医院改扩建中设备采购策略流程方法的探讨

韩爱斌

北京市垂杨柳医院 设备管理部，北京 100022

引言

设备采购是医院管理中的重要环节，特别是改扩建医院的设备采购，是医院发展的重要工作，采购过程复杂，分阶段性[1-3]。既要严格执行相关法律法规和采购流程，又要做到防控廉政风险。面对复杂的管理，如何高效、优质、科学的完成采购工作，是设备采购部门面临的重要问题[4]。如何在采购过程中落实并执行相关政策要求，是保证采购工作顺利完成的重要依据。本文就将我院在2018年新院设备购置中遇到的问题和对策进行分析，报告如下。

1 我院医疗设备采购问题分析

经过改建后，我院总面积扩增至10万平方米，医疗设备总资产7亿元人民币，设备种类达到652种，数量2411件。四家招标公司分批次同步进行招标。因此，我院医疗设备采购面临着如下问题：① 设备采购量大、采购品种多、涉及面广；② 时间紧、任务重、资金流量大、流程复杂、关注度高；③ 政府财政资金拨款不足，不能全部满足医院所需设备需求。

在继续沿用以前的医疗设备采购方法的过程中，我们发现了一系列的问题。

（1）立项论证不充分。新医院设备涉及科室多、设备种类多，涉及全院各临床医技科室各类设备。采购管理科室不能全面了解各种设备性能、技术参数、市场价格、市场占有率、主流品牌等情况，容易造成不能满足临床需求。

（2）流程复杂、不规范。科室申报随意性强，考虑不全面，有些设备应该申报的没有申报，影响新院开业；有些设备重复申报，造成资源浪费。例如：超声多普勒，超声科和临床科室均有需求；流式细胞仪，病理科和血液科均有申报；血气分析仪，检验中心和急诊科、重症监护中心、手术室、呼吸科均有申报。

（3）招标文件编制不完善。招标文件的制定是招标工程中的重要环节，具有法律效力。在既往招标时经常会遇到对招标文件质疑，医院在签署合同时出现异议，造成合同签订拖延。

2 采购方法的改进

针对以上问题，我们重新制定了严格的采购流程，在实际设备采购过程中，我们不仅严格遵守该采购流程，还对每一个流程制定了严格的时间期限。医疗设备采购甘特图，见图1。

根据甘特图中的时间节点，各负责人严格按照采购流程，担负自己的责任。在此流程中，较之前的采购流程中，我们重点改进了以下环节。

（1）准入论证。科室申请提交前要在科内进行论证，采购部门对全院的申请进行汇总，设备管理委员会根据科室负责人的汇报进行打分排序，提交院长办公会、党委会、职工代表大会审议，确定采购计划。请专家对计划的合理性、必要性进行评估，给出论证意见。准入论证具体流程图，见图2。

图2 准入论证具体流程图

（2）价格和参数。委托专业机构专家根据临床提出的设备功能需求和配置要求，结合市场参考价确定设备预算价格，根据使用科室提出的三个推荐品牌型号对设备参数进行论证，给出参数论证意见。两种采购方式的不同在于医院自行采购要经过上述两个程序，一般情况下医院很难自行完成，需要请专业机构经专家进行，既具有权威性、公正性，又避免医院涉嫌徇私舞弊和不正当竞争现象。

（3）最终采购计划确定。将准入论证、价格和参数论证结果经院长办公会、党委会审议，确定最终采购目录，提交上级主管部门审批。

（4）招标文件确定。在确定招标文件时要充分考虑本项目特点和医院需求，以及既往医院在招标过程中遇到的问题和经验，制定完善的招标文件既可以保证采购人的利益又避免或减少招标过程中的质疑和投诉发生，使医院的合法利益得到保障。例如：医院的合同文本要在招标文件中确定，前提医院的合同文本要经过专业律师的审核，符合相关法律法规要求，保护双方的合法权益[5-6]。避免在合同签订时出现分歧，保证合同顺利签订。另外对售后服务、供货期提出明确要求，例如开放设备信息接口的要求，对设备的保修是否整机全保做明确描述，包括易损部件、耗材的要求等。对设备的日常质控保养也要明确要求。

（5）货物验收。根据场地情况分批次安排到货，首先安排没有场地要求，可以很快投入使用，产生经济效益和社会效益的设备；其次整合现有空间，尽量安排不需要进行移机安装，一些技术含量高的先进设备投入使用，发挥新设备优势；将有场地要求的设备提前根据供货期限进行安排，做好场地规划，特别是放射类设备，提前与施工方做好充分沟通，根据放射房间防护工程进度安排设备到货时间[7]。对水电有特殊要求的设备要求厂家提前与施工方进行对接，将设备安装的详细图纸和场地要求提供给施工方，做好场地准备，尽量避免出现因场地原因设备无法安装，对场地进行二次施工。

