社保档案数字化管理中存在的问题及对策

姜薇

摘 要：本文以档案扫描为例，分析数字化社保档案管理方法的应用价值，根据档案扫描的实际问题，总结社保档案数字化管理工作的具体策略，从而提高社保档案数字化管理水平，达到高质量开展社保档案管理目标。

关键词：数字化；社保档案；管理策略

数字化管理是社保档案管理工作的重要趋势，当前应当从社保档案管理的现实需要出发，完善社保档案管理的数字化运转机制，丰富社保档案管理数字化方法，满足社保档案运转需要，全面提高数字化社保档案管理效率。

1 社保档案数字化管理的主要问题

1.1 管理人员素质的问题

社保档案主要为需要永久保存的档案，特别是在社保规模不断扩大的情况下，提高社保档案管理工作的效率尤为重要，由于有些技术人员还不掌握新时期的数字化社保档案管理技术，因此影响了社保档案管理工作的效率，降低了社保档案数字化质量。例如，社保档案的数字化扫描操作是制作永久社保档案的重要手段，一些社保档案管理人员不能对扫描件进行仔细甄别，或者存在着扫描信息不全问题，或者扫描了保存价值不当的信息。还有些档案管理人员缺乏对社保业务的必要了解，在扫描的过程中没能扫描文件原件，不能仔细的区分草稿、修改稿與正式文件，还有的社保档案数字化管理人员存在保密意识不足问题，对扫描后的档案没能进行科学的分类，也未能有效的确定保密级别，导致社保档案数据的泄露。为了解决这些问题，都需要提高扫描档案人员的专业素养，注重运用科学的方法进行操作，有效的确定扫描的范围，达到有效的防止漏扫、多扫、达到保证档案扫描精准性的要求。

1.2 基础工作不足的问题

社保档案数字化是一项复杂性、系统性、专业性较强的工作。社保档案的数字化管理需要必要的基础性工作和部门配合，当前有些社保档案管理部门的数字化基础设施不完善，缺乏必要的辅助性的数字化档案管理与制作设备，还有的社保档案用于进行数字化的基础资料不足，缺乏科学的数字化社保档案管理方法，因此影响了社保档案管理效率。例如，有些基层单位不重视社保档案管理工作，缺乏必要的社保档案经费，社保档案管理设备更新不足，例如，不少基层社保档案管理部门的电子景象化设备较为落后，设备的功能单一，操作的复杂性较高，有的社保档案管理部门的机器设备老化严重，存在着重张进纸等问题，造成了漏扫现象，给扫描工作造成较大损失。还有的软件系统升级更新不足，基础资料整理不过关，在扫描操作的过程中需要人工处理步骤较多，例如在编页时因此案卷较多、操作复杂，导致出现漏编、重编等问题，造成了档案必须重新扫描。还有不少机器存在着卡纸现象，因为机器设备的问题还可能对原件造成损坏，严重的影响了扫描工作效率。还有的社保档案管理部门与业务部门的衔接不足，不能针对具体的业务操作有效的改进社保档案管理流程，因此影响了社保档案扫描操作的效率，不利于快速的完成社保数字化档案的制作与归档工作。

1.3 缺乏风险防范的机制

数字化社保档案管理工作面临着独特的风险，做好数字化社保档案管理工作还要建立健全风险控制机制。有些社保档案管理部门没能认识信息化环境下的数字社保档案面临的风险，存在着细节方面的问题和疏漏。例如，有些扫描完成的社保数字档案没能及时有效的进行分类编码，不能及时进行必要的备份，或者没能形成完善的风险管控机制，导致数字社保档案在流转中存在着数据篡改、数据丢失等具体的问题。还有的社保档案管理人员的扫描操作时没能及时的进行校对操作，在扫描前没能检查案卷是否完整，每一卷扫描完成后没能进行必要的校对，或者没能总结系统性的档案管理流程，因此影响了档案操作工作的科学性进度，没能有效的保证档案管理质量，无法完成具体的档案管理工作。

