ABC分类法在图书采购质量成本管理中的应用

2019-05-27■覃远

质量与市场 2019年19期

■覃远

（广州市光机电技术研究院）

引言

当前，在科技发展的推动下，促使知识在社会发展中的作用日益重要，而图书馆在知识收集与传播中有着重要地位，会结合社会发展需要、读者需求不断采购图书，而质量成本对图书利用效率有着直接影响，需要对其加以控制，保证采购活动顺利进行，进而促进馆藏质量。

1 ABC分类法概述

ABC分类，其全称是ABC分类库存控制法，又称为abc管理以及ABC分析法等，在MBA以及EMBA等商管教育机构均会介绍ABC分析法在企业管理以及管理者决策等方面的影响。

该方法首创于维尔弗雷多·帕累托。在储存管理中，ABC分析法有着广泛的应用，是经济工作中基本工作以及认识手段。通过该方法，可以促进储存管理效率，比如，将库存总量进行有效压缩；使被占压资金得到充分解放；提高库存结构的合理性；使管理资源最大化利用等。1897年，维尔弗雷多在进行个人收入分布状态研究过程中，发现少数人的总收入在所有人收入中占有较大比重，而其他人则只占有较小比重，其将此种关系通过图表进行表示，即帕累托图。ABC管理的核心理念就是将事物中所有因素的主次分清，将少数、影响力大与多数影响力小的关键因素与次要因素分清。在发展过程中，该方法在管理工作中所有方面得到广泛应用。1951年H.F.Dickie在库存管理中应用了该方法，并正式将其进行ABC法命名[1]。之后朱兰在质量管理中引入该方法，开展质量问题分析工作。在1963年，P.F.Drucker在全部社会现象中应用了该方法，促使ABC法在企业管理中的地位进一步提升。

该方法借助排序同一类项目或是问题，对少数争议大的因素进行划分。帕累在长期研究中发现美国80%的财产被20%的人掌握，而剩余80%的人仅仅掌握20%财产，并且一些事情与该规律相符。因此，帕累托在生产方面应用该方法，其主要观点为：将力量、精力以及时间等合理分配到A类中能够获得超出预期的效果。而若是缺少对B类和C类的重视，也会出现一些风险隐患，在该规则中，同样需要对后两类加以注意，只是相对于A类，投入较小关注即可。具体而言就是A类存货数量与种类在全部存货中的比例约为10%，而资金在存货总额中的比重则能够达到65%左右，需要对其进行重点管理。而B类存货的数量与种类在全部存货中的比重为25%左右，企业可以在此类货物管理方面投入适当的精力。对于C类存货，其数量与种类在全部货物中的比重约为65%左右，而资金比重则仅为10%左右，只需对总额进行把握即可，企业能够进行简化管理、集中采购，提高资金效率与产品质量[2]。

对于图书馆，图书采购种类较多，每年均会在图书采购方面投入大量资金，种类不同，资金投入比重也会存在一定差异。为了保证采购资金均能够得到有效利用，将图书价值充分发挥出来，促进馆藏图书利用率，需要对各个种类图书结合资金投入比重以及文献利用情况开展分类管控。借助ABC法对采购成本具体比例加以研究，能够合理对采购活动的质量成本重点管理种类进行确定，并对质量成本影响因素进行分析，科学制定管控措施。对图书种类少而在资金方面占有较大比重的，应该进行重点管理，进而提高馆藏质量，提高资金利用率。

2 现状分析——以Z大学为例

2.1 质量成本内涵

对于质量成本，其概念是由A.V.菲根堡姆于20实际50年代提出，主要指企业为了促进、保证产品质量而投入的资金，还有由于没有满足质量标准，无法满足消费者、用户实际需要而造成的损失。在图书采购中，其质量成本主要涵盖订购计划、供应商评估与调查、加工培训、确定图书折扣率、招投标过程和为了保证服务或是图书满足性能要求于质量标准而进行检测、检查等工作所需费用。