（6）提前规划。医院要对设备计划做好整体规划，包括设备功能档次的定位，设备配置的整体规划，例如重点学科、特色学科的设备配置，医技和平台科室的设备配置，新建学科的设备配置等[8-9]。

图1 医疗设备采购甘特图

（7）多部门协调。设备购置需要多部门进行协调，例如一体化手术室、杂交手术室，需要协调各临床手术科室、手术室、院感部门、医疗护理部门做好详细方案，明确功能定位、手术间分配、层流要求。

（8）现场考察。大型设备功能配置的确定需要到大型的先进医院实地考察，学习各家医院的优势和经验，做到取长补短，结合自身特点、要求，制定符合自己的设备方案。

（9）采购进度安排。根据整体采购进度要求，制定详细的采购进度表和责任分工、主要责任人。包括立项、招标文件确定公示、合同签订、到货验收、货款支付等，明确时间期限和责任人[10-12]。具体情况，见表1。

（10）审计部门、监察部门监督。审计部门对流程进行监督，对全部合同进行审核，负责合同签订。监察部门对流程进行监督，对廉政风险加强重点监控。

3 成效分析

3.1 临床科室

临床科室是设备的最终使用者，因此要参与计划的制定。要做好设备论证工作，包括设备所产生的社会效益和经济效益分析，设备功能配置和基本需求，所有设备科内进行论证，根据急需程度进行排序。验收过程中使用者要对设备功能、配置进行核实验收，厂家要对使用科室人员进行多次培训，并对培训内容进行考核，确保使用者正确掌握设备使用程序和简单故障处理方法。以急诊科室为例，采用新的采购流程前后各半年内，论证次数、厂家培训次数、满意度情况，见图3。由图3可以看出，科内论证次数由0增加至26次，最终的人员满意度也得到大幅度提升。

图3 采用新的采购方法后急诊科室参数变化

3.2 管理部门

设备管理部参与整个采购过程，主要负责组织、实施采购流程，保证采购流程合法合规，按计划完成，统筹协调各科室与医院之间，医院与招标公司之间，医院与上级行政主管部门之间，医院内部各行政部门之间的工作。通过管理小组的加入，整个采购流程的时间节点得到有效保证，时间节点虽延迟2次，但最终均在下一流程得以矫正，使整个采购过程在预计的时间内有效完成。

表1 医疗设备采购流程、进度及责任分工表

3.3 医院层面

新的采购流程确定3家以上公司作为委托采购机构，选择多家公司既可以同时进行招标，保证有效进度，又有可比性，根据任务完成进度和完成质量分配招标量。按照财政要求进度完成全部采购计划，无有效投诉，有一例投诉被驳回。总体人员满意度在95%以上。如果需要使新院尽快配齐各科室必需的医疗设备（即上报医疗设备总数），采用新的采购方法后，预计所需总成本可降低约17.88%（表2）。

表2 采用新的采购方法后各参数对比

4 总结与讨论

改扩建医院中设备的采购与日常的采购不同，因此需要周密规划、充分论证、稳步推进，确保按时完成。在具体执行此项工作时，我们要重点细化流程，责任到人。通过流程细化、责任分工、时间期限的规定，做到整个采购流程清晰、明确，每个环节都有主管院领导负责，定期向医院汇报进度执行情况，及时进行改进，确保整个项目按期完成[13-15]。并且，因设备品种多、采购量大，因此要做好充分论证，包括院内的设备委员会的论证、职工代表大会审议，院外的专家论证更体现权威性。每个程序要有相关材料，做好资料整理归档工作。合同统一模板，由专业律师拟定，为保障医院的合法权利提供保障和法律依据，避免医院利益受到损失。招标文件仔细推敲，避免投诉和质疑，保障招标过程顺利进行。除此之外，由于设备需要安装在新建医院内，因此要将整个项目分为原址可以到货、新址到货但对场地没有特殊要求、对场地有特殊要求等，根据施工进度及场地情况分批到货[16]。院领导要高度重视，各科室积极配合，主管部门全力以赴，合理分工，充分调动大家的积极性。改扩建医院中的设备采购会面临较多复杂问题，因此作为设备管理部门更要提前做好规划，分析可能存在的各种情况和遇到的问题，只要我们未雨绸缪，积极面对，就能保证按期圆满完成。