强化科研机构档案服务创新能力的思考

张艳路 金莲

摘 要：在科研机构当中，由于其工作性质和工作内容对档案管理的要求非常高，隶属于科研机构的档案管理部门在工作上不仅要最大程度地完成分内工作，更要思考如何从工作创新的角度发挥出自身的资源优势，为科研机构的工作提供更加高效的支持。本文通过思考关于科研机构档案管理工作中所存在的问题，给出了档案管理工作创新的意见，为各科研机构档案管理部门将管理服务向知识服务提供参考。

關键词：科研机构；档案服务；服务创新；思考

1 科研档案管理服务能力创新的意义

对科研过程中各种活动的记录以及科研材料的记载总称为科研档案。科研档案在科研过程中对研究过程的记录和对科研成果的积淀有重要作用，档案服务作为科研事业的辅助工作，在对科研档案进行良好和完整保护以及有序整理之外，发挥其资源优势更好地辅助科研工作实施是当下需要思考的课题。随着当前时代“信息爆炸”以及国家对创新的鼓励与支持，科研档案作为承载着最重要科技价值的信息资源，应该在互联网时代结合技术手段建立新的档案服务管理思路，以迎合时代发展和大数据环境的需求。

2 科研档案管理中出现的问题

2.1 管理人员归档意识淡薄

作为科研过程信息记录的载体，科研档案是一个科研机构最有价值和竞争力的部分。然而由于当前社会浮躁的氛围，存在部分档案管理人员认识境界不够，将项目和奖金的申报作为第一要务而弱化了“档案管理”这项本职工作的内容，而出现在科研进行过程中没有及时将科研档案归档，导致科研档案管理没有与科研过程相融合。另外，相关科研人员对档案管理的意识淡薄，在科研过程中由于注意力的集中，无法对科研档案归档工作进行监督。然而，致命的是大多绩效奖励与科研产出有重要关系，日常工作中归档的不及时和不完善将会对科研管理水平的提高产生影响。

2.2 管理制度和约束手段不健全

当下大多数科研档案的管理仍旧遵循传统的常规管理服务，没有可以为科研档案管理提供专门依据的管理制度，大多数情况下都是以最传统的催交方式来提醒档案归档。并且由于科研的价值与其艰难，科研人员在出于对知识产权的保护可能对科研档案管理人员产生抗拒，这在很大程度上对科研资料的搜集和整理归档造成困难，从而出现科研档案质量好坏不一的情况。

2.3 科研档案管理人员素质有待提高

科研档案的管理实际上是一件对认知能力和管理能力都有较高要求的工作，但是当今社会大多数人对科研档案的思想认识不足，仅将科研档案管理作为简单的文档管理工作。而科研机关在安排科研档案管理工作时，不乏大多数安排兼职、人员专业水平不足、年龄偏大、学历不够等人员上岗工作。对科研档案管理缺乏相应的技能培训经历和相关工作经验，导致在工作中工作效率低下、无法很好地完成既有工作，更不用说在此基础上谈档案服务能力创新了。

3 加强科研档案建设与管理问题思考

在我国创新势头不断向前发展之时，科研领域也受到了非常大的关注，在国家鼓励创新以及科研申报的相关文件出台以后，科研项目的申报受到所有科研人员的高度重视，以此激发了科研界研究人员的高度热情。各大科研单位在该政策出台以后甚至以科研项目申报数量以及项目基金的多少进行评比、

对于科研工作来说，科研档案实际上是一种载体。科研档案管理的最基础部分实际上是档案的采集，采集工作的后续还有分析、整理、储存等过程，在实际操作为了形成系统的、准确的以及完整的档案，在过程中情况更加复杂。某一项科研项目的档案管理应该是与该项目研究过程同时进行的，高质量科研档案的形成需要档案管理人员在科研过程中与研究人员的双向紧密联系，才能够保证各项科研资料都包含至该项目的科研档案之下。在这个环节上较可取的做法为在科研小组安排一位档案管理员，利用档案管理员本身搜集信息的能力更快地帮助科研课题小组搜集相关资料的同时将科研过程与科研档案的建立紧密结合，努力做到不断档和及时归档。

实际上在支持工作之中余思考得出，科研机构档案服务管理必须有一套相关联的制度来对档案管理的方方面面进行约束。以制度明确责任，以制度明确方法、以制度明确形式等。

4 提高科研档案服务创新能力的建议

4.1 加强科研过程中档案资料的搜集与整理

实施上文提到的安排档案管理员进科研小组的工作，从项目的申报到实施中的各项材料，比如申报书、实验数据、实验报告等均可纳入科研档案建立的内容，档案管理员可在驻研究小组的过程中，随着其进度直接将建档过程与研究过程融为一体，这样就可以在不漏掉任何研究材料的情况下形成完整的科研档案。同时可以利用现代信息技术，在保证知识产权不受侵害和科研项目保密性不被破坏的技术上，在网络上建立科研机构内部可免费通用的信息归纳搜集平台，实现档案资源查询利用的便捷性。

4.2 提高归档意识

科研人员在其研究工作进行过程当中专注于课题的研究和实验数据的挖掘从而忽略了档案归档实时间，为解决这样类似情况多次发生影响建档质量，科研机构应该对研究人员进行相关培训，提高其科研档案归档意识，同时也增进与档案管理人员的理解与信任。对于科研档案管理人员的安排上也要进行细细斟酌，尽量选择具有一定专业知识的管理人员，对于兼职档案管理者也要投入更多的精力来培养。

4.3 重视科研档案的应用

在当前科技发达的信息时代，有非常多的案例告诉我们知识化、信息化的内容应该与大数据更加深度地结合起来才能够发挥其最大的效用。科研档案的主要作用不仅仅是搜集和管理，更是将海量的科研结果进行运用，从而促进科研的进一步发展，这是资料存在的重要价值。在整合各种一手科研资源之后，应当形成档案提升其使用价值，在互联网+的浪潮下进行档案可视化，促进科研档案共享，深度挖掘科研档案的价值。与此同时也要顺应当前个性化服务的趋势，以用户需求为导向，在应用过程为有购买需求的用户提供个性化的服务。

5 总结

综上所述，科研档案从科研工作中来，最后也应该到科研服务中去。强化科研档案的创新服务能力对于促进科研发展来说是一项基础工作。同时，做好这项工作会给所属的科研机构带去诸多利益，也更能作为科研机构吸引人才注入的重点。强化创新服务能力对于科技成果的转化和学科平台建设以及机构科研实力展示都有重要作用。

参考文献

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[3]韩晋莉.浅析科研档案的保密管理工作[J].机电兵船档案，2014（03）.

[4]甘辉.科研机构档案信息化建设的路径探析[J].办公室业务，2013（22）.

作者简介

张艳路（1989-），女，汉族，山东德州，硕士研究生，研究方向：档案。