2.2 现状分析

基于文献资源的建设经费不断投入的情况下，使得纸质资源的建设成本费用不断增加，进而使得采购工作量不断加大。然而，在图书价格增长、供应商存在鱼龙混杂现象以及图书馆管理缺少规范性、合理性的情况下，对图书采购质量成本管理造成一定影响。以下为主要问题：

（1）馆藏重点缺少明确性，馆藏机制不够完善。对于高校图书馆，其建设目的就是为自身教学研究以及学科建设提供服务。各个院校在学科体系方面存在一定差异，各个专业的学生、教师群体也是有着较大差异。比如，文科院校和工科院校在馆藏重点方面即存在差异[3]。Z大学属于的理工专业占有较大的比重，近年，由于z大学在强化采购质量管理过程中所采用的方法不够合理与科学，致使馆藏重点缺少明确性，在进行理工图书采购时，并未对重点教学项目、科研项目以及学科建设等进行充分考虑，影响了图书的比例关系，进而使馆藏机制不够完善。

（2）出版市场缺少规范性。在市场经济过于追求利益的影响下，使得出版质量呈现下降趋势。另外，一些出版单位将图书定价提高，图书的流通和销售环节日益增多，知识市场书价出现虚高问题。另外，由于图书供应存在鱼龙混杂现象，部分供应商为了提高自身经济利益，基本上将畅销书、文学休闲类以及通俗易懂类书籍作为主要图书供应类型，而学术性较强、专业性较高的图书并未进行大量供应。

（3）采购质量缺少严格把控。在开展采购活动时，并未进行深入、全面的调查分析，具有一定盲目性[4]。在副本量确定方面缺少合理性，一般基本上由采购人员自身的主观意识所决定。对质量缺少重视，在采购招标环节中仅仅进行价格控制，而通过折扣率手段实现中标的供应企业，为了促进自身利益，一般只会提供低质量图书，将盗版书作为正版书，对构建文献资源的完整性、连续性以及图书质量等造成严重影响。

基于以上问题，存在宏观因素和微观因素两方面影响，在宏观方面需要通过国家政府制定合理政策实现控制目标，图书馆能够借助合理的管理手段提高自身图书采购的质量成本。在企业的财务管理中，ABC分类法的存货管理与核算效能十分突出，而馆藏图书也属于存货，因此，可以借助该方法对管理进行强化。采购质量成本对馆藏质量成本有着直接影响，所以，需要以图书采购为切入点，进行馆藏存货研究。

3 应用分析

3.1 2016—2018Z大学图书的采购资金分析

近年，Z大学图书馆建设经费高达800万元/年，而纸质图书则约为350万元/年，在总经费中占有45的比重，见表1。

表1 2016—2018年的采购成本与构成比例

结合ABC分类标准以及相关标准进行表2编制。

通过观察上表能够发现，Z大学主要将采购资金用于T类、F类与R类书籍采购中，在总资金中的比重为60.62%，根据其成本高、品种数量少的特点并结合ABC标准，可以将其确定是A类。I类、O类、D类与H类的采购资金在总资金的中的比重为21.79%，因此属于B类，其他类别图书则是成本低、品种数量多，因此确定为C类[5]。

3.2 运用实践

结合ABC分类法思想，对于A图书应该设定为质量成本管理中的关键目标。对于C类图书由于其成本费用较少而品种较多，则无需投入大量的精力与时间，根据图书馆实际情况，在采购和存货管理方面制定相应的措施即可。

