我院医用耗材精益化物流管理系统的应用

魏国勇，张倩，隋守聪

德州市人民医院 器械科，山东 德州 253014

引言

医院的医用耗材的采购和后续的管理、使用一直是医院经济管理和规范化管理的重点，也是医院实行精细化管理的难点之一。随着医疗水平的不断提高和医院规模的不断扩大，医用耗材更新速度越来越快，采购品种和数量不断增加，这对医院医用耗材的采购、验收、入出库、使用、收费及不良事件上报等各个环节的精细化管理提出了更高的要求[1-4]。随着我国医改政策的进一步深入，医疗机构的耗材加成逐步取消，耗材两票制也正在加快推进，引入新的模式、新的技术，分担医院经营管理压力，成为当下各大医院的研究方向，为切实保证患者用械的准确性和及时性，更加有效地管理医院内医用耗材的流通，我院于2017年初引入了基于第三方的医用耗材供应、管理和配送系统（Supply-Processing-Distribution，SPD），通过 HIS与物流平台相对接，借助条码识别技术、射频识别技术（Radio Frequency Identification，RFID），改变了既往医用耗材从供应商到患者使用各个环节不可追踪的模糊状态，保证了可靠、便捷、可追踪的医用耗材供应[5-6]。

1 我院医用耗材原有物流管理系统存在问题分析

我院原有医用耗材的管理采用传统的物流管理模式，存在以下问题：在原有物流管理模式下，主要依靠库管人员定期检查库存情况，凭经验制定采购与配送计划，经常会出现漏订、多订或错订采购计划的现象；医院采购前所未有的仓储成本压力，入库即成本，跑冒滴漏等浪费，高昂的人力成本；供应商多、管理困难，医院供应商数百家，完全靠手工管理；信息孤岛、各管一块，医院HIS、HRP、财务系统的信息壁垒存在；高值耗材缺乏质量追溯，寄售、跟台耗材都缺乏全程追溯手段，半手工管理，耗时耗力；医院耗材方面考核困难，人工抽查手段不能满足现阶段的管理要求。

基于以上的问题与需求，我院正式开始了SPD系统项目的建设运营。

2 我院医用耗材SPD管理模式的应用

SPD模式下，医院需引进第三方物流服务团队，经过多方调研和认证，最终我们与一家物流配送公司达成了合作共识，整合大部分医用物资与该公司配送，在耗材到院价格整体降价15%的落实批量采购，该运营方承担服务过程中涉及的信息系统、信息设备、物流及库房设施设备，提供专业的服务人员、管理人员，同时承担相关系统和设备的运维工作。经过5个月的项目前期准备及实施工作，该SPD运营团队进驻我院，全面开展SPD院内物流服务工作。

2.1 我院SPD运营组织架构

SPD中心仓库组织机构建设为SPD解决方案的重要内容之一，其组织结构采用职能型组织结构进行构建，见图1。SPD中心仓库由SPD中心仓库主任统筹管理,下辖库内组、配送组、会计组及维护组4个小组共同完成医院所有医疗耗材的验收、打包、配送、维护、财务及系统维护方面的工作；作为医院器械科职能只做运营监管，我们负责4件事：① 耗材品种的准入及证照审核；② 对进入医院的所有耗材进行验收及确认；③ 医院消耗确认及结算对账确认；④ 对SPD运营团队进行多维度指标考核。我院器械科与SPD运营团队管理边界清晰，分工合作，职责明确[7]。

图1 SPD运营组织架构图

2.2 业务流程设计和实现

根据工作实际，便于管理，我院将医用耗材管理分为高值跟台、高值寄售、普通医用耗材进行业务流程设计管理。高值跟台耗材管理，见图2。我们落实了验收、使用、赋码、收费、结算的流程；高值寄售耗材管理我们使用了智能耗材柜，智能耗材柜实现了与HIS、SPD系统的无缝对接，智能耗材柜落实了科室高值耗材的基数管理，智能柜的耗材自动补货、使用、退货[8-9]。落实了验收、赋码、智能柜、使用、收费、结算的流程，见图3；普通医用耗材我们结合条码技术，落实了验收、赋码、使用、结算的管理模式，见图4。

3 引进SPD物流管理模式的流程优化分析

（1）采购计划的自动生成。SPD物流管理模式以临床需求为导向，不再只是根据物流仓库库存制定采购计划，而是根据使用科室的消耗和需求，以及SPD物流中心现有库存情况，由物流中心数据库综合汇总后，按供货时间段自动生成采购计划[10]。

（2）主动配送，专人专用，服务临床。改变各科室提交订单计划，护士去库房领货的传统模式，系统会根据各科室在SPD系统中设置的库存上下限，根据后台公式自动计算出各科室的订单，拣货后由SPD库房的物流专职人员配送到各个科室，大大提高了临床上的工作效率；针对耗材使用量大复杂的手术室、介入科、口腔科等，设置科室服务专员，保障了服务责任到人和应急响应时间。

