人事档案管理存在的问题及应对策略

郭宗英

摘 要：人事档案是档案管理工作中重要的内容，随着我国档案管理的理论与实践不断完善，人事档案管理工作取得了长足的进步，但是也应当看到在当前人事档案管理工作中还存在着一定的问题，这些问题的存在都制约了人事档案管理水平和质量。因此，以问题为导向，对人事档案管理工作中存在的问题进行分析，在此基础上提出相应的认识档案管理工作完善的建议十分必要，本文基于问题展开研究，并提出相应的建议。

关键词：人事档案；存在问题；对策建议

1 人事档案管理概述

人事档案是指档案管理过程中，通过收集、鉴别、整理、收藏、编研等档案管理的各个程序实现工作人员相关史料的管理，通过人事档案能够为各类人力资源管理工作提供相应的信息借鉴和参考。从人事档案的特点上看，一是人事档案具有客观性，人事档案的客观性主要体现在其档案内容的客观上，档案自身的属性决定了档案内容的客观、真实性，人事档案在档案的内容上更为突出的显示了档案的客观性这一特点。二是人事档案具有系统性，人事档案是档案记载的人员的工作经历的全部过程。因此，档案的内容具有系统性和连贯性，能够全面的反映档案记载人员的工作经历、奖惩情况、行政级别晋升、职称评定等各个方面的内容，从而形成一个完成的系统性档案。

2 人事档案管理存在的问题

目前人事档案管理工作已经取得了长足的进步，在管理的水平与质量方面有了较大的提升，但是也应当看到人事档案管理工作还存在着诸多的问题，本文对人事档案管理过程中存在的问题进行逐一列举。一是对人事档案管理的重视不足。档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。但是由于人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，人事档案管理大多数是由人事处的工作人员兼职，属于非专业人员管理，并且人员变动较频繁，管理水平不高，管理手段落后，对档案工作精力投入不足，因此严重影响了档案管理水平。在人事档案管理工作中，有部分领导在认识上存在着一些误区，认为人事档案管理工作就是保管档案工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。因此，往往容易忽视人事档案管理工作，档案问题得不到解决，场所、经费、管理人员没有保障，档案工作自然就做不好。二是人事档案保密性不够强。国家人事档案管理制度规定，“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”。人事档案对当事人保密的目的一般认为是安全的需要以及方便组织管理，但正是这种高度保密性反而降低了人事档案的真实性和可靠性，“组织意见”本人是不知道，而使档案材料的主观随意性增大。三是人事档案有弄虚作假现象。人事档案的生命是真实性，在现有人事档案管理模式下，“弄虚作假”现象屡屡出现。如高考、职工调动、就业、报考公务员、考研等，个别人甚至通过在人事档案中改修姓名冒名顶替达到读书、工作、参军等目的。有的为了竞聘较高级领导职务岗位，伪造干部履历、入党材料和学历证书等。也有单位个别领导通过档案打击报复，给职工带来极大的伤害。不同形式的虚假档案现象的屡屡出现，使档案制度的严肃性、准确性、唯一性屡受挑战。四是人事档案材料不全。由于事业单位机构改革管理体制的变化，实行了双重管理后，部分人员变动之后，工作岗位档案没有收集整理归档。档案工作不能适应现在的管理需求。没有档案工作的领导建立，管理机构和网络层层档案工作领导小组配备不完善，对档案的收进和移出、案卷的数量未按事业机构统一标准整理材料归档，造成档案材料不齐不全。档案工作没有列入企业的重要议事日程，事业工作计划收集存在一些误区，认为档案管理不是主要工作，也没有经济效益，管理机构和网络层层档案工作不完善，对档案的收进和移出、案卷的数量、档案的利用等情况记录不详实，档案室的很多资料出现修复或复制。五是管理制度相对落后。档案管理人员对资料整理一般都是被动应付。由于监督不及时，造成很多资料有大量资料流失。档案自带是普遍存在的问题，很多单位由于档案自带出现纠纷，发现问题无法及时沟通，很多档案管理人员大部分没有经过专业的档案知识培训，对工作精力投入不足，有时没有定期召开档案工作会议，影响了档案管理水平。六是管理手段落后，在档案管理手段上，因为没有单独的人事档案管理软件，管理人员还一直采取手工编辑、检索，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。调阅档案时都是采用原始的手工操作方式。七是管理人员业务不熟：大多数的档案管理人员没有经过组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管理档案的要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作。

3 人事档案管理完善的建议

对于人事档案管理过程中存在的问题，建议从以下几个方面进行人事档案管理的完善和质量提升。一是高度重视人事档案管理工作，人事档案管理对于各个单位而言有着非常重要的作用，在干部考核、选人用人、职称晋升等方面都有着非常重要的作用。因此，各个单位应高度重视人事档案管理工作，在人、财、物等方面加强对人事档案管理与服务工作的投入。二是加强人事档案保密安全教育，档案具有非常强的保密性，因此，在档案管理工作过程中应加强人事档案管理的保密安全教育，不單是对于档案管理人员进行档案保密教育，同时也应对单位其他人员进行档案保密教育，提高全单位对于档案保密的重视，确保档案的隐私性实现。三是严格进行鉴别人事档案的真伪，人事档案的客观真实是人事档案最为根本的属性，在档案管理工作中应加强档案鉴别环节工作的强度，细化鉴别的规范和流程，从而确保人事档案的真实性，同时对于存疑档案按照相关制度进行核实。四是完善档案的收集工作程序和规范，确保人事档案的材料的完整性。档案的完整性主要体现在档案的收集和档案的收藏环节，在档案管理的收集和收藏环节中应不断完善相关的工作程序和规范，确保人事档案各类材料的完整性。五是建立健全人事档案管理的相关制度，各类管理工作都应以制度先行，对于档案管理工作，特别是认识档案管理工作而言，按照国家相关法律法规，结合单位实际情况建立的管理制度是开展好认识档案管理工作的前提和保障，在制度制定的过程中应对于档案管理的各个环节的内容、岗位职责、流程规范等进行细化规范。六是提升人事档案管理水平和管理方式，人事档案管理工作应充分运用不断发展的信息技术提升档案管理水平和管理方式，实现更为高质高效的人事档案管理。七是注重档案管理人员的专业技术水平和综合素养的培训，将走出去与请进来相结合，不断提升人事档案管理人员的水平也是完善人事档案管理工作的重要途径和手段。

参考文献

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