浅析年鉴索引编制现状及存在问题——以广东省市、县（区）综合年鉴为例

沈 娜

（南海年鉴社 广东 佛山 528000）

地方综合年鉴是系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会等方面情况的年度资料性文献。它的功能和作用是为广大读者提供可供查阅、检索和利用的各类信息资料。因此，能够实现快捷有效的信息检索，是年鉴服务功能的一个非常重要的方面。以前，年鉴的信息检索途径只有目录。20世纪90年代开始，随着年鉴界对年鉴检索性特征认识的深入，索引开始逐步得到了业界的重视。经过20多年的发展，编制索引的年鉴数量和索引的质量都有了明显的提高，但由于对年鉴索引重要性的认识问题以及索引的专业性特征，年鉴索引编制仍存在不少问题，需要我们在今后的编纂实践中不断探索、完善。

一、年鉴索引编制现状

（一）索引编制比例明显提升

20世纪90年代，年鉴检索系统开始得到业界的重视，年鉴界曾就有无必要编制索引展开讨论，讨论的结果大大地促进了年鉴索引的编制工作，编有索引的省、市级综合年鉴由90年代初的5%上升至90年代末的60%左右。广东省市、县（区）综合年鉴索引编制工作从90年代起也进入了比较迅速的发展时期。《广州年鉴》于1993年卷编制索引，是广东省内最早编制索引的市级综合年鉴，《深圳年鉴》《惠州年鉴》分别于1996年卷、1999年卷编制索引。2000年以后，县（区）级年鉴也纷纷开始编制索引。2008年，中国地方志指导小组印发的《关于地方志书质量的规定》，明确把“索引”纳入地方志的体例，地方综合年鉴属于地方志范畴，索引自然也就成为年鉴体例的一部分。2008年以后，广东省编制有索引的市、县（区）年鉴比例大幅提高。笔者抽样调查了广东省的21部市级综合年鉴和70部县（区）级年鉴的2016年卷，市级综合年鉴中，除了一部年鉴暂未编制索引外，其他年鉴都有索引，有索引的年鉴比例为 95%；县（区）级年鉴中，有 50部编制了索引，有索引的年鉴比例为71%。

表1 广东省部分市、县（区）综合年鉴编制索引时间

（二）索引款目数量逐步增长

通过纵向比较，可以看出各年鉴编制的索引款目数量呈逐步增长的趋势。如《广州年鉴》索引款目数量从1993年卷的453个增至2016卷的 2094个，《深圳年鉴》从 1996年卷的307个增至 2016年卷的 2344个，《东莞年鉴》从2002年卷的1800个增至2016年卷的2299个，《汕头年鉴》从 2012年卷的 1212个增至2016年卷的1420个，《南海年鉴》从 2004年卷的 588个增至 2016卷的 890个，《越秀年鉴》从2006卷的187个增至2016年卷的1169个，《南山年鉴》从2009年卷的1084个增至2016年卷的 1119个，《顺德年鉴》从 2010年卷的672个增至2016年卷的724个，《天河年鉴》从2010年卷的817个增至2016年卷的877个。

（三）索引编制形式渐趋规范

目前，广东省市、县（区）综合年鉴基本采用内容主题分析索引法编制，索引的类型主要有三种：一种是综合主题索引，将条目索引、表格索引、图片索引、人名索引等集中编排，大多数年鉴采用这一类型；部分年鉴在综合主题索引基础上，另外了编制表格索引、彩页索引等，如《始兴年鉴》；还有少部分年鉴采用单一主题索引，如《广州年鉴》编制条目索引、表格索引和图片索引，《天河年鉴》编制条目索引和表格索引。排序方面，一般将汉字和非汉字按汉语拼音音序进行混合排序，也有部分年鉴将标点符号、数字、拉丁字母等非汉字字符进行单独排序，置于中文汉字款目之前。为方便检索，像《广州年鉴》《南沙年鉴》《高要年鉴》等少数年鉴编制了主题词首字的《笔画检字表》。

二、年鉴索引存在的问题

（一）索引标引深度偏低

编制年鉴索引的目的，是为了将内容和隐含在内容中相同或相近的主题进行分析归纳，帮助读者更快速地检索内容，这就要求索引必须达到一定的检索深度，才能满足读者的检索需求。索引比即目录数与索引数之比，是判断索引标引深度的重要标准。但比较遗憾的是，目前广东省市、区（县）大多数综合年鉴索引的标引深度相较于以前虽然有了提高，但没有得到根本性的改善，索引比依然偏低，使索引的作用大打折扣。笔者对广东省编纂质量较高的10余部市、县（区）年鉴2016年卷的目录数和索引数进行比较，只有5部年鉴的索引量大于目录数量，占比仅为36%，而且索引比基本在 1：1～1：1.2 之间。

