“走出去、带回来”，加强学习培训，推动档案业务规范化

【摘要】本文通过分析本单位基层档案业务建设中存在的问题和不足，得出通过打造专业、规范、有序的档案工作团队、加强前端控制和优化档案工作流程等以推动本单位档案业务规范化的结论，以期为本行业其他基层档案机构的业务建设提供参考和借鉴。

【关键词】培训；档案工作；业务建设；规范化

【中图分类号】C29 【文献标识码】A

为推进档案工作规范化管理、提升档案人员的专业素养和业务水平，笔者作为档案工作业务骨干被所在档案机构外派参加了某省级档案干部业务培训班，学习和借鉴先进省份、先进城市档案工作业务建设的经验及做法，旨在推动本单位档案工作实践的规范化。在此，特别感谢领导给我这个弥足珍贵的学习机会，使自己的业务技能得以充实和拓展。总体感受是独学而无友，孤陋而寡闻”。此次培训的针对性、实用性和操作性都很强，一方面使我的业务技能得到提升，系统、规范地学习了档案管理的实际操作知识，另一方面也提供了一个和同行业交流沟通的机缘，开阔了视野，加强了同行业交流，通过交流对比明确了优势，也发现了问题，从而在后续工作中扬长补短，推进我校的档案管理工作进一步走向正规。

一、学习概况

本次培训历经10天，为封闭式集中授课和实训。参训学员主要来自某省级（中）直机关、团体、企事业单位、驻各地办事处等共76人次。

本次培训班主要由四川省档案局承办，四川档案学校培训部具体实施。四川省档案学校是全国唯一开设“档案管理”专业的中职学校，与其他院校“高、大、上”的档案学专业高等教育相比，四川档案学校的档案管理专业更注重档案管理实务，这次培训课程安排也更贴近一线档案工作实际，主要内容如下：

（1）公文处理与写作。

此课程旨在增强档案工作人员的“文档一体化”意识，规范归档流程，知其然、知其所以然，增强预估档案价值的能力，使收入库房的档案是真正能够提供利用，能够真正发挥价值的材料。

（2）《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）的解读；

（3）《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局第10号令）的解读；

（4）《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）的规范操作；

（5）《建设项目档案管理规范》（DA/T22-2018）的解读；

（6）科学技术档案案卷的一般要求；

（7）档案信息化建设；

（8）电子文件归档与管理；

（9）参观档案数字化加工现场。

二、笔者所在单位档案业务建设存在的不足

（一）宏观的整体层面

近年来，笔者所在单位档案机构着力推进档案资源整合、档案人员培训、档案管理体系建立等基础性工作。我校档案管理工作在组织管理、业务建设、基础设施建设、信息化建设几个方面取得较大进展，但由于我校档案工作基础薄弱，档案管理又是一门专业性很强的专业技术工作，档案工作流程有待优化，而且档案实际工作缺乏权威、专业的专家有针对性地进行专业的业务指导，使档案管理规范化程度欠缺。此外，由于档案管理中心不具备行政监管作用，各归档单位的收集归档工作缺乏有效的考核和监督机制，很难保证档案工作的顺利开展。

（二）微觀的具体档案业务建设

1.归档整理过程中存在有若干不规范、不合理之处

（1）加工档案过程中，档案盒、卷、页常有修改的痕迹；加盖归档章的工序不仅耗费人力且效果欠佳。

（2）馆藏档案结构需要优化。现有馆藏档案中文书档案居多，其他门类和载体的档案少，且也多按照文书档案进行装订和保管；未严格按照归档文件目录进行长期、短期、永久的分类。

（3）永久保管的归档文件未严格按照不锈钢夹或者封套装订的方式装订。

（4）部分卷盒以及卷皮无案卷题名，盒内缺少备考表。

2.档案工作的协调一致性对档案工作团队的建设提出要求

档案管理工作是个有机整体，档案工作从收集到归档、整理、鉴定、装订、装盒、上架入库、归档文件目录的造册整理、电子资源的挂接与开放，任何一个环节出现纰漏都会影响整体效果。

（1）前期材料收集不齐全、不完整，后期将不齐全、不完整的材料进行归档整理上架，不仅在利用时无法有效发挥档案的凭证性价值，后期那些遗漏的材料隔年隔月被送到档案管理中心时，给档案工作人员增加不必要的工作量，而且影响档号的编制，让工作完全限于被动。

（2）对收集来的材料不加鉴别就予以接收进馆，而且没有切合实际进行短期、长期、永久的分类，那么，馆藏数量就会越集越多，造成馆舍与库架紧张，管理成本增加，同时精品档案被淹没在大量无效材料的堆砌中，从而丧失档案管理真正的意义。

（3）档案利用环节，如果利用完未及时上架，散放于人员普遍可出入的办公或接待区域，不仅致使办公接待区域散乱无序，影响整体的档案工作形象，而且易致档案泄密或丢失。即便未有丢失，也大大降低了工作效率，为其他档案利用工作徒增工作量。

高校的档案工作是一项细致、严密的多环节工作，这些环节一环扣一环，哪个环节出了问题都会影响档案管理的整体效果。我校档案工作团队人手有限，所以，档案管理工作的整个团队更要尽职尽责，保证自己负责的环节不掉链、不出错，在具体的工作中协作合力、相互配合，保证档案收集齐全，应归尽归，各项工作井然有序。

