浅析新媒体背景下高校档案工作

【摘要】随着时代的进步，高等院校办学理念也在进步，学校发展得到提升，高校档案也越来越重要。尤其是，大数据、信息化等字眼不断充斥着新时代的发展，新媒体逐渐被时代接受和认可，它以互联网为载体，逐步成为大众传媒不可或缺的新形式。随着新媒体不断发展，高校的档案工作也因此变得异常重要起来，如何能够利用新媒体进行档案管理，如何能把新型的管理方法与传统的档案管理有机结合，是我们应该思考的问题。同时，新媒体承载的信息化数据可以更好地指导档案管理人员的工作，深受大家认可。但由于一些传统工作人员的理念知识水平以及传统答案管理模式等情况的制约，也使高校档案管理工作在新媒体背景下面临新的挑战。本文描述了在新媒体发展背景下高校档案工作的现实状况，同时分析了新媒体影响下对高校档案工作提出的新挑战，以及高校档案工作在新媒体影响下的应对策略。

【关键词】新媒体；高校档案工作；挑战；策略

【中图分类号】G633.3 【文献标识码】A

社会在发展，时代在进步，广播、电视和报纸等已经成为了信息传播最传统的方式。当今社会已进入了大数据的信息时代，计算机技术深刻影响着社会各个领域，使人们的生活、学习和工作方式有了更大的改变和提升。随着信息化的深入发展，对高校档案工作的影响也越来越大，传统的档案工作主要依靠人工，工作效率自然就低。同时，由于档案管理人员的知识水平和人员素质的不同，使档案工作的管理水平有待提高。所以，在新媒体快速发展的今天，高校应不断研究如何将传统的档案管理方式與新媒体影响下的新型档案管理方案有效结合，只有这样，才能更好地提升高校的档案管理工作，更好地顺应新时代的发展。

一、新媒体背景下的高校档案工作现实状况

（一）档案工作效率较低

目前，高校的档案管理主要依靠人，所以，日常档案服务工作就会存在人为局限，而且比较被动。特别是档案需要者想要查询档案，只能主动上门查看，效率自然而然很低。同时，随着社会发展，我国高等院校也在不断持续扩招，学生数量逐步增多，规模不断扩大，相对应的档案数量也与日剧增，与此同时，新型档案文件也逐渐增多，导致传统的人工档案管理模式无法适应新媒体时代的要求，所以，档案管理的效率亟待提高。

（二）档案工作人员的工作方式依旧陈旧

新时代技术不断进步，但传统的高校档案工作人员还是依靠陈旧的工作方式，所以，对新技术的理解不深成了制约因素，因此显得新技术下的档案管理专业知识匮乏，使档案工作的难度大大增加，无法更好地适应新时代下档案工作要求。所以说，一些档案工作人员缺乏对新媒体技术的了解和掌握，就难以发挥新时代下技术对档案工作的有力支持。

（三）对新媒体的重视程度不够

由于传统工作思想的局限，档案工作人员一时难以很好地接受和理解新媒体新技术。所以，新媒体技术无法很好地被运用，这与档案工作人员思想观念不高有着很大的关系，同时也直接影响了新媒体技术的高效应用。与此同时，高校领导对新型的档案管理技术重视不够，也使新型的档案管理方式难以被充分利用，使新媒体背景下高校的档案工作举步维艰。

二、新媒体对高校的档案工作提出新的挑战

（一）对档案工作人员素质的挑战

新媒体下的互联网技术作为一门新型技术，现在逐步被运用在了档案工作当中。这就需要工作人员学习和掌握更多的专业档案管理知识，还需要有新媒体背景下新型的档案管理技术。然而现实情况中，这样的高技术人才很缺乏。因此，高校档案要想很好地适应新时代发展，就必须招纳和培养更多高技术、高水平的档案管理工作人员。[1]在这种情况下，档案工作人员也要不断学习新媒体带来的档案管理新技术，不断提高自己的文化素质，以适应新时代工作的需要。

（二）对档案工作者观念的挑战

传统的档案工作观念比较落后，而且档案工作都比较被动，档案需要者去查询，管理者去档案室找，再去登记借出，还得担心能否及时归还等问题。而新媒体技术则解决了高校档案管理的这些问题，通过博客、微信、手机电视网络等多媒体手段，能够有效解决管理被动的问题。这些都对传统的档案管理者的工作理念提出了新的挑战。

（三）对档案工作方法的挑战

传统档案工作一般以管理纸质档案为契机，管理过程比较传统，主要通过人工记录档案并进行整理，最后再备档。这样的传统档案管理方式耗时耗力，对档案管理者的经验要求比较大，这样的工作强度自然而然非常大，重复性的工作自然增多。新媒体新技术使档案管理更加科学合理。信息化对档案的管理提供了更加丰富的大数据，通过检索就可以实现对档案的查询，提升了档案工作者的高效性和科学性。

