做好办公室文秘综合管理工作优化对策探究

黄冠华

摘 要 本文主要从我国企业文秘综合管理的现状出发，分析了目前该工作中存在的问题，并提出了一些优化措施，旨在提升办公室文秘综合管理水平。

关键词 办公室文秘 综合管理工作 优化措施

办公室是企业经营运营中必不可少的一部分，是企业各部门工作协调和综合管理的职能部门，起着上情下达、下情上传的枢纽作用，还能够协调整个企业运营的状态，帮助企业做好日常的指导和管理工作。而辦公室的日常管理过程中，文秘综合管理工作是其重要的组成部分，该工作的运营好坏会直接影响到综合办公的效果，在一定程度上还会影响企业的正常运营和健康发展，因此，做好办公室文秘管理工作有着至关重要的作用。

一、目前企业办公室文秘综合管理工作中存在的问题

（一）办公室管理制度不完善，流程不够优化

目前，一些企业办公室面临定位不明确，工作职能不清晰，内部管理流程不够优化等问题，这给文秘综合管理工作造成了一定影响。比如，办公室定位不明确，会影响办公室的上传下达作用；办公室和企业其他部门职能接口不清，容易造成企业内部管理部门之间推诿责任或是重复性工作。

（二）办公室业务事务繁杂，造成工作执行力不够

通常情况下，办公室工作涉及的业务涉及撰写文稿、文件处理、行政事务的管理、会议会务的组织、体系建设、流程管理与工作协调督办、领导临时交办事项等方面的工作。办公室文秘人员每天既要负责一些综合性较强的工作，又要处理很多零碎烦琐的问题，于是由于工作繁杂，造成只关注眼前，对于一些持续时间较长的工作，不能有效按计划实施，工作推进缓慢，东一榔头西一棒槌，抓不住重点工作，最后反而捡了“芝麻”，丢了“西瓜”。

（三）文秘办公人员职业素质亟待提升

我国大部分企业的办公室文秘工作人员都不是专业人员，没有进行过系统专业的秘书培训，因此很难满足日常秘书工作的要求，更无法适应新形势发展的需要。同时，企业组织秘书人员进行系统的培训相对较少，导致相关人员知识更新和职业技能提升较慢，对于文秘工作人员综合素质的提高都有很大的影响。而文秘人员也由于疲于处理日常事务往往忽略了自我提升。

二、办公室文秘综合管理工作的优化对策

（一）建立完善的规章制度

为了有效提升办公室管理的效率，实现对办公室日常文秘综合管理工作的有效约束，需要建立完善的规章制度。同时这也有利于办公室工作流程的规范，帮助文秘人员树立严谨的工作态度，因此，企业需要重视办公室规章制度的建立。企业在充分了解公司的运营发展特点的基础上，制定可行性、高有利于企业发展的规章制度。除此之外，在建立规章制度之前，还需要充分了解各部门的意见，使得建立的规章制度更具可行性和科学性。

（二）完善计划管理，提高执行力

由于办公室的业务涉及面较广，工作繁杂，做好工作策划，对工作的开展起着重要的作用。要运用系统思维、战略思维和超前思维，先谋而后动，以“计划为纲，坚持问题导向”为原则，融入办公室综合管理工作的各个环节。办公室要结合企业的年度整体工作部署，对全年的工作做好策划，对重要的工作进行拉条挂账，责任到人，形成明确的责任清单和任务清单。办公室秘书要落实责任，提高执行力，严格执行各项计划安排，有序推进工作，避免出现前松后紧，临近节点时突击抢进度，降低工作标准，敷衍了事的现象。当然，对于某一阶段遇到比较繁重或重要的临时性工作，也要在确保重要节点的同时及时调整计划，确保工作顺利开展。

（三）强化工作作风，提升大局意识

办公室需要强调文秘人员的工作作风，努力营造良好的工作氛围。办公室人员要严格遵守国家法律法规和企业各项规章制度，坚持底线思维，办事讲原则。办公室是企业部门之间联系的重要桥梁，要提高大局意识、树立全局观念，运用系统思维，统筹各项工作，敢于担当，主动协同其企业他部门或其他人做好各项工作，凝聚整体发展力量。办公室也可以制定业务级作业标准群，建立各项工作标准清单，促进办公室文秘综合管理工作对标开展，从而提高服务的规范性。

（四）提升办公室文秘管理人员素质

想要优化办公室文秘综合管理工作，就必须细化工作内容，做好各项工作，这就要求了文秘综合管理人员具有明确的政治立场和专业的综合素质。文秘综合管理人员需要提高占位，充分了解企业发展战略、企业文化；需要清楚企业内部的体系管理流程；需要熟知企业执行的各项规章制度，例如会议相关制度、公文相关制度等。企业可以通过组织文秘人员进行系统培训和深入学习的方式来提高文秘人员的工作效率和服务质量。同时办公室文秘管理人员也需要明确自身的工作方向和工作内容，主动学习职业技能，不断提高自身的综合素质。

三、结语

办公室是一个企业的运转中枢，办公室文秘综合管理工作是企业的重要组成部分，办公室需要建立完善的规章制度，完善计划管理，强化工作作风，加强对文秘人员的培训，同时办公室文秘人员也需要提高主动学习的意识，不断提升自身的业务能力，落实责任，不断改进工作方式方法，为企业日常工作的顺利开展打下基础，促进企业的健康可持续发展。

（作者单位为北京航天自动控制研究所）

参考文献

[1] 莫晓梅.做好办公室文秘综合管理工作优化对策[J].现代国企研究，2018（24）：108.

[2] 龙富平.做好办公室文秘综合管理工作的思考[J].中外企业家，2017（33）：117+119.

[3] 张超，史静，王昊阳.做好办公室文秘综合管理工作的几点思考[J].办公室业务，2016（20）：54.