灰色文献知识组织方法实证研究——以国家图书馆近十年文献管理为例

崔 玥（国家图书馆）

灰色文献具有较强的科学性、专业性和权威性，网络灰色文献还具有较强的时效性，［1］此类文献可以为科技、经济、社会、文化等领域提供珍贵、详细的第一手信息，文献价值十分显著。［2］由于灰色文献出版形式的非正式性及内部性，使得此类文献在获取上有一定的难度。作为向社会提供知识服务的组织机构，图书馆应发挥自身优势，着力开展灰色文献的馆藏资源建设，提升文献服务的知识含量。笔者于2018年6月在CNKI中以“图书馆+灰色文献”为主题，检索出1985-2017年发表的研究灰色文献的论文205篇，剔除相关度不高的文献，最终获得102篇论文，研究主题包括灰色文献的价值分析、国内外灰色文献的开发与利用、网络灰色文献、专业领域中的灰色文献研究等。［3-7］目前，国内灰色文献的收藏和管理较为分散，对灰色文献的研究大多停留宏观层面的定性分析上，缺乏实际采访、入藏数据的定量分析。本文以国家图书馆中文资料组近十年（2008-2017年）入藏的灰色文献（以下简称“文献”）为研究对象，对灰色文献进行贮存性组织、整序性组织、开发性组织的定量分析与研究，并对国内灰色文献的采选、整序和开发提出建议。

1 贮存性组织分析

文献贮存是图书馆对客观知识进行组织的基础，其实质是收集、筛选用户需求的知识源，建立相关的文献馆藏体系。

1.1 贮存文献范围

1.1.1 按照文献体裁分

澳大利亚政策在线的相关报告指出，灰色文献在政策工作中被大量使用，有1/4的受访者认为灰色文献占搜寻材料的80%，最重要或非常重要的资源依次为研究报告、期刊文章、研讨会论文集等。［8］国家图书馆根据用户需求并结合我国实际情况，制定了灰色文献采集范围，主要包括学术会议文献、研究报告、口述历史、非物质文化遗产等非正式出版的相关文献以及民间诗文集（未正式出版）和其他具有保存和研究价值的各类非正式出版文献。［9］按照文献体裁，可将现有馆藏归类为学术会议文献、研究报告、民间文献、资料汇编及其他文献（见表1）。

表1 各体裁文献样例

① 学术会议文献，以社会科学会议文献为主，包括学术会议前期、中期、后期产生的论文集、会议手册、材料汇编、提要、纪念册、报告书、通讯录、摘要集等文献。② 研究报告，主要收集研究机构、科研团体等撰写的具有研究价值的统计报告、结题报告、可行性研究报告、课题报告汇编、分析报告、总结报告、调研报告、调查报告、评估报告、发展报告、指数报告、创新报告、年度报告等文献。③ 民间文献，主要收集产生或流通于民间的文献资料。国家图书馆非正式出版物征集函中的口述历史、非物质文化遗产以及民间诗文都可归为民间文献，采集内容包括民间文学类、民间诗词类、民间记忆类、民俗文化类。④ 资料汇编，主要收集党史、地方史、组织史等史料汇编，政府机关、企事业单位、政策、制度统计汇编，科研机构及高校的成果汇编，大中型活动汇编、普查汇编等。

1.1.2 按照文献来源分

馆藏文献来源可分为个人文献和机构文献两类，个人文献主要指由个人制作、产生的文献，机构文献可分为政府机构文献、企业及行业协会文献、学校及科研机构文献、文化相关单位文献。

