浅谈高中学校档案管理与工作效率的提升

【摘要】随着我校教育工作不断取得新的突破，招生数量不断增长，对校内的档案管理工作也提出了更高的要求。尽管一线的档案管理工作者在工作中不断地总结、摸索，但仍然不乏有一些影响工作效果的问题存在，如何进一步提升档案管理工作效率已经成为了当前急需思考和解决的问题。本文立足于高中学校，分析当前存在于档案管理工作中的问题，并提出几点有效的解决对策，希望能够为档案管理工作效率的提高起到实际的促进作用。

【关键词】高中学校；档案管理；工作效率提升

【中图分类号】G632 【文献标识码】A

引言

档案管理属于学校的一项基础性工作，管理的内容包括基建档案、设备档案、实物档案、声像档案、科研档案以及教学和人事档案，关乎着教师的晋升、调动，学生的升学以及对教学活动的研究等。在学校不断发展的过程中，档案数量无疑会不断增长，对于档案管理工作来说，面临着更加艰巨的任务。必须及时解决现存问题，摸索出进一步提高工作效率的方法，使学校的教育教学、研究工作有序开展，实现对教师和学生信息的统一管理。

一、高中学校档案管理中普遍存在的问题

（一）对档案管理工作没有给予应有的重視

高中的教育任务十分繁重，大部分的教师都将主要的精力投放在了教育教学方面，为学生获得理想的高考成绩而紧锣密鼓地努力着。而对于档案管理这样一项看似与日常教学活动没有较大关联的工作，明显缺乏投入和关注，致使档案管理的设备、技术得不到更新，没有建立起完善的工作制度，档案管理工作的开展具有较大的随意性，不能第一时间解决一些突发问题，难免会影响学校教育工作的开展。

（二）档案管理工作人员的专业素质有待提升

伴随着办学规模的不断扩大，学校中的工作人员也在不断扩招，但对于一些刚刚就职的档案管理工作者没有进行及时的上岗培训，在实际工作中难免会出现许多问题。如不能熟练地操作现代化档案管理设备，保密工作落实不到位，不能在工作中及时地总结问题、提出建议，制约了学校档案管理工作水平的提升。

其次是一些档案管理人员身兼数职，并非专门负责该项工作，而其他工作任务繁忙，很难在档案管理工作上投入更多的时间和精力，导致工作效率较低，无法保质保量地完成档案管理任务[1]。

（三）缺乏完善的档案管理制度

高中学校大多都在长期的工作中建立起了基本的工作制度，但一些制度由于没有及时更新，已经无法满足工作的需要，与当今的工作实际相脱节。当今对于学校档案的管理已经基本实现了现代化，因此，就应建立起有关信息化档案管理的机制和规范。但从实际来看，一些学校还没有做到与时俱进，没有跟随工作的调整来建立相应的制度，因此，一些工作环节仍处在没有依据的状态，不能有效地防范一些问题，影响了工作开展的实效性。

（四）档案管理的信息化程度不高，漏洞较多

学校对于档案信息化建设的意义缺乏正确的认识和重视，在这方面投入的精力和经费都不足，导致学校档案基础设施严重落后。此外，档案信息化系统的安全系数不高。档案信息化建设与网络有紧密的联系，但是在网络安全方面还缺乏足够的监督手段，导致网络存在不安全因素，一些重要的档案信息有被窃取的可能性，安全系数较低[2]。

二、高中学校档案管理工作效率的提升对策

（一）加强对专业档案管理人员的培养

能否高质高效的开展档案管理工作，取决于工作人员的个人能力和工作水平。学校必须设立专门的岗位，培养出专业的档案管理人才，通过强化培训等手段，提高其信息化管理水平，不断提高档案管理效率。在人员的选拔和任用方面，应把握以下准则：具备相关工作经验；熟悉档案管理的具体流程和方法；具备保密意识和能力；具有较强的学习能力；工作认真、细致，具备条理性。档案管理工作者自身也应不断学习更新、更有效的档案管理方法，如借助信息系统和软件，实现档案资料的快速录入、查找，对信息进行归类，使档案内容井井有条，能够在需要时迅速调取。这需要不断提升自我的信息化档案管理水平，同时还需要增强防范意识和手段，做好档案信息的保管、传递，避免盗取、泄露，严格做好保密工作[3]。学校应多为档案管理工作者提供学习、培训的机会，不断提高其工作能力。

