浅谈医院办公室档案管理中信息化的开发利用

徐铭伟

中图分类号：F272 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）3-094-02

摘 要 在医院办公室工作中，档案管理是十分重要的一项工作内容，随着社会的不断发展进步，科学技术水平的提高，使得各種信息技术已经越来越多的渗透到人们的生活和工作中去，社会已经迈入了全面信息化的时代，这要求医院办公室管理工作中也应当适当的应用信息化技术，本文针对医院办公室档案管理工作中信息化的开发和利用展开了深入的分析论述。

关键词 医院办公室 档案管理 信息化 开发利用

在进行医院办公室档案管理工作时，怎样针对档案管理进行创新是人们比较重视的一个话题。作者先对目前医院办公室档案管理中的各项问题进行了深入分析，针对这些问题提出了档案管理工作的创新工作方法，希望能为今后的档案管理提供一定的借鉴。办公室工作人员必须对档案管理的重要性有一个正确的认识，尤其是其对于人事管理的重要支持作用。现今社会正处于信息化的浪潮中，医院办公室档案管理的工作量也越来越大，因此必须将信息手段应用于档案管理中，这样才能够实现档案管理工作的有效创新，提高档案管理工作的效率，使医院办公室档案管理工作能够更好的适应时代发展的步伐。

一、信息化背景下医院办公室档案管理的现状

安岳县中医医院成立于1956年，历经两次更名、三次搬迁。2013年，建成国家三级乙等中医医院，并实现了“两院一园区”的华美蝶变；2018年迎接了三级甲等中医医院评审，并获专家好评。入围香港艾力彼医院排名全国县级医院500强。我院是四川省护士规范化培训基地，中医住院医师规范化培训协同基地，老年病、中医脾胃病、中药药事管理三个市级质控分中心挂靠我院，是省委、省政府表彰的发展中医先进集体、国家中医药管理局表彰的创先争优先进集体、省级文明单位、省“精品中医医院”建设单位。编制床位600张，开放床位680张。

在信息化的大背景下，医院办公室部门的档案管理工作也受到了很大的冲击和挑战，互联网体系的引进使得档案管理的数字化以及现代化水平都有了很大的提高。可是深入分析我国各大医院办公室档案管理的实际开展情况不难发现，在信息时代的浪潮中，有相当一部分医院办公室在进行档案管理时，无法对先进的信息化技术进行充分、灵活的应用，甚至还有一些医院的信息化建设还未完全结束，这便导致档案管理的很多信息与资源无法在信息化系统内实现融合。此外，部分医院的办公室部门对档案管理信息化的重要作用缺乏清醒的认识，因此日常工作中也未积极的宣传档案管理信息化的重要性。

多数部门在信息时代背景下还很难灵活有效地引导相关人员应用各种信息技术，因此，即使是在信息化的大背景下，我国大多数单位部门的档案管理工作水平还是比较低。在对西部地区某医院的党政办公室档案管理工作进行调查后发现，现今办公室虽然采用了信息化技术，可是一些管理工作者的管理理念还比较落后，因此档案管理的真正效果无法得到很好的发挥。在这样的现状下，积极寻求信息时代医院办公室档案管理的创新发展是十分必要的。

二、目前医院办公室档案管理工作中的问题

（一）医院办公室档案管理工作的信息化水平低

在信息高度发达的今天，办公室档案管理工作涉及到的内容也越来越多，这对于办公室工作人员来说是极大的挑战，所面临的工作压力也在不断的增大。面对这样的现状，更加需要灵活和充分的利用信息技术和信息手段才能够促进档案管理工作的质量和效率提升。目前医院办公室档案管理工作的现状为——各种信息技术和信息手段并未得到很好的应用，因此档案管理的信息化水平相对较低，这使得档案管理工作的工作水平迟迟得不到提高，也无法适应社会快速发展的步伐。

（二）医院办公室档案管理工作者的技术水平较低

各种信息技术和信息手段都是需要由人来操作和完成的，因此医院办公室的档案管理人员应该是具有一定专业水平的信息管理人才，这样才能够最大程度的发挥信息化手段的优势。但目前有相当一部分医院并未给予办公室档案管理工作足够的重视，认为目前的办公室档案管理系统已经足够完善，因此不再注重对信息化管理进行创新，这样的错误认识使得医院长期以来都忽视了专业化人才的培养。专业人才的匮乏使得档案管理工作者的信息化技术水平普遍较低，档案管理的效率也无法得到很好的提高。

三、如何实现办公室档案管理工作的创新发展

（一）更新传统的档案管理理念

互联网信息技术的飞速发展，要求政府机构和事业单位的办公室档案管理工作者也必须对自身的工作观念进行改变，这样才能够很好的适应互联网技术涌入所带来的诸多改变。因此，医院办公室在进行档案管理工作时，必须要关注各种档案的使用价值，还需要将创新理念贯彻好，以高效、灵活的进行各项工作。医院办公室应考虑招收一批信息化储备较强的年轻人员，为档案管理工作注入新的血液，且年轻人对于互联网的接受程度也比较高，理解起来会更快，这样便可以很好的适应现今信息化背景下医院办公室档案管理工作的各种变化。