笔者认为，造成索引比偏低的原因主要有三方面：一是对索引的重视程度不够，部分人认为年鉴目录一般都细化到条目，而条目本身就是一个独立的信息单元，已经具有检索的功能，没有再编制索引必要。但为了应付体例方面的要求，所以草草应付了事，将目录条目稍作处理就变成索引。二是编制时间紧。索引编制一般要等到稿件终审完成后才能进行，很多年鉴为了赶出版进度，一般留给编辑制作索引的时间就是一周或两周的时间，而索引编制又是一个繁琐、复杂的工作，需要经过主题词初步提炼、标识出处页码和分区符号、主题词复核处理、建立参照系统、排序、处理或插入二级标引、全面核对等多个步骤，时间上的冲突导致编辑很难对索引进行精益求精。三是编制技术、方法有待提高。大多数年鉴虽然是综合主题索引，但往往仅对条目进行主题分析，对图片、表格、人名、地名、文献、链接内容等具有检索意义的资料视而不见，没有将其纳入索引编制范围。而且对条目的分析，也只是停留在对年鉴条目标题进行标引的层面上，对条目中的多个主题或隐含的主题缺乏深入的分析，比较少提取条目标题以外的索引词。

（二）主题词随意，缺乏规范性

索引主题词是否准确和规范，是保证索引质量的重要环节之一。目前，国内年鉴索引的编制仍处于探索的阶段，没有专用的主题词表可以适用，标引用词的准确性、规范性往往依赖于制作索引编辑的水平，从而导致主题词质量良莠不齐，广东省内编有索引的市、县（区）综合年鉴同样存在此类问题。像“综述”“概述”“主要工作”“主要会议”“基本情况”“存在问题”等没有专指性、缺乏检索意义的标引词在不少年鉴的索引中出现，有的年鉴甚至将书中所有的“概述”条目进行标引，多达 95处，这样的索引如何让读者按图索骥呢？有的年鉴直接照搬条目标题作为索引主题词，没有进行规范化处理，口号式、标语式的主题词大量存在，像“提供多元化招聘服务”“对违法经营保持高压打击态势”“加快行政事项审批，提升服务效率”“在推动与港澳深度融合上取得实质性突破”等诸如此类主题词，在很多年鉴索引中并不少见。

虽然年鉴标引用词没有明确的标准可用，但还是有一定可以遵循的准则，由侯汉清先生主编的《索引编制手册－基于GB/T22466－2008索引编制规则》和温国强先生主编的《GB/T22466－2008〈索引编制规则（总则）〉应用指南》都可以给我们提供参考。对于索引标引用词的选择，可以遵循这些规则：（1）要尽可能专指，即选择能准确地、专指地表达所索引内容的词语；（2）用词要符合读者的阅读习惯和检索思路，用规范的词语或约定俗成的用语，尽可能用简洁的名词型词语，少用或不用动词型或形容词型的词语；（3）尽量采用文献原文中的词语，遇到需要使用编辑自己提炼加工的词语时，也应细加分析，确保准确。

（三）索引标目形式单一

笔者翻阅了编有索引的广东省的40部市、县（区）级综合年鉴，多数年鉴只编制一级标目，采用二级标目极少，只有《佛山年鉴》《南山年鉴》使用二级标目形式。多级标题式标目把分散于各个分目、条目中相关联的内容集中在一起，具有专指度更高、检索性更好的特点，更有利于读者直接检索到相关的信息。笔者认为，年鉴索引在标引形式上应该更加灵活，以方便读者检索为依归，根据需要采取不同的形式。如《南山年鉴》将与各街道、各驻区高校等内容相关的索引标目，以及属于条目组成部分的表、图、相关链接的索引标目，均作为二级标目排在所属一级标目下，可以帮助读者更加方便、快捷地检索相关内容。[1]又如很多年鉴都有“队伍建设”的标目，使用一级标目的年鉴只能把出处全置于该标目之后，专指性不够，而《佛山年鉴》采用二级标目的形式，在“队伍建设”的主标目下设置“党外代表人士”“法院”“纪检监察”“检察”“教师”等副标目，指向性更明确。[2]

（四）参照系统不完善

参照系统是反映紧密相连的索引款目之间相互关系的重要手段，可以起到整合信息、重组资料、方便检索的作用，是主题索引的重要组成部分。目前，国内年鉴索引的参照系统主要是“参见”和“附见”两种形式。“参见”是将在分散在各处同一主题的条款页码，集中标注在一条索引款目之后以便检索；“附见”是将与同一主题的内容集中排列在一个主题索引下，作为这一主题索引的“附见”以便查找。[3]纵观全国的年鉴索引，参照系统依然很不完善，广东省市、县（区）年鉴同样如此，40部编有索引的年鉴中，有8部未建立参照系统。有参照系统的，逾9成采用的只是“参见”形式，而且部分年鉴的“参见”款目数量也比较少，最少的仅有 4条；只有 3部年鉴使用了“附见”“见”的参照形式，《南山年鉴》《佛山年鉴》的“附见”款目标引做得比较成熟，标引数量分别达到160多个和190多个。

今后的一段时期，年鉴索引编制工作仍将处于不断探索、不断完善的阶段，认清索引编制现状和剖析存在的问题，正是希望为推进年鉴索引的标准化、规范化发展，不断提高年鉴索引质量提供方向。