（二）建立完善的档案管理工作制度

伴随档案管理工作的不断改革，工作制度也需要进一步的完善和调整。首先，应做好工作职责的的划分。档案管理人员需要积极做好档案信息资源的开发工作，不断提高工作质量和工作效率；树立和加强保密观念，做好文件、资料、档案的保密、保管工作；对各类档案进行接收、分类、编目、编制，对检索工具进行科学的系统管理。借出的档案要进行登记，并负责定期追还归档，确保档案齐全、完整；定期检查旧档案，确保档案材料安全。只有明确地划分了责任，才能使档案管理的各个环节有序开展，对于期间出现的疏漏和问题进行追责和处理。

面对如今学校档案管理工作信息化水平不断提高的形势，还必须建立起相应的信息化档案管理工作制度。首先，要严格落实密钥管理和身份认证，将学校内网与外网隔离，建立防火墙，加大防范力度，避免出现信息盗取的问题。同时，严格落实岗位责任制，严格进行保密工作的审查，对档案管理者在系统中的操作行为进行监控和管理，在出现问题时就能够明确地划分责任，对档案管理工作者的日常工作起到规范作用。

（三）提升信息化档案管理工作水平

传统的档案管理工作存在诸多弊端：不规范、易损坏、易泄密、易丢失、保存成本高昂，无法统计、查询不方便等，往往要找一个文件需要花很长时间到档案室翻阅查找。近年来，随着信息技术在档案管理工作中的广泛应用，传统管理环节或增加或复杂或弱化，尤其是档案接收的范围、时间、载体和实现方式、利用形式等发生了很大的变化，传统的档案管理模式无法满足现代化的工作需要，已经面临全面改革。档案管理工作的信息化建设是顺应潮流，适应时代发展的新举措、新要求，档案作为原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式。通过局域网、政务网、互联网进行计算检索、阅读电子档案为迎接档案信息服务新环境的挑战、提高管理水平、提高效率、增强档案管理的服务水平、为档案内部管理及面向学生和教师提供高效率的全面服务。信息化的档案管理具有安全、保密性高，技术先进、兼容性和可扩展性强的特点，能够大大提高档案管理工作效率和质量，是未来档案管理工作的主要发展趋势[4]。

高中学校应建立起信息化档案管理的完整工作流程，具体应包括：（1）档案领取和整理。也就是将需要变为数字化档案的纸质档案进行整理、划分，其中可包括文字档案、声像档案和照片档案等；（2）目录建库。将纸质档案按照分类录入到系统，录入数据主要包括文件号、页数、类型、存放柜号、文件建立的时间和保存的期限等；（3）数据校验。逐条检查每个案卷目录下的扫描文件，是否打开正常、页数是否正确、目录和扫描文件是否一致，逐页检查每个影像文件是否重页、缺页、漏页、页面信息不完整等；（4）数据备份。为防止系统出现操作失误或系统故障导致数据丢失，而将全部或部分数据集合从应用主机的硬盘或阵列复制到其他的存储介质；（5）挂接入库。檔案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总[5]。在这样一体化的信息化档案管理工作流程下，能够使信息的录入、检索和查找更加快速、高效，实现了档案管理业务的规范化、信息一体化、资源集约化、服务优质化，促进了档案的收集、整理、移交、接收、保管、使用。

三、结语

总之，档案资料涉及到学校师生的个人信息，直接影响着学生的升学、教师的就职任职以及学校的教研工作，其重要性是不言而喻的。而传统的档案管理工作问题和漏洞百出，已经不能迎合新时期学校发展对档案管理提出的要求。因此，一线的档案管理工作者必须摸索出更加高效的工作模式，在现有的基础上进一步提高工作效率，为学校各项工作的开展提供重要的资料和依据，成为顺利开展教育工作的后备军。

参考文献：

[1]韩冬梅.推进学校档案管理信息化建设的具体路径[J].黑龙江档案，2017（4）：98.

[2]王秀珍.高中学校档案管理现状以及对策研究[J].办公室业务， 2017（5）：111.

[3]林莉.试谈学校档案管理与工作效率的提高[J].科学中国人，2016（6）：92-93.

[4]张立云.学校档案管理与工作效率的提高探讨[J].经营管理者，2015（31）：332.

[5]黄粤.中学档案管理工作的现状和对策分析[J].办公室业务，2014（15）：100，107.

作者简介：张鸿（1976-），女，汉族，广东龙川，档案管理员，本科，研究方向：档案管理。