（四）对档案安全管理的挑战

数字化与信息化的档案管理方式，逐渐成为高校档案管理的新模式。这些新型的档案管理模式给档案工作者带来了便利，他们通过互联网端口的远程服务进行有效管理，大大提告了工作效率。当然，互联网技术给档案工作带来便捷同时，我们更不能忽视其带来的安全隐患，这些威胁会带来档案信息泄露、数据丢失、病毒入侵等。因此，档案安全管理维护成了目前档案管理者很重要的工作。

三、新媒体背景下高校档案工作的应对策略

（一）培养高素质的档案工作者

随着新媒体时代不断发展，高校档案管理的门类和要求随之增多。档案工作能否做得更好，人员素质要求至关重要。这就需要新时代的档案工作者具有专业的文化水平和业务素质。只有掌握了非常扎实的档案管理知识，才能更加专业地感受新媒体带来的五彩缤纷，才能使档案管理更加专业化。众所周知，高校档案承载着高校各项活动非常重要的信息，它来源于学校的各个部门。鉴于此，需要高素质更专业的档案工作人员耐心地沟通，确保归档的有效性和及时性。长期以来，很多高校的档案部门存在人手不足的情况。所以，高校必须予以重视，适当地增加编制，增加培训和学习力度，切实解决此类问题。同时，新增人员素质要高，能够熟练掌握新技术，并懂得新媒体对档案工作的指引意义，只有这样，才能更好地解决高校档案人员缺乏新媒体技术的素质问题。

（二）树立新媒体背景下的档案工作观念

新媒体发展迅速，技术水平日渐增高。对于档案管理的理念要求随之增加。因此，新的档案工作观念也要与时俱进。新媒体背景下，互联网以及很多电子设备对人们的生活影响异常突出。与此同时，新技術对档案管理者的影响非常大。在新媒体环境下，高校档案工作者必须更新观念，树立与时俱进的档案管理观念。档案工作者要不断认识多样性和复杂性的新媒体特点，转变思维，将新技术新观念运用到现实的档案管理中。[2]同时，要有一定的互联网思维，认识到网络会给档案管理带来更加便捷和高效的模式。同时不断变化思维模式，为高校的档案管理带来新的模式，方便他人，服务于他人。

（三）了解并掌握新的档案管理方式

信息时代不断进步发展，作为高校的档案管理人员，必须认清新媒体给档案工作带来的机遇和挑战，时代赋予其必须改变传统的档案管理思维和工作方式，树立全新的档案管理新思路。新媒体背景下，档案工作自然就与互联网紧密相连，因此，要建立科学合理的数字档案库，以容纳更多档案信息，在数字档案库里，检索相关信息，便可以查出需要的档案资料。同时，还可以找寻更加合理便捷的档案传播方式，因为新媒体方式很多，微信、QQ以及微博等，都是最常见的手机软件，可以充分利用这些方式实现档案的教育引导功能。想要进一步增强高校档案的可读性价值，就要集思广益地听取多方人员的方法建议，不断创新，从而适应多媒体背景下的档案管理。

（四）强化档案的安全密级管理

信息时代对于社会发展既充满机遇也充满挑战。信息技术带给了社会正能量的一面，也随之有安全问题的隐患。特别是新媒体不断发展过程中，高校还存在参与档案人员管理的人数较多、导致个人隐私经常被泄露的问题。正因如此，高校的档案信息安全管理也成了档案工作不可或缺的一部分。因此，高校要建立完善的档案保密审查体系，对可以网络公开的档案资料进行严格审查，确保其中的信息不涉及个人隐私或者没有国家机的密信息等。[3]同时，要不断强化对档案的密级管理。根据内部所划分的档案密级，设置所对应的档案指令，并随时核查档案的运行状态，做到对档案信息安全随时跟踪监查的管理状态。建立专门的档案安全管理部门，对档案安全管理工作充分重视和把关。

综上所述，高校档案工作者要认清新媒体给自身带来的机遇和挑战，要不断学习档案管理新技术、新知识，充分了解并利用新媒体的特点，结合自身的经验，促进档案工作的高效开展。在信息化时代，新媒体使人们能够准确快速获取信息，也会进一步促进档案管理的新发展、新进步。

参考文献：

[1]刘萍.新媒体环境下高校档案管理工作的探析[J].新媒体研究，2015，1（13）.

[2]何并文，何建宇，莫丽华，等.信息化背景下的高校档案管理研究[J].广西广播电视大学学报，2014（3）.

[3]谭伟贞，邱圣晖，曾智华.新媒体环境对高校档案管理的影响与应对策略[J].湖南人文科技学院学报，2016，33（3）.

作者简介：陈青娇（1968-），女，汉族，江西吉安人，本科，井冈山大学，副研究馆员，研究方向：档案。