浅析高职院校图书档案的一体化管理

王红艳

摘   要：新时代，不断建设和完善的高职院校图书馆已经进入信息化发展阶段，各项技术也更加先进，大大便利了传统的高职图书馆管理工作。所以在管理方式上，高职院校可借助图书、档案的一体化管理方式对这部分资源进行管理，通过统一的管理方式促进管理效率的提升，让高职学生能够更快查询信息，将高效率的服务提供给学生。

关键词：高职院校   图书  档案  一体化管理

中图分类号：G250                                   文献标识码：A                       文章编号：1674-098X（2019）02（a）-0204-02

现阶段，科学技术和网络信息技术的发展速度越来越快，促使了广大师生对信息资源的内容和需求方式发生了变化，面对日益增长的信息需求，不仅需要多种多样的个性信息服务，更需要从各个方面而来的多层次、多角度、全方位的信息内容。因此，为了使广大教师和学生的需求得到满足，必须要顺利突破图书和档案部门互不干涉的现状，对图书、档案进行有效整合，实施一体化管理，确保信息部门始终和高职院校教育改革保持同步。

1  高职院校图书、档案的一体化管理的优势

1.1 为师生带来更周全的信息服务

信息技术的运用为高职院校的图书和档案管理提供了方便。以往教师和学生如果要对档案信息或图书信息进行查询，既要跑图书馆，又要去档案馆，且查询时间较长，需在大量的图书信息中将自己所需的内容找到，既耗时又费力，进而使得诸多学生望而却步，不能满足教师和学生快快捷获得信息的需求。立足于整体性来说，院校教师与学生为图书、档案的主要信息服务对象，同时服务方式也存在一定的区别，是提供给高职院校师生信息资源的有效途径，因此在管理方式方面，图书和档案的一体化管理方式可以使传统管理方式中的诸多问题得到解决，不断革新管理方式和信息查询方式，进而把更便捷的服务提供给高职院校师生。

1.2 能进一步实现资源共享，有效节约成本

建立数据库是一项长期、系统的工作，所需人力、物力、财力巨大，为将高校图书、档案的价值充分发挥出来，在高校的数据库中纳入图书、档案就是一项重要举措[1]。第一，将两者密切联系在一起，将数据库可共享信息资源和文献资料构建起來，让管理更加方便，为高校科研工作提供优质服务;第二，对网络技术和信息资源展开整合，可以建立健全检索体系和检索平台，电子化图书信息和档案信息，用户无需再受限于时间和地点，网络链接所需的信息资源随时可用，除此之外，建立数据库也能够实时更新信息资源，助力图书档案一体化的尽早实现;第三，借助计算机网络，运用数据库技术、多媒体技术、网络通讯技术、信息处理技术等各项技术，和图书、档案紧密结合，推动图书信息和档案信息专题化、电子化建设的良好开展，加强信息网络服务，尽量让学生、学校以及社会的发展和科研需要得到满足。

1.3 能够进一步加强校园文化建设

校园文化建设中，图书与档案均至关重要，都在其中发挥着重要作用。丰富的图书馆馆藏能够把一个良好的学术氛围提供给广大师生，结合档案，通过科研等档案资料开展各种科技知识讲座，评选师生优秀论文等，让广大师生从被动接受知识的状态向主动运用知识转化，从图书、档案中将新知识、新思路找到，并创造新才能，汲取新知识，将师生创新热情激发出来。而积累与传播校园文化的重要途径就是档案的编研和图书馆建设的一体化，校史档案的人文建设，可对学校的人文精华予以挖掘，使之文化特色增加，将图书馆和档案馆打造成为校园文化建设的基地，通过二者很好的保存和传承高校校园文化，帮助高校从中对办学规律、办学经验进行总结，推动校园文化建设。