2 社保档案数字化管理的具体对策

2.1 建立专职机构

提高社保档案数字化管理的水平，还要完善社保档案数字化管理的策略方法，形成科学的数字化社保档案的运转体系，在专业管理部门的统筹领导下开展好具体的社保档案数字化工作。首先，成立档案管理工作小数，明确数字化档案管理专职岗位，合理确定数字档案的扫描范围。在档案扫描前要区分扫描件与非扫描件，并且发挥相关部门对档案扫描工作的意见建议，更好的提高档案扫描工作效率，解决档案扫描的实际问题。其次，对档案的密级进行确定，在档案扫描前还要合理的确定密级，针对不同的密级进行专门的扫描操作，从而达到提高保密性的目标。第三，在扫描前还要专门进行档案甄别，及时的剔除社保档案中存在的草稿、修改稿、重复件，在有效精练档案的基础上进行扫描操作，从而保证扫描件与正式文件一致性，以便于增强档案的利用价值。为了更好的达到扫描效果，还要在扫描前对扫描档案的清晰度进行评估，有效的防止出现模糊不清问题，从原则上剔除复印件。

2.2 加强档案整理

提高档案扫描管理有效性，还要加强档案的整理工作，有效的防止出现漏扫、重扫、卡纸的问题。首先，在扫描操作前应当检查相关的机器设备，防止因为纸张静电造成的问题，并且控制好扫描机器的环境条件，有效的防止出现静电现象。其次，在扫描操作的过程中防止出现人为失误的问题，在扫描操作前必须做到全神灌注，以确保整批档案扫描的及时完成。第三，在扫描操作的过程中还要防止出现人为失误的原因，绝不能有丝毫的操作失误，以免影响扫描数据信息的准确性。第四，还要杜绝扫描操作不规范的问题，有效的防止文件名编辑错误，页码编辑错误，以及重编或者归档章填写有误问题，在扫描后加强核对。四五，注重机器耗材的情况，及时的对机器耗材进行更换，有效的防止因为机器零部件对大批量扫描的影响，全面提高扫描管理的科学性。

2.3 提高人员素质

做好数字化档案管理工作，发挥数字化技术对社保档案管理工作的促进作用，还要加强专业技术人员的培训工作。首先，配置相关稳定的专职技术人员，要求档案数字化设备操作人员具备丰富的专业技术知识和经验，减少因为操作不过关对档案扫描工作的损失，实现档案操作的环环相扣。其次，在扫描前还要做好案卷检查，在逐项审校的基础上达到查缺补漏的目标。要求档案扫描操作人员不仅要具备丰富的社保专业知识，而且能够从社保档案的角度发挥社保知识的实际甄别价值。第三，要求扫描操作人员还要校对能力，能够在每项扫描后进行专门的校对，从而保证档案数据清晰，适时调整分辨率，达到有效纠偏目标。

3 社保档案数字化管理的优化方法

3.1 加强领导

提高数字化社保档案管理工作水平，还要加强对数字化社保档案的有效领导，形成科学的数字化社保档案的领导机制。首先，提高各部门对数字社保档案的管理意识，加强对数字社保档案的领导，在上级领导的关心下逐步的配齐相关设施设备。其次，配置必要的专职与兼职社保档案管理人员，要求社保档案管理人员明确工作目标，在相关制度的约束下提高社保档案管理水平。第三，还要形成完善的社保档案管理体系，加强对专业技术人员的培训工作，运用绩效考核的方式进行有效约束。

3.2 加强检查

做好监督检查工作是保证社保档案数字化管理运行机制科学化运转的重要手段。为了提高社保档案管理工作的效率，还要形成外部监督机制，围绕着社保档案数字化管理的基本流程进行全面的监督管理。首先，围绕着社保档案数字化运行的流程进行监督，加强电子文件的积累、收集、归档与监督检查。其次，围绕着档案法规进行专门的监督与管理，按照相关法规和标准逐步进行检查，从而有效的督促数字化档案管理部门改进工作方法，完善工作体系，提高工作的有效性和科学性。

4 结论

社保档案数字化管理应当形成完善的体系，创新社保档案数字化管理的方式，运用完善的体系化方法进行社保档案管理，从而满足社保档案事业建设需要，提高社保档案管理有效性，解决社保档案管理现实问题。

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