（三）对本单位档案管理实际工作的几点建议

1.提升档案工作人员的专业素养，打造“专业、规范、有序”的档案工作团队

根据当前我校档案工作人员的实际情况，我校将多途径、多方式努力提升档案工作人员的专业素养。一是所有工作人员包括学生助理，在进行工作前应由专人进行简单的培训，并实行“老人带新人”的办法逐渐过渡到能够独立承担各项档案业务工作，实体档案本身不是可以练手的地方，减少因不熟练、不专注对档案材料造成的污损；二是加强对已有专职档案人员的学习培训工作，通过到其他高校调研、交流，组织讲座、专题研讨等方式，为档案工作人员提供学习提升的机会；三是引导档案工作人员积极主动地通过专题讲座、网络授课等方式获取档案专业知识和实际操作技能，提升档案素养；四是利用对口支援的资源，请先进高校档案管理的专家来我校挂职指导档案管理工作，通过“走出去、请进来”，通过专家对我校档案工作人员针对性的指导，使我校档案工作人员找到差距，奋力将我校档案工作的落后局面发展成后发优势，共同推进我校档案事业的跨越式发展，逐渐形成我校档案工作的特色和优势。

2.加强前端控制和档案工作流程的优化，扎实推进档案工作的规范化管理

档案工作是高校各项工作中不可或缺的基础性工作，而不仅仅是一项保管性行为。然而，档案管理是门学问，不是随随便便就能做好，也不是闭门造车凭想象、凭经验就能做好。档案如何组卷、如何整理、如何装订都有明确的国标、行标可循。通过加强档案管理的前端控制，在内部的业务研讨会议上，大家共同讨论并找出适合本单位具体情况的档案工作流程，并更新实施于实际档案工作中。

高效的工作方式不是快，而是一次就做对，对于档案管理中心目前的工作而言尤其如此。优化工作流程，争取一次就把事情做对，不管是在上传文件附件还是文件的查漏补缺，还是给纸质档案上加盖归档章或打页码，所有的事情应该排除干扰、集中精力，争取一次把事情做好，不返工、不修改、不重复。快速高效地完成工作之后再开始休息，或者进行下一项工作。所有档案工序经过测试和实践最优化，经所有工作人员确认固化并加强。如有变化，根据实际情况统一团队意见进行修正。一方面要做好日常工作凭证，来往文件以及接手工作做好记录，凡材料收进、移出要有据可查，接收资料及时处理，拒绝口头上的交付；二是档案收集整体过程中增强前瞻性，加强前端控制，避免后期返工，提高档案工作效率。

好记性不如烂笔头，除此以外，做好每项经手工作记录，同时加强学生助理的管理，前后交接班的工作做好记录和交接，每天在岗时间内都做了什么，包括但不限于著录文件的档号起止等细微事项。通过回溯式“拨乱返正”，在做好各项基本业务的同时，实现对档案管理中心的各项事务逐渐修正规范。

3.开发已有档案资源，拓展档案宣传教育途径

档案管理中心在做好日常档案管理和建设工作的同时，还将开发老照片档案、实物档案等已有馆藏资源，通过开展室内展览、网络展览、流动展览， 编制民大纪念册，制作校友纪念品，开展档案专题知识讲座或知识竞赛等活动积极开展档案的宣传、教育工作。通过建立网络化、数字化档案查询系统，及时快捷地为广大师生提供便捷的文件、电子档案等的查询利用服务。同時依据现有成果，积极拓展高校档案社会化服务，宣传档案工作取得的成绩，及时推介档案专题成果和档案宣传教育，提高社会对档案工作的认知度和认可度，提升全校师生和校友的档案意识和档案素养。

总之，档案工作是一项基础性、持续性、长久性的工作，是一项功在当代、利行千秋的事业。从收集到上架入库只是完成了万里长征的第一步。把档案收集进馆并不是档案工作的目的，而是要发挥档案职能，利用档案服务于人民、服务于社会。档案是历史的真凭实证，是第一手的参考资料。不起眼的一张纸质档案就可能改变一个人的命运、一份合同材料档案也可能为单位挽回上千万的损失，这样的档案利用服务案例在档案工作中经常遇到。围绕中心、服务大局，是新形势下高校档案事业科学发展的前提和要求，高校档案管理者要适应时代发展需要，自觉围绕高校教学、科研、改革这些中心工作，找准档案工作服从和服务于高校深化改革转型发展这个大局的切入点。

档案事业不仅需要“仰望星空”的档案学界大拿，更需要“脚踏实地”的一线档案工作者。作为基层档案工作者，笔者将以此次培训学习为契机，进一步加强档案工作业务的学习，提升档案利用服务水平，拓展档案服务宽度，从思想观念上突出档案利用服务的主动性、细致性和科学性，用自己的实际行动践行“为党管档、为校守史、为民服务”的宗旨。

参考文献：

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作者简介：李丽（1988-），女，汉族，河南镇平人，档案学硕士，西藏民族大学图书馆，馆员，研究方向：高校档案管理与利用服务。