（1）区别对待管理程度，一般和重点结合。在开展图书采购活动之前，需要对A类图书具体资料进行充分收集，尤其在最新出版、学术价值高、专业性强图书方面需要进行重点信息收集。对A类图书利用情况以及读者需求情况进行调查，并积极开展宣传活动，促进利用率[6]。对于A类图书需要将服务质量、供应商信誉以及图书质量放在首要位置，其次是折扣率。构建采购人员遴选机制，挑选一些在采购方面有一定经验和专业知识较强的教师参与采购活动。在完成A类图书采购工作之后，需要积极开展跟踪管理活动，对于供应商的协议履行情况开展定期评估与监督工作，若是供应商没有履行协议，则应该终止协议。另外，对于图书馆内部，应该实施图书采购和图书验收分开制度，要求验收人员可以对图书破损问题、错发问题等及时进行反映。对于B类图书，在采购过程中进行一般性管理即可，只需进行常规关注以及良好记录。在C类书方面只需进行简单管理即可。

表2 图书采购ABC分类表

（2）保证采购过程具有良好层次性，制定针对性采购策略。在A类图书方面，实行基础性、研究性以及学习性的采购策略。对于作者原创科学专著、地方文献以及独立发行工具书等图书应该全部收全[7]。若是A类图书有着较大的预约量、需求量，则应该将复本加到馆藏允许的最大量。并且需要预留合理经费开展A类图书自主采购活动，保证读者能够借阅到在市场中难以及时采购的学术性较强的专著，进而达到拾遗补漏的目的，保证特色馆藏机制和馆藏核心的完整性。

在B类图书方面，无需进行所有层次文献的采购工作，只需保证所有语言考试以及考研用书采购的合理性，并积极开展跟踪工作即可。若是B类图书有着较大的需求量无需追加复本。在重点出版社的专业图书方面开展重点采购，而一般出版社则可以选择性地进行采购，若是纸质图书无法对读者需求进行充分满足，则可以借助电子图书以及其他形式为读者提供阅读服务，在C类图书方面，则可以借助现场采购形式，对读者一般性需要加以满足。

（3）保证采购记录准确性，构建科学评价机制。在A类图书方面，主要认真执行供货商退货率、到货率、服务质量、到数周期以及到书质量等信息的记录工作，并认真开展采购统计与采购分析工作。例如，4个月与7个月的到货率书籍以及跟踪管理，若是在7个月内没有到货则需要进行退订处理，同时与其他供应商开展合作。可将不同供应商在A类图书方面的到货率情况作为以后图书供应商招标依据。

在B类图书方面，只需要进行一般性采购记录即可，对于在规定期限内没有到货的图书，可以采购本学科中其他同类文献。在C类图书方面进行简单记录与统计即可，若是现采文献在规定期限内未到货，则可以将订购数据全部取消。对不同类别图书实际应用情况开展客观统计，若是A类图书出现零借次问题，也需要将其纳入采购计划中，进而保证观测机制与核心馆藏的完整性。若是B类图书与C类图书同样出现零借次问题，则应该不购买或是少量购买。

3.3 应用效果评价

（1）促进馆藏核心机制与馆藏重点构建。对于馆藏核心机制构建，其属于一个长期积累的过程。在Z大学中，理工专业占有较大比重，在学科设置方面，国家一级学科数量与省级一级学科数量分为3个与4个，其中，TK类、TH类、TR类、TB类以及R4类等均属于重点学科，将其归纳到ABC非类法的A类中。借助对A类图书的采购质量成本进行有效管理，不仅能够使图书质量得到充分提升，还能够为核心馆藏机制构建提供有力依据[8]。

（2）促进资源利用率与成本控制效率。基于市场经济体制，Z图书馆建设经费与资源上涨价格相比，存在一定限制。图书馆管理人员应该对有限的资金进行合理应用，促使图书价值得到充分发挥。通过应用ABC分类法，促使图书采购费用得到合理、明确的分配，在管理方面形成主要与次要的区分。结合ABC分类法理念，掌握A类图书则掌握了采购管理重点。通过对A类图书在采购记录与采购过程等方面的管理进行强化，促使其质量得到有效提升。

（3）促进图书采购管理关系整理。图书馆的图书采购工作属于一项程序繁多、工作量较大的工作，借助ABC分类法，开展采购活动，实行有效的管理与合理的控制，能够体现出重点采购内容与一般采购内容，促使图书馆实现规范化图书建设。