高校财务管理档案信息化建设探讨

李颖哲

一、引言

在高校这样科技和知识都较先进的环境下，所采用的财务管理档案也要信息化的开展进行。而且学生和教师的资源频繁在更换交替，人口密度又大，信息量繁多，且地区跨度又极大等特点下，信息化建设可以把复杂的情况处理好。无论是教学活动还是科研经费甚至学生的信息等都可以通过电子途径处理和整合好。部门与部门，班级与班级之间可以实现快速传递分享，有效的节省了时间和成本，使得工作效率得以提升。本文就信息化建设特点阐述其重要性，在依据发现的问题提出解决策略，使信息化建设逐步成熟。

二、高校财务管理档案信息化建设的意义

（一）重要性

在高校中，财务档案的信息化建设有着重要的作用。首先，在飞速发展的当今时代，信息量越来越大，财务的工作模式也越来越复杂和繁琐，对于相关的内容不断扩大，老旧的管理体系已经远远不能胜任目前的工作需求，所以要采取更高效的档案管理来解决。最终，信息化建设财务管理档案成为了符合实际情况的高效解决手段，其中要保证财务管理的自身特点来建设电子档案，例如，准确性高，信息量大，更新频率快等特点，细化网络项目数据并按照需求和发展趋势制定相关政策制度。还有就是信息化的财务档案管理本身就存在着无法比拟的优越性和准确性，对于传统的管理手段来讲大量的浪费人力物力财力资源，并且工作效率也不见得多么提高，而电子网络管理却不一样，其本身就可以纠错和改正，提醒和注意事项等特点，使工作人员可以第一时间的了解发现问题，对于资料过多的情况还可以方便的外出携带，还可以备份或共享，可以说是优点数不胜数，方便快捷全面有系统的信息化建设在高校的财务档案管理体系中极为重要。

（二）必要性

高校财务管理档案信息化的目的就是将相关部分的资源进行收集和整理，做好分类储存后高校利用，这是我们必要的需求。在信息时代里，纸质的操作管理逐渐被取缔，这样的管理模式即不环保又浪费时间，信息化的建设就成了必然结果，而对财务管理来说，现阶段高科技犯罪频频发生，财务管理的安全性也是关注的焦点，信息化管理可以某种程度上便捷储存，逐层开锁涉密提高安全性。档案信息作为重要的历史资源，对今后的查找和规划也有实际运用，而且档案管理的时间跨度比较久，周期性过长，由于不正确的管理操作很可能完成资料的丟失和资源的浪费，而信息化网络智能就可以快速的储存并查找，极大的缩短了时间和损耗。我们最终要达到的目标是让财务管理档案不断的发展提高进步，让工作内容多元化，工作效率改善，将财物管理档案数字化，信息处理网络化，文件分类管理一体化，工作人员专业化，最终达到智能全面化的发展趋势，这是符合国家的发展要求的必然性结果。

三、高校财务管理档案信息化建设存在问题及解决措施

（一）存在问题

在高校的财务管理档案中常出现的有几方面：首先就是建设的目标模糊，其次是人员队伍专业性不强，最后是基础设施老旧，这些都为信息化建设带来了问题。我们分别来说，没有一个明确的目标就无法开展建设的实施，在过程中会出现盲目且混乱的情况，不知道具体的管理工作细则内容，而且资料的整理和收集也落实的不好，还有一些报告资料单据等重要文件数据丢失或分类不清，造成工作的繁琐和低效。对于人员队伍专业性不强很大一部分原因是知识储备量不够，也有思想观念落后的因素，还是不能快速的接受新型的信息化管理模式，有的企业部门有专职的工作人员负责相关的事物，而高校却不能保证这一点，也就无法进行数字转化工作。还有基础设施老旧落后方面，是直接制约信息化建设的最大受阻原因，俗话说工欲善其事，必先利其器，相关的设备落后制约着信息化建设的发展。财务信息化建设的最大障碍。因为一些财务档案管理的设备都是具有专业性的，无论是操作系统还是服务器都是高精尖且有针对性的。

（二）解决措施

针对出现问题提出解决的相应措施，给予一定的环境条件和探索背景，应该增强人员培训，使业务能力提升，再制定完善的建设管理体系，进而提高工作效率问题。因为基础工作决定着管理体系的成败，所以要定期检查设备处理好故障的诊断和维修，更换更新换代快的元件或插件，保证数字化的各项职能正常运行且实时刷新。将职能细化，特别是保密项目和安全风险项目，都要设置专门的权限，派专人到岗负责根据详细的步骤流程，分享先进的数字化信息化技术，然后成立相应的检查和管控专家组，分层专项的进行检查工作的完成程度，然后可以举办比赛或者实践活动，实行赏罚措施，增强趣味性和知识性，在活动中学习培训，在实践中提升业务能力，在这样的活动效果下可以查缺补漏，自行反省自身的不足并改善，避免此类相似问题再次出现在财务管理档案的信息化建设。

四、结语

综上所述，本文针对高校的财务管理档案的信息化建设进行了探讨，分别从其必要性和重要性的两个特点进行分析，然后通过长时间的总结和观察，收集整理出现的问题，本着不脱离环境条件和工作管理高效性的选择提高信息化的利用率工作更高效，面对新形式的管理模式落实到实际工作中，在实践中进步实践中成熟。（作者单位：新乡职业技术学院）