财务档案工作重要性认识不足，重视不够，对财务信息化建设普遍投入不足，没有形成会计档案资源信息共享、电子会计资料保管系统。

第四，单位撤、并较少，相应制度缺失，认为会计档案管理就是档案和财务的事，监销没有审计参加，不规范。

第五，财务部门临时保管的档案没有专门的库房，没有专人管理，临时保管会计档案缺乏安全性，不符合防火、防湿、防盗、防霉等“七防”要求。

第六，会计档案与文书档案混合存档，保管期限不同，造成归档、查找困难，也不能保证档案安全。

四、建立健全相应管理措施

（一）健全会计档案管理制度

高校应根据《会计法》《档案法》《会计档案管理办法》，结合本校实际情况，建立健全学校会计档案管理条例，将会计档案管理工作纳入学校整体工作规划，使会计档案管理工作规范化、目标明确化，分清责任，做到有法可依、有章可循，提高会计档案管理水平，促进会计档案服务效能。

（二）促进电子档案规范化

新的《管理办法》允许符合条件的会计资料以电子档案形式存档，高校要转变思想观念，顺应时代发展需要，及时规范单位电子会计档案管理，对会计档案的多元化及时进行管理方式转变，电子会计档案要符合国家标准，电子会计档案要与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应与其读取平台一并移交。设定符合《中华人民共和国电子签名法》规定的经办、审核、审批等必要的审签程序和电子签名，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案真实、完整、安全、有效，提高使用效率，为高校决策和管理提供具有参考价值的信息。另外，《关于新旧〈会计档案管理办法〉有关衔接规定的通知》的要求，单位如在新《管理办法》施行前已利用现代信息技术手段开展会计核算和会计档案管理，所形成的、尚未移交本单位档案机构统一保管的会计资料符合新《管理办法》第八条、第九条规定的电子会计档案归档条件的，可仅以电子形式归档保管。各单位根据新《管理办法》仅以电子形式保存会计档案的，原则上应从一个完整会计年度的年初开始执行，以保证其年度会计档案保管形式的一致性。