公文主题词消失的原因浅析

文觐鳌

【摘 要】20世纪80年代，为了适应新形势下各级各类机关办公自动化、公文处理规范化的要求，便于计算机检索和管理公文，公文主题词标引应运而生。主题词在历经30余年之后不在标引，主要在于主题词标准不一，难于统一，培训不力，难于执行，更新缓慢，难于规范，不是必须，不必强求，完全可以用其他替代。

【关键词】公文；主题词；消失

熟悉公务文书的人都知道，2012年4月16日中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》（以下简称"新条例"），并于2012年7月1日起施行，2000年8月24日国务院发布的《国家行政公文处理办法》（以下简称"原办法"）停止执行。这是规范党政机关公文处理工作的一个新的指导性文件，对实现党政机关公文格式的统一具有重要意义。与原办法比照，新条例在宏观指导和具体要求上有一定的改进和变化，其中，我们看到新办法中已经没有了主题词这一要素。

所谓的公文主题词，就是揭示公文主题内容的规范性、强制性适用的词目，是公文版记部分的构成要素之一。它由反映特定主题概念的规范化的名词或名词性词组组成。一般来说，主题词基本由3-5个名词或名词性词组构成。不少于3个最多不超过7个，并依据涵义由大到小，依次是类别词、类属词、区域词、文种词，即按“一范围，二内容，三文种”的顺序排列，主题词词与词之间空一格排序。公文主题词的标准区域位于公文末页下部，抄送范围上方，也就是文尾部分中注释域或特殊要求说明域以下，抄送机关标识域以上。

在20世纪80年代，为了适应新形势下各级各类机关办公自动化、公文处理规范化的要求，便于计算机检索和管理公文，公文主题词标引应运而生。中央文件上试标主题词始于1985年，政府办公厅系统较大范围内试标公文主题词始于1987年。那么，为什么主题词在历经30余年之后会突然消失呢？也许不熟悉的人会感到吃惊，其实，在业内主题词真是爱恨交加，早就有专家提出了不同的意见。

一、标准不一，难于统一

虽然我国各大系统编制了主题此表，并进行了修改和完善，但实际上公文主题词标引存在着不统一、不规范的现象还比较严重。

公文主题词是由国家特定机关主持编制和修订，避免了粗制滥造、生造主题词，克服了随意言目的粗糙管理，而走上集约经营，科学规范的道路，具有很强的规范性。但是目前我国现行的主题词表，除了国务院办公厅主持颁布的《国务院公文主题词表》外，各行业、地方都参照前者，自行制定了主题词表，这就导致容易出现条块分割、词目打架现象。

一是就全国而言，有的系统要求标引主题词，有的又不标引主题词。比如，各级人大常委会机关和检察院系统产生的公文不标引主题词。二是标引的词条的数量要求多少不一。比如，党的机关《公文主题词表》规定一份公文最多可标引10个词条，而《国务院公文主题词表》规定一份公文标引的主题词不超过5个词条。三是各类机关公文主题词标引的规则、办法、规定不尽相同。如，党的机关标引主题词的规则是第一个词条要求选用能体现公文主主旨的词条，而行政机关主题词第一个词条一般都是类别词。

如不同行业的词目对同一内容的描述涵括不尽相同，这对将来公文实现全面电脑联网，实行网络化公文，进行科学管理，以及对公文的交流、检索都会带来了诸多不便。

公文中主题词的出现是为了便于索引，主题词标引不统一、不规范，违背了方便检索的初衷。因而2012年新的公文处理办法，不仅统一了党政机关公文处理办法，而且不标引主题词了。

二、培训不力，难于执行

公文主题词标引是一项技术性很强的业务工作，培训工作尤为重要。在主题词刚刚出现的时候，党政机关对培训还比较重视。比如，党委系统于1994年6月、1998年11月分别举办过为期一周的公文主题词标引培训班，系统组织学习了“检索语言与公文主题词表”、“公文主题词标引规划”、“公文主题标引的步骤和方法”、“公文主题标引在计算机公文信息检索中运用”等课程。一些省、市、县党委办公厅（室）相应举办了培训，此后，再也没有举办全国性、全省性的培训。近年来，文秘队伍人员变动频繁，基层人员流动快，新人新手多，大部分从事公文办理、公文主题词标引的人员业务生疏，一些人不懂得公文主题词标引规则，不懂得标引的步骤与方法，有的人甚至不了解检索语言与公文主题词表为何物，特别是面对多主题公文，以及主题概念转换中词组组配标引中的概念交叉组配、概念限定组配这一较复杂、不易掌握的标引操作技巧，不少人感到力不从心、一筹莫展，对公条例》《办法》《规定》等法规“公文格式”中要求上报的公文必须标引主题词的硬性规定，只好硬着头皮，东拼西凑胡乱标引。人员培训工作不力，人员语言文字功力不深，敬业精神不够等因素，造成了公文主题词标引乱象横生。主题词使用到现在，给文秘人员增加不少的负担，相信主题词在公文中消失完全会得到广大文秘工作者的欢迎。

三、更新缓慢，难于规范

随着社会的不断发展，词汇这个语言中最活跃的要素也在随着时代的发展而不断地发展着变化。近年来，新的词汇不断涌现，不少新词汇也进入到公文之中，而原来主题词表中一些词汇的使用频率却在不断降低，甚至出现了基本不使用的情况。

自从《公文主题词表》编制以来，就很少修订，特别是近年来对《公文主题词表》几乎没有做过修订。中办、国办修订《公文主题词表》的最后时间都是20世纪90年代末。

四、不是必须，难于强求

公文处理工作是档案工作的基础。公文与档案是同一事物在两个阶段的不同表现形式，今天的公文是明日的档案。一是作为档案前身、基础的公文，主题词标引显得极为重要，若乱标滥标，既浪费了人力精力又达不到标引的目的。二是即使是恰当、准确、规范的标引，也难以与档案主题词标引相匹配，难以实现文档一体化。因为，公文主题词标引与档案主题词标引的两者之间本身存在着差异性，造成难以实现文档一体化。文、档两个系统各行其事，最终导致公文主题词不能为档案部门自接运用，公文标引主题词成了无用功，标引的意义不大。

由此可见，公文中标主题词并不是非标不可的。在网络化、信息化高速发展的时代，公文主题标引已完成它的历史阶段性使命，应淡出公文处理工作领域，取而代之用具有明显优势的“关键词”作为公文信息检索手段。

总之，2012年新办法顺应了时代发展的新要求，摒弃了主题词这个“鸡肋”，有利于减轻文秘人员的工作负担。

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