办公自动化环境下医院档案管理探讨

孙艳丽

【摘要】进入新时期后，办公自动化系统得到了广泛运用，在较大程度上方便了人们的工作。在医院档案管理中应用办公自动化，可以有效提升管理质量。但是，也会有一些问题随之出现，需要引起人们足够的重视，应该采取相应的措施，不断提升医院档案管理水平。

【关键词】办公自动化;医院;档案管理

在医院发展过程中，医院档案起到较大的基础作用;其对医院发展历程、发展轨迹等进行了记录，并将大量医疗科技成果保存下来，指导着后续医疗工作、医疗研究的开展。因此，在新时期，就需要充分重视档案管理工作，将档案的作用充分发挥出来。特别是办公自动化系统广泛运用的今天，更需要对医院档案管理工作有效改进和完善。

一、办公自动化的优势分析

将办公自动化系统运用于医院档案管理中，具有较大的优势。首先，其能够及时快速地录入各类档案信息，规避人工档案管理中可能出现的各种误差，提升了档案管理的时效性和精准性。其次，在办公自动化系统的支持下，能够将资源共享中心构建起来，促进医院各个部门沟通交流顺利实施，能够更加高效地利用医院档案资源。最后，在办公自动化系统支持下，电子存储取代了传统的纸质存储，记录形式多样，涵盖文字、表格、视频等多样化形式，可以更加直观地向人们显示存储数据，且具有更久的保存时间。

二、办公自动化环境下医院档案管理面临的问题

（一）电子存储文件的保密性无法保证。在网络技术日趨成熟的今天，盗密技术发展迅速，这样很容易损害到电子存储文件的保密性，容易被篡改和盗用电子档案，这样电子档案信息可靠性得不到保证，无法充分发挥电子档案的作用。相较于纸质档案来讲，虽然其保存起来更加容易，但是修改和盗取难度更低，需要引起人们足够的重视。

（二）档案管理标准不够规范。办公自动化系统的实施，方便了档案管理工作的开展，但是因为管理标准不够系统和规范，也容易有很多问题出现。如部分员工虽然利用电子形式存储了档案信息，但是却没有保存纸质原稿;或者在材料打印、传输、接收过程中，对原底稿没有重视，直接存储了复印件等。这些问题的出现，会对档案管理效率和质量的提升造成不利影响。

（三）档案管理人员的综合素质需要进一步提升。相较于传统的手工档案管理，办公自动化环境下的医院档案管理创新了技术方法，改变了原则和标准，那么就要求档案管理员具备更高的素质水平。但是，调查研究发现，部分老员工依然保持传统的思想观念，采用传统的技术手段，不具备较高的信息技术水平，不了解数据信息通信，因此制约了电子档案管理工作水平的提升。

三、办公自动化环境下医院档案管理的提升策略

（一）强化网络监管，保证档案信息安全。电子档案管理安全性的维护是办公自动化环境下的重要任务。在未来发展中，需要加强网络监管，将潜在的网络安全隐患及时排除掉，促使电子档案信息的真实性和客观性得到保证。具体来讲，医院要积极构建网络安全系统，保证电子档案网络系统的完整性、安全性和可靠性。在具体实践中，可以将一系列安全措施运用过来，包括防火墙的使用、安全权限的设置、网络信息系统的加密等，努力营造安全的档案环境。譬如为了避免重要文档信息遭到人为的恶意修改，可以加密处理一些重要文件，也可以设置登录权限，禁止不符合查询和阅览文档的用户访问，促使安全隐患减少。此外，还需要结合医院自身实际情况，采取针对性的网络监管方法，如设置系统网页，拦截不法分子的访问等。

（二）统一医院档案管理标准。只有制定统一系统的档案管理标准，方可以促使医院档案管理效率得到提升。首先，要对文书管理和电子档案管理标准进行统一。文档前期工作和文档后期工作分别由文书部门和档案部门负责，通过对规范标准进行统一，可以促使两个部门的配合更加紧密，促使医院管理工作水平得到提升。其次，对档案管理业务流程有机统一，通过各种流程规范的统一制定，可以对工作人员的各项管理行为有机规范，达到实现电子档案管理效率提升的目的。最后，要对技术操作标准有机统一，相较于传统的纸质档案管理，电子档案管理具有一定的差异，需要制定统一的技术操作标准。

（三）强化培训，提升工作人员的素质水平。目前，在医院档案管理中积极运用了一系列的新技术，要求档案管理人员具有更高的素质水平。那么医院就需要结合实际情况，制定完善的培训制度体系，促使工作人员的综合素质得到提升。首先，可以通过科学招聘人才，将招聘流程严格贯彻落实下去，选择的人才除了具备较高的理论水平之外，还需要具有丰富的实践经验。其次，大力培训新人和老人。对于新人培训，主要集中在入职前培训，促使其能够尽快上手操作;而对于老员工，则需要帮助其革新传统观念，积极学习现代档案管理知识和技术，提升其技术操作水平。

四、结语

综上所述，办公自动化的应用和实施，方便了医院档案管理工作的开展。但是，同时也带来了一些新问题和新情况，如安全性得不到保证、技术标准不够统一等。针对这些情况，需要采取针对性的措施，如强化网络监管、制定统一技术标准、加大培训力度等，促使医院档案管理工作效率、工作质量得到不断提升。

【参考文献】

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