（二）提升档案管理工作者的创新意识和信息化水平

在目前的社会背景下，要实现医院办公室档案管理的创新，则必须将档案管理工作者创新意识和信息化水平的提高作为首要工作。实现档案管理的信息化需要有强有力的人才支持，因此必须先为档案管理工作的进行打下良好的人才基础。不仅如此，还应要求管理人员人事到档案管理的重要意义，要使其对档案管理工作有较高的敏感性和正确的认知，以保证其能够全身心的专注于档案管理工作。还要注重提高档案管理工作者综合素质水平的提高，但应将信息化技术水平的提高作为重点，这样才能够保证档案管理工作人员的思想水平和技术水平都是与时俱进的。医院方面最好能够结合办公档案管理人员的整体情况组织相应的培训，以帮助档案管理人员系统化的提高其专业知识和专业技能，使其能够更好的服务于信息化档案管理工作。

四、如何有效开发利用档案管理工作

（一）对档案管理的服务内容进行创新

我国大多数的事业单位在对档案管理服务进行创新时，都会将网络服务平台的建立作為重要内容，对于医院办公室档案管理工作来说也不例外。之前的档案管理工作中，工作人员大都是使用手工编辑的方法，这使得档案管理工作的效率很低。而互联网技术和信息技术的应用则使得医院办公室在开展档案管理工作时，可以将已有的资源整合为专业的网络服务平台。借助这一平台，开展办公室档案管理工作时便能够随时随地、高效的调取各种想要的信息，工作效率会因此有很大的提升。为使网络服务平台的作用和价值得到更极致的发挥，在设立网络服务平台时就必须考虑到自动化这个方面，这样才能够促进医院办公室档案管理工作智能化和现代化水平的进一步提高。现今很多行业都开始大面积应用“网络办公”这一工作形式，医院办公室档案管理工作也应贯彻落实好这一理念。

（二）以电子形式为主进行档案管理工作

在互联网信息化时代，以纸质档案为主的档案管理方式已经显得比较落后且低效，因此在以后的档案管理管理工作中，应逐渐的增加电子档案的比例，形成以电子档案为主的档案管理工作模式。在使用电子档案开展工作时，一般需要设立档案管理网站，这样才能够第一时间收集到各种档案信息和数据，保证档案管理工作具有较高的网络化和电子化水平。所建立的电子档案数据中心，应该可以对部门内所有的电子档案都实行统一管理，这样才能够更好的保证数据信息的共享，使管理人员借助网站便可以查询到自己所需的各种信息。与纸质档案相比较而言，电子档案的保存时间更长，不会出现像纸质档案那样的损坏问题，且电子档案更加便于保存和携带，在信息收集、整理以及归纳方面也有着纸质档案所不可比拟的优势。这样可以很好的提升档案管理工作的效率，降低工作人员的负担。电子档案所具有的在线收集信息和在线服务功能，不仅能够更便捷的进行档案管理工作，而且还能够使其更好的为医院员工服务，很好的体现了各种档案的价值。

（三）提高纸质及电子档案资料的保密性

在医院办公室档案管理工作中应用互联网信息化技术以后，各种管理工作的效率都得到了大幅度的提升，可是管理工作所面对的风险也会因此大大增加。根本原因是以互联网信息技术为基础的办公室档案管理工作，需要将各种档案资料和信息技术都存入虚拟空间中。除此之外，一旦互联网的硬件或者是软件出现问题，也会导致管理资料的丢失，这都使得办公室档案管理工作所面临的风险更大。面对这样的现状，医院办公室在进行档案管理工作时必须进行更为严格的监管工作，这不仅是为了保证各种档案资料的安全性、保密性，避免档案资料遗失问题的发生，也是为了提高档案资料的风险应对能力。一般会采用对档案资料进行备份的形式来为档案资料提供安全保障。

（四）不断健全完善档案管理信息共享系统

在档案管理管理工作中，设立完善的档案管理信息共享系统能够增加管理工作的范围，因为信息化档案管理工作并非简单的把各种档案数据收集起来即可，还必须对其进行合理的归类和分析应用，这便要求工作人员对档案管理的范围予以扩大。因此，在进行档案管理工作时，一定要设立好信息共享系统，并建立高效的反馈机制，这样才能够保证档案信息管理的科学准确性。还需结合特殊部门的一些特征，使信息共享系统能够为其提供能个性化服务，使他们更加便捷的得到所需信息。总而言之，在档案信息的收集、整理、分析、运用的整个环节都需要信息化技术提供支持。

五、结语

综合本文论述可以知道，在信息化技术快速发展、互联网技术普及的今天，医院在进行办公室档案管理工作时也必须要高度重视档案管理工作的创新和调整，促进办公室档案管理数字化和信息化的实现。为实现这一目标，医院办公室的工作人员必须对创新档案管理工作的积极作用有一个正确的认识，在平时的工作中改变自己的工作理念，改进自己的服务方式，并且还应注重做好档案资料保密工作。只有做到这些，整个医院行业的办公室档案管理工作才能够赶上信息化时代的脚步，实现自身的创新发展，使档案管理工作能够更好的为医院、为群众服务。

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