2  推进高职院校档案、图书一体化管理的措施

2.1 提高对图书、档案一体化管理的重视程度

真正的高职院校图书、档案一体化管理并非知识单纯的统一管理形式，而是对高职院校的信息资源、软硬件基础条件予以利用，再将一个具有组织、协调能力的机构建立起来，对高职院校图书、档案管理之间的联系予以加强，同时对同一网络环境下统一的检索和查询体系进行协调管理。因此，高职院校的领导应深刻认识到高职院校图书、档案一体化管理的重要作用，对图书档案管理一体化建设引起高度重视，进而促进高职院校图书、档案一体化管理体系的良好建设。

2.2 构建统一、规范化的管理制度

要想保证一体化管理顺利实现，必须构建标准化管理体系，只要将两个机构游街结合，加大合作力度，并构建统一的网络就可以统一目标[2]。但规范、完善的管理并不是单纯地结合两者，而是以两者为基础构建全新的综合管理方法。所以，应以相关法律法规为依据，立足于高校的实际情况，将综合性强的行之有效的管理细则制定出来。同时，还需要立足于图书、档案的不同特点，将相应的管理方法制定出来，顺利实现图书、档案管理的一体化。对两者的宏观管理进行统筹规划，组织好部门与部门之间的手续传递和服务保障，促进图书、档案一体化管理的良好发展。在围观管理中，需要做好本部门的信息管理，对自身应承担的责任予以明确，相互之间第一时间展开交流沟通，立足于自身的行为特点进行科学管理，充分发挥出其水灾领域的效能。将系统的协调性顺利实现，使管理技术的差异性有效降低，借助统一的管理体系有效解决系统协调带来的信息交流问题，把两者的特性找出来，构建广泛适应的技术标准，确保两个系统相互兼容，相互作用，将更加便捷的信息服务提供给师生。

2.3 构建现代化的计算机网络信息系统

图书、档案系统十分繁杂，而一体化管理不是单纯的整合，如果要实现管理的统一性和高效性，就必须要发挥出计算机的优势，利用计算机网络对图书、档案进行检索和宏观调配。因此，高职院校应着重把下述工作做好：第一，积极利用现代信息设备和技术，促进图书、档案部门信息处理能力、信息集散能力、快速反映能力的提高，使之服务效率与质量显著提升;第二，立足于网络，统一管理与建设图书、档案数据库，保证信息数字化的顺利实现;再次是通过网络将不同地点的档案信息资源和数字化图书相互链接起来，第一时间公布利用，对资源进行共享;第三，进一步强化网络信息建设，使网络化服务顺利实现，确保服务效率和服务质量的最佳化。

2.4 培养综合型人才

实现图书、档案一体化管理的一项重要内容就是培养综合型人才[3]。由于图书、档案一体化管理具有更强的专业性、实践性和较大的技术难度，且涉及的知识领域较多，包括信息、技术、语言等，所以就需培养一批高素质人才，他们不仅十分熟悉图书、档案的业务工作，同时充分了解现代化管理和网络信息技术。对此，需要高中院校对现有的图书、档案管理人员加大培训力度，竭尽所能将其培养成现代化管理水平高、业务能力强的高素质人才。同时引入高层次的专业人才，逐渐将其数量增多，在高中院校的图书、档案一体化管理队伍中注入源源不断的活力，促进图书、档案一体化的良好发展。

3  结语

总而言之，在网络信息技术的快速发展下，对高职院校的体术、档案一体化管理提出了更高的要求，其在管理过程必须对所有资源进行整合，而随着学生等用户在高职院校信息资源获取上的要求不断增多，高职院校图书、档案一体化管理部门既要完善体系，还需同政府、社会、图书馆等建立密切合作关系，将信息资源的容量扩大。利用全新的理念解决高职院校一体化建设过程中存在的问题，提高图书、档案一体化管理工作的效率、质量。

参考文献

[1] 李云霞.新时期护理高职院校图书、情报、档案一体化构建探析[J].西部素质教育，2015，1（10）：61.

[2] 周秀梅.高职院校图书馆员近五年发表核心论文的文献计量分析[J].大学图书情报学刊，2015，33（2）：100-105.