关于创新新时期档案管理模式与方法的思考

刘萍

档案管理是事业单位工作的重要组成部分，关系着事业单位能否高效运转。时代的发展促使人们观念不断更新，技术不断进步，这对事业单位的档案管理提出了更高的要求。档案管理必须改变传统落后的人工式管理，创新管理模式与方法，多措并举实现档案管理的高效率，为事业单位良好运转保驾护航。

1 推进档案管理的信息化建设

传统的档案管理存在工作效率低、工作程序繁琐、检索耗时长、安全隐患大等问题，不能适应信息化时代的发展要求。因此需要提高档案管理的工作效率，简化工作程序，缩短检索时间，增强安全保护。事业单位的档案管理同样必须适应时代发展的要求进行信息化建设。首先，建立标准规范的信息系统。事业单位的档案从收集、归类、保存、利用等方面进行信息化管理，每一步工作程序都标准化、规范化，档案统一实现数字化管理，把以前的纸质档案通过扫描等技术录入信息系统，能够大大提高档案管理人员的工作效率，提高检索速度，节省人力成本。其次，建立数字网络安全防御系统。通过杀毒软件、加密处理、登录人员身份识别、档案备份等手段加强档案资料数字化安全管理，防止病毒入侵或不法人员扰乱事业单位档案管理的秩序，保障事业单位各项工作平稳有序运行。最后，建立自动化档案管理系统。档案管理的自动化包括信息的自动收集、自动分类、自动检索等功能，可以实现档案资料的批量处理和自动处理，可以简化工作程序，提高工作效率，降低错误率。

2 健全档案管理专项制度

俗话说：没有规矩不成方圆。档案管理这项工作也需要“规矩”，即健全的制度。在某些事业单位档案管理工作被视为打杂的工作，根本没有专项规章制度对档案管理工作进行有效指导和约束。即使有些单位针对档案管理建立了相关制度，但是规定过于宽泛，执行力度较差，流于形式，这就容易造成档案管理混乱，工作人员玩忽职守的现象发生，影响事业单位的发展。因此，必须对档案管理制度进行创新。首先，建立健全档案管理制度。运用现代管理理念建立档案管理制度，对每一项工作程序都进行细化，对每一个工作岗位职责都进行明确，保障每一项工作都能有条不紊地运行。其次，落实责任到人制度。相关人员明确各自的职责范围，一旦出现问题能够立刻找到责任人，避免推诿扯皮现象发生。最后，建立严格的考核与激励制度。对员工的工作表现要奖罚分明，不能是“大锅饭”和“平均主义”模式，对工作态度好、工作绩效好的员工要在工资、奖金上有所激励，在评优提干方面有优先权，真正调动员工的工作热情，做到干多干少不一样，干好干坏不一样。对那些消极怠工、工作态度不认真、工作成效比较差的员工出台严厉的惩罚措施，并严格落实，杜绝一切钻制度空子的行为发生。

3 加强培训，引进专业化人才

传统的档案管理工作人员大部分不是科班出身，总体来说素质不高，专业知识匮乏，工作态度散漫，工作动力不足，积极性较差，因而导致档案管理的总体效率较低，出错率较高，不能很好地服务于事业单位的管理。在信息化时代，事业单位的工作节奏随之变快，必然要求档案管理的工作效率提高，这就意味着档案管理工作人员必须提高其工作技能，学习专业化管理手段与方法，以更好地服务于单位。首先，加强现有工作人员的培训和再教育。先对其观念进行培训，让其认识到档案管理不是可有可无的部门，必须把档案管理工作重视起来，改变其散漫的工作态度；而后对其专业技能进行培训，聘请专业讲师教授新技术并进行实战，提高工作人员的工作效率。其次，引进专业化档案管理人才。大学是培养人才的摇篮，为社会培养了很多具备专业技能的档案管理人才。事业单位可以从大学里招聘专业的档案管理人才，用他们的专业知识提高事业单位的档案管理水平。但是大学生的理论功底扎實但是实战经验不足，必须对其进行全面的岗前培训和实战操练，这样工作起来才能得心应手。此外，事业单位也可以通过社会招聘的渠道引进经验丰富的高素质档案管理人才，但是需要付出高昂的人力资源成本。事业单位可以根据自己的情况选择人才引进的类型和方式。

4 创新档案管理服务方式

传统的档案管理处于被动服务状态，各部门或人员根据档案管理的规定把档案移交给档案管理部门，档案管理部门经过整理后归档，归档之后档案资源可能就束之高阁了，没有工作人员对这些档案资源进行主动、充分地开发。只有当用户提出利用要求的时候，档案管理部门才提供相应的查找服务。在这种情况下，档案管理部门的重要性未凸显，档案资源的价值未充分体现，不利于档案部门和事业单位的未来发展。在信息化背景下，档案管理部门必须改变过去的工作思路和服务方式，增强主动服务的意识，建设一个开放式的共享平台，使档案资源主动走近用户，为其他部门的工作提供有价值的档案信息，最终实现档案资源共享。此外，档案管理部门可以利用大数据技术等打造一个一体化的服务流程，包括档案资料一体化、部门衔接一体化、内部流程一体化，可以有效增强数据的流通性和兼容性，有利于降低事业单位各部门的沟通成本，彰显档案管理工作的重要性，促进事业单位又好又快发展。

总之，档案管理工作在任何单位都是必不可少的一项工作，档案管理工作的好坏能够影响整个单位的平稳运行。在信息时代背景下，档案管理工作也需要与时俱进，改变传统落后的管理模式与工作方法，利用先进的技术、健全的制度、高素质的人才、现代化的服务方式来改进档案管理工作，提高工作效率。档案管理人员要用专业的精神、敬业的态度、饱满的热情、十足的干劲做好本职工作，为单位的可持续发展做出贡献。

（作者单位：河北省沧州市东光县档案局）