文书档案管理探索

曾川

文书档案对于单位乃至社会的发展均具有重要的意义，其管理水平的高低也能体现了单位的办公水平。随着社会的进步与发展，文书档案管理也存在着一定的问题和挑战，同时也带来了很多机遇。应充分利用现代社会带来的机遇，发现问题，解决问题，提出文书档案管理策略，提高文书档案管理水平，为发展提供可靠的数据依据。

所谓的文书档案，即团体、机关、企事业单位产生的由通用文书转化成的那一部分档案的称谓。文书是档案的一种形式，是单位的信息数据库，是工作开展的基础，其记载了事业单位的发展历史，客观书写了事业单位的社会活动，为事业单位的业务提供数据支持，对事业单位的发展具有重要的意义。因此对事业单位来讲，文书档案的管理也具有了重要的意义。加强对文书档案的管理可以方便对以往信息的查询，做到查有依据；同时也可以优化事业单位的团队建设，为事业单位的发展提供经验教训，并为其长远发展奠定基础。

文书档案管理对单位的发展具有重要作用，历来受到领导者的高度重视。例如秦朝，虽然统治时间十分短暂，但是其给后世留下了数量巨大，类型繁多，内容丰富的文书档案，文献价值巨大，影响及其深远。秦朝之所以留下世人瞩目的文书档案，与其严密完善的文书档案管理制度有这紧密的联系：（1）能够组织规模庞大且效率极高的文书档案官员；（2）能够保证文书档案的载体安全可靠，记录内容真实有效；（3）能够保障文书可以畅通无阻的运转下去。再比如明朝皇帝朱元璋，能够充分利用文书档案工作用于国家建设中，并领导文书档案工作取得了突出的成就，促进了中国文书档案事业的发展，在中国文书档案史中占据重要位置；（1）注重对前朝档案的收集和整理，并对本朝文书档案进行积累；（2）对各级文书档案的工作高度重视，并加强其机构的建设；（3）对文书档案工作制度进行制定和完善；（4）充分发挥文书档案在建设中的积极作用。

随着现代科学技术的进步和信息化现代化的快速发展，提高文书档案工作者的整体素质，建立完善的文书档案管理体制，强化文书档案工作者的档案意识，提高文书档案管理的水平是符合现代发展文书档案管理的必然趋势。尤其是随着信息技术和网络技术的发展和普及，大部分单位的文书档案管理工作都已经实现了符合时代潮流发展的现代化的管理和应用，取得了显著的成效，减少了文书档案管理者的劳动强度，减少了部分复杂繁多的手工劳动，使文书档案管理工作的效率得到了显著的提高。

虽然现代技术的发展对文书管理工作提供了诸多便利和条件，带来了新的机遇，同时也给现代文书档案管理工作带来了新的挑战，不得不让我们提高警惕。（1）电子形式的文书档案容易导致内容泄露，保密性问题成了一个很大的隐患。电子文书档案能被外人修改，遭到破坏，且不会留下任何的修改痕迹，从而不能很好辨别出是复印件还是原件。因此，防止文书档案被修改是文书档案管理工作面临的一大挑战。（2）一些文书档案管理者综合素质低下，不能完全掌握利用先进手段进行文书档案管理，受传统管理模式的影响较大，即使引进先进的自动化设备也没有专业的人员进行操作，不能发挥其应有的作用。（3）文书工作和档案工作的衔接存在一定的问题。在实际的工作中，两者应该相互配合，相辅相成，既能相互联系，又有各自的特点，形成了一个分体式的体系。然而在两者的衔接主体上，即处理办法和公文格式方面存在着许多不规范的现象，例如所用纸张不达标，装订不规范；编号不规范，原稿不齐全；办理程序不合规范，文体使用不当，等等；（4）单位领导对文书档案工作的管理不够重视，存在着片面的认识，在众多职能中地位不是很高，把文書档案工作想象的过于简单，说起来工作很重要，但是做起来却是次要的工作。况且，文书档案工作往往投入巨大，但是见效却很缓慢，并且经济效益也不能明显的看到。只需将单位文件妥善保管就好，当需要的时候能够提供一定的参考就行。（5）文书档案者的培训仍然需要加强。某些单位文书档案管理者从没有经过专业的培训，对文书档案管理事项往往一知半解，不能抓住要领。其综合素质不能达到新时期文书档案管理者的要求，仍然相差一段距离。特别是现代信息技术和网络技术的应用发展，利用计算机对文书档案进行管理已经是必然趋势，因此应加强对文书档案的技能培训，是管理工作更加标准化更加规范化。（6）单位的各个部门对文书档案的配合不够，限制了文书档案的管理水平。一些部门不愿意把需要归档的文件资料交给文书档案管理者统一保管，在对此努力未果的时候，他们也只有对他们妥协，久而久之，一些非常重要的文档就很容易丢失，想要追究责任，重新找回时也为时已晚。（7）从事文书档案者偏少，并一兼多职，并缺乏专业管理人员，他们负责收发文件，文字的整理，信息的宣传等等方面的工作，而负责文书档案管理的精力就十分有限了，因此对档案的收集，整理不到位，不完整，造成工作中的很大漏洞。

针对现代文书档案管理面临的挑战和问题，应该想出积极的应对之策，以提高文书档案管理的工作水平，一边为单位更好的服务，提供数据参考。

（1）增强文书档案工作重要性的意识

文书档案是单位活动中形成的具有保存价值的文件，是了解和掌握活动规律的重要依据。无论是领导者还是文书档案管理者，都应该明白文书档案管理的重要性，对其他部门起到示范和榜样，同时加强合理的宣传，是单位每一个工作者均意识到文书档案管理的意义，自觉自愿的参与到文书档案管理的工作中来，为单位及时发现问题解决问题提供可靠的依据。

（2）建立一套文书档案的现代化管理制度，并保证制度的有效执行。

加强管理制度的建设，能够对文书管理提供制度保障。结合文书档案管理技巧，更能有效的保证文书档案的储存与应用。为加强制度建设，首先应该舍弃传统的不和时宜的落后管理制度，扬弃结合并弥补缺失。在国家文书档案管理的原则框架下，并结合本单位的实际管理体制，组织结构和管理方法，建立适合本单位发展要求的管理制度，有效改变不符合要求的管理制度，完善制度结构，形成一个严密的管理制度体系。

（3）对文书档案管理进行技术创新，促进文书档案信息化进程

传统的文书档案管理手段已经不能符合现代化的需求，过于陈旧，繁琐复杂。随着网络技术和计算机技术的快速发展，文书档案管理必须和现代技术进行结合才能使管理变的更有效率，加快文书档案管理的信息化进程，实现管理电子化、一体化进程。从而减少文书档案管理的任务量，也能进行便捷的查询，从而促进整个单位的高效快速地进行运转。

（4）引进文书档案管理专业人才，优化队伍结构

合理的文书档案管理制度的实施，必须依靠合适的专业的人来执行完成，先进的文书档案管理技术，更需要专业的人才才能有效的完成和实施。因此应加强管理人才队伍的锻炼和培养，提高文书档案管理者的综合素质和业务素养，从实际出发，有目的有计划，有层次，有重点的进行培养，更新业务知识。同时建立优胜劣汰的管理机制，使文书档案管理者能够公平公正的竞争，保证优秀人才的晋升渠道，促进文书档案管理的良性发展。

总之，深刻认识到文书档案工作的重要性，根据时代发展需求，创新管理方式，提高文书档案管理者的综合素质，让文书档案发挥其应有的作用，为单位发展奠定良好的基础。

（作者单位：重庆建筑工程职业学院）