档案管理和公文处理衔接问题分析与对策

摘 要：档案管理和公文处理都是办公室处理文件的主要工作内容，它们之间也存在着因果关系。档案是公文的主要载体，来自于公文，公文的优劣影响着档案的质量。要做好档案管理，首先就要提高公文的质量。而用好档案不仅有利于资源开发，还有助于档案管理工作的有效开展。因此，做好档案管理和公文处理的衔接工作，是管理工作亟需解决的问题。

关键词：档案管理；公文处理；衔接

公文处理是各个级单位一项重要的工作，也是一项不可或缺的文件管理行为，还是各个单位之间进行联系的纽带。而档案又是公文的重要载体，也是重要的信息来源。利用好档案管理，对单位工作职能转变有着直接的影响。档案是信息的重要载体，加强档案管理工作，可更好地开发资源，衔接公文处理与档案管理之间的公文处理工作，提升档案管理能力。本文就档案管理和公文处理衔接这一课题进行研究，希望能够为相关单位提供理论参考。

1 公文处理及档案管理衔接的重要意义

公文是一种公务文书，具有一定的法定力以及规范体式，主要在单位的行政管理体系中形成[1]。不仅可实现对党和国家方针政策的传达贯彻，同时也作为一个重要工具始终存在于经验交流以情况报告工作中。公文管理是各个单位管理工作的重要组成部分，各个单位直接利用公文进行工作联系。所以说公文处理也是一项重要工程，具有一定的复杂性。公文作为重要来源始终存在于档案资料中，也就是说公文是档案资源的重要组成部分。实现对信息载体最有效利用，对单位职能的转变以及单位工作效率有直接影响，同时可在一定程度上实现对工作水平的有效提升。在公文管理中，档案通常是公文在一定条件下的转化形态。在档案管理及公文处理的接续环节，不仅是进行“来料加工”即可，还需要借助公文处理，加强档案管理及公文处理间的衔接，以有效提升档案管理的水平，为单位工作提供便利，让档案更好地服务于实际工作，最终促进政府职能的转变，提高单位各项工作效率与管理水平。

2 公文处理和档案管理衔接中存在的问题

在实际的公文处理与档案管理的衔接工作中，从公文生成制到归档是个系统的管理过程，应当辅助以有效、科学的管理制度监督其整个过程。但由于部分单位工作人员的公文和档案的处理和管理意识不强，使得公文处理与档案管理的衔接工作中存在着如下问题：

2.1 公文处理和档案管理缺乏规范

一些公文处理和档案管理工作者没有管理公文和档案的科学意识，使得公文处理和档案管理缺乏规范。因为未意识到公文处理和档案管理缺乏规范的重要性，所以可能造成某些重要公文未能有效归结成档案，为日后的档案查询和使用工作带来困扰。在公文处理和档案管理工作中必须重视其管理的规范化和标准化。

2.2 格式未达到相关法规的规定要求

有些单位的公文处理与档案管理的衔接中没有依照档案法以及公文处理的相关规定进行公文与档案格式的规范操作，使得一些公文在归档中发生一些操作错误：用纸和装订不合要求。我国相关法律法规和文件对于公文用纸的纸张定量、型号、装订要求都有明确规定，但一些单位却未能按照要求，私自使用不合规的纸张、装订也不规范造成一些公文在保存过程发生漏页、破损或发黄，严重影响了档案的严肃和美观；版记和附件不规范，版记作为文书部门与档案部门的衔接标识，在日常工作中常被忽视，造成公文无法规范立卷和归档；原稿不齐全，有时，原文很规范，但实归档时却缺原稿或管理视野修改稿；书写字迹处理不恰当，在案卷中，使用易褪色的笔种、墨水和纸张，影響公文质量，使得公文无法立卷归档。