图2 高值跟台耗材运营业务流程

图3 高值寄售耗材运营业务流程

图4 普通医用耗材运营业务流程

（3）商品证照电子化管理。SPD系统上线之前，商品证照完全是纸质化管理，证照过期不能及时发现。SPD系统上线后，所有商品证照信息及图片都将录入SPD系统，系统会在证照过期前60天弹出对话框进行提醒，通知供应商及时补充该商品的新证照，在医院实现了医用耗材资证的全程监控，将资证的动态管理落实到了信息化支撑[11]。

（4）耗材的条形码追溯。在SPD模式下，普通耗材要通过2次赋码和扫码环节，在耗材入SPD库时赋条码上架，在发往临床使用时再次赋码，科室工作人员使用时，使用手持PDA扫码消耗；高值耗材赋码一次，跟台耗材使用后，赋码，科室扫码收费，寄售耗材赋码进智能柜，落实基数使用、消耗收费等。SPD精细化管理平台，结合条码技术，对耗材在院内各个环节的流动过程进行检测和管理[12-13]。通过与HIS系统的接入，高值耗材溯源到病人，即系统中可以根据病号姓名查询出某个病号用了哪些高值耗材，且每个高值耗材的规格、批号、生产日期及有效期都可以查询出来，系统还可以根据高值耗材的标签码查询出此高值耗材运用到了哪个病号身上，手术名称及手术医生号；普通耗材溯源到科室，即什么批号、规格的耗材在哪个科室哪个时间段消耗，哪个科室在哪个时间段消耗了什么批号、规格的耗材。

（5）耗材盘点省时省力，提高管理安全性。高值耗材柜会读取所有高值商品的入柜、出柜的时间及操作人员信息并存储至数据库，提高高值耗材管理的安全性。高值耗材柜会计算出所有商品种类的库存信息，月底高值耗材盘点摒弃传统的人工清点方法，系统可以直接导出库存信息，大大提高盘点效率（原管理模式下，月底高值耗材盘点需要使用科室根据器械仓库的进销存表单进行手工人工清点，每月需要1天时间盘点，还易造成盘点人为错误）；普通耗材的科室库存只要科室落实好PDA扫码消耗，进销存按时间段手持PDA、SPD客户端均可以实时查看。

4 引进SPD后成本控制及效果分析

（1）医院引入SPD系统后，医院对所有耗材落实了寄售制的管理模式。即供应商将耗材直接存放在医院SPD库房，并拥有耗材所有权，待耗材使用后（高值耗材病人使用收费后，普通耗材送至使用科室签收后），医院形成入出库单据，作为医院同供应商的结算依据[14]，因医院仓库“零库存”，医院原用器械仓库和供应站常规库存300万左右，减少了医院应付账款，同时避免了产品过期失效、降价、滞销等风险[14-15]；通过上线SPD，落实了SPD库房运营方对临床医技科室的直接拆分配送，医院将原供应站的节省下来的拆分人员调配到医院其他科室，节约了人力成本，运行3个月后调配出14人，按每人每月人均成本6000元算，年度为医院节约开支86.4万元；因落实了主动配送，医技临床科室耗材管理员在过去的盘点请领中解脱出来，只在主动配送的货物中根据系统提供的库存审核收货，节约了管理成本，对先起落实主动配送的14个科室的引入前、后临床护理单元耗材申领频次及在库库存天数统计，见图5。

（2）强化了审入、验收和数据审核等重点环节。医院器械科管理人员在落实好所有审批手续后，在医院企业资源规划（Hospital Enterprise Resource Planning，HERP）系统中维护新品、价格调整、启停产品等操作，SPD系统仅仅同步HERP系统的数据，做好物资的验收、拆解、配送等；验收环节，入院耗材器械科管理人员进行了验收后才可以进入医院SPD系统配送使用；数据审核环节，普通耗材所有配送到临床一线的耗材，经临床签字确认后，医院管理人员根据临床签字确认的单据在HERP系统根据接口传过来的数据进行审核确认，作为科室成本和结算数据；医院高值耗材原有的HERP系统的使用、收费、单据回传审核功能不变与新增SPD在验收、使用、核销生成的消耗单据进行月使用复核一致后，才作为科室成本和结算依据。

图5 引入前、后临床护理单元耗材申领频次及在库库存天数的比较

（3）通过上线SPD系统，医院器械科在耗材管理更加科学。具体体现在耗材配送更加人性化、财务结算更加真实化、质量溯源更加细化等，见表1；科室在耗材使用上更加简洁、方便、规范，见表2。

表1 我院器械科SPD系统实施前后管理对比结果

表2 临床科室SPD系统实施前后管理对比结果

5 结语

在当今限耗风暴及医用耗材的零差价正在逐步推进的情况下，医院收益逐渐减少，如何在不降低医疗质量和不打击临床工作热情的条件下提升医院运营效益、降低医疗成本成为医疗机构需要解决的重点问题。传统的医用耗材管理的思路太多注重物流过程中的采购、库存、配送等单一环节的管理，随着医疗物资品种的增多、物流量的增大，管理成本和难度逐步增加。本研究通过运用SPD管理的理念，合理的利用社会资源，从全流程的角度提出针对医用耗材物流环节的优化策略，对促进物流供应链理论在医疗物流系统的应用，优化医疗物流的资源配置、降低医疗物流运营成本做了有意的探索。