2.3 公文处理及档案管理的衔接质量有待加强

有的单位仍然保持“文山会海”的工作作风，使得公文数量较多，加大了档案管理及公文处理人员的工作负担。工作人员很难在有限时间内有效保证公文处理质量，使得公文与档案质量较低，影响了单位服务的效能。而且有些单位仅重视档案的数量，不重视档案的质量，档案信息的应用效率并不高，对单位工作的效率、服务管理能力及政府职能的转变等均有影响。

3 公文处理和档案管理衔接中的有效对策

3.1 公文处理规范化

公文是具有规范格式的文书，在日常工作中，要树立公文规范化、标准化和科学化的指导思想，维护公文的权威，确保公文的严肃性，这样才能达到档案管理科学化、标准化和规范化。要达到这个目标，就要从公文用纸、装订等细节开始，严格按照国家规范的行文规则、行文关系、公文种类及格式标准执行。公文的标准格式内容主要有：公文版头排列及字体、字号，文号，标题排布的注意事项，正文具体格式及一些称谓表述方式，落款及印章的使用，主题词的用法，抄报、报送要注意的问题等，在版记、附件上也要严格按照规定进行，这不仅能够端正文秘工作人员的工作态度，也能够避免重复劳动，给档案管理工作带来便利。在公文文种的选择上也要按照相关文件的要求拟题，避免出现一些文种混用的现象，给公文处理和档案管理带来不便[2]。

对于原件的保护，要从档案管理的工作实质上考虑，设立这个环节，就是为了以后在人事变动方面能够有迹可循、有证可查，所以对于公文处理，应将原件、改正稿和定稿都要保存好，让这些作为历史见证。当然为了保护这些资料，就要从纸张、笔迹这些细节出发，不能因一时之便误了大事。

3.2 及时立卷归档，为公文和档案的转化做好衔接

公文是档案的重要基础，公文制发完毕后，应该由专人及时整理、归档。文件制发人员在平时的工作环节中就要注重收集，倡导“马上办”的工作作风，强调“及时”二字，及时收集，及时分类，及时归档，切忌积压。各部门办理完毕的文件材料，根据立卷的原则和方法，应统一集中由文秘人员保管，并在档案工作人员的指导和帮助下，对文件按照类别分类，进行排序、编号、归档。公文的立卷、归档是文秘工作的末端环节，而对档案工作却只是开始环节，并成为两项工作真正意义上的衔接点。文秘人员平时有计划地收集整理文件，进行分门别类地管理，既方便平时查阅，又利于年终立卷。

3.3 加强公文处理及档案管理衔接的质量意识，提升公文及档案质量

为了有效提升公文及档案的质量，有必要提升公文及档案处理人员的衔接意识，转变相关人员的工作作风，有效落实文风改进的精神要求，缩减公文数量，减轻相关人员工作的压力，确保人员的工作时间，督促其对公文的规范、格式及标点等细节均进行认真处理，以提升公文及档案管理的质量；还应对两个工作环节进行标准化管理，加强管理制度的规范化，精于求精，做好公文工作及档案管理间的衔接工作，以提升单位的服务管理能力。

4 结束语

在公文管理工作中，公文及档案的管理工作是紧密相连、相互依存的衔接工作，两者间实施一体化模式已成为发展趋势，加强两者间的衔接工作，可有效提升公文处理的效率，提升档案管理能力，从而促进单位服务管理水平的提高。积极促进公文与档案管理衔接，优化工作效能，应当着手完善相关制度，强化一体化的管理意识，注重公文和档案工作的精细化管理，不断优化公文处理与档案管理的衔接机制。相信在档案管理人员和其他工作人员的努力下，单位办公文件整体管理水平和服务水平都会有显著的提升。

参考文献

[1]黄岩.简述档案管理和公文处理衔接问题[J].民营科技，2017（06）：86.

[2]徐微微.谈公文处理和档案管理衔接问题[J].兰台内外，2016（01）：69.

作者简介

韩强（1969-），男，山东省菏泽市牡丹区人，中专，毕业于山东省人口学校，档案管理助理。