① 政府机构文献，主要包括中央政府机构、省级政府机构以及省级以下政府机构等产生的如决策性会议材料，政策制度、法律法规汇编，数据材料及调研报告，项目活动材料，地方性普查性材料，政府年度报告、重要文件选编、名录、对经济和社会发展等具有重要意义的统计资料等。如《中华人民共和国国家知识产权局专利统计年报》《国家外汇管理局年报》等。② 企业及行业协会文献，主要包括企业协会、行业协会、学会的会议文献、史料文集、汇编、研究报告等。如《西部大开发与生态文明建设学术研讨会论文集》等。③ 学校及科研机构文献，主要包括校史资料、纪念文集、大事记、校友通讯、教育变革资料、科研成果汇编、科研会议文集等。如《北京科技大学（北京钢铁学院）纪事》《金陵大学建校120周年纪念文集》等。④ 文化相关单位文献，主要指博物馆、图书馆、档案馆、文化馆等与文化相关单位的大事记、资料汇编、通讯、纪念册等。如《中国民族博物馆对外文化交流十年纪录》《中国国家图书馆交流回顾》等。

1.2 贮存文献数量与结构分布

1.2.1 贮存文献数量

2008年7月-2017年12月，国家图书馆中文资料组收集的灰色文献总量约为60,879种。从文献采集范围来看，会议文献占文献总数的9.64%，研究报告占18.23%，民间文献占34.46%，资料汇编占20.39%，其他文献占17.29%。从文献体裁来看，国家图书馆入藏的灰色文献主要为民间文献，其次是资料汇编；从文献采集来源来看，个人文献占文献总数量3/4，机构文献占1/4，其中学校及科研机构、行业协会及学会分别占机构总数的37%和35%（见图 1）。

图1 各机构文献占比

进一步分析原因可知：① 从文献采集范围角度分析，民间文献的产出量大、采集范围较为广泛，故文献获取率较高，而研究报告、会议文献等都具有较强的针对性，且文献产出时间和来源不固定，在获取及跟踪上有一定困难；② 从文献来源角度分析，个体因捐赠意愿强烈使得文献产出率高并且多具连续性，因此，个人文献数量较多，而机构文献内容涉及行业和政府决策等因具有保密性质，故其对文献捐赠持谨慎态度，使得此类型文献较难获取。

1.2.2 贮存文献年代分布

目前，国家图书馆馆藏文献的出版时间跨度为1949-2017年。从贮存文献的年代分布来看，1949-1979年出版的文献占总数的0.55%，1980-2009年出版的文献占19.23%，2010-2017年出版的文献占7.87%，出版年不详的文献占72.35%。除去出版年不详的文献外，改革开放以来出版的文献占文献总数的27.1%，尤其是2000-2009年，而2010-2017年灰色文献出版量有所下降（见图2）。这主要是因为早期灰色文献的出版质量参差不齐、出版信息不规范，大部分灰色文献没有年代信息，出现了许多出版年不详的文献，而近年来文献信息较为规范，多数机构、企事业单位将主要精力用于正式出版之前内部发行的文献，故出现文献数量的下降趋势。

图2 灰色文献出版年代分布

2 整序性组织分析

整序性组织是指采用分类标引语言对文献的内容属性进行序化组织，［10］以便于灰色文献知识的关联与排序，提升用户的检索效率。

笔者根据《中国图书馆分类法（第五版）》的分类规则，对2013-2017年馆藏灰色文献进行分类统计。结果发现，文献主要集中在D类（占18.07%）、F类 （占 16.02%）、G类 （占 7.84%）、I类 （占21.33%）、K类（占16.83%），说明灰色文献能够为政治、法律、经济、文学、历史等领域的研究进行文献的多维补充。

通过分类比较文献体裁，能够更加清晰地展现每一种体裁的灰色文献在不同领域发挥的作用，为今后灰色文献的开发和利用提供指导性帮助。① 学术会议文献。主要以社会科学为主，文献类别主要分布在：B类（占3.97%）；C类（占3.01%）、D类（占21.71%）、F类（占11.11%）、G类（占6.94%）、K类（占5.44%）、R类（占 11.99%）、T类 （占 11.76%）。可以看出，在学术会议文献的灰色文献中，政治、法律类（D类）文献占比较大，说明此类文献在政治、法律领域的研究上有一定的参考价值。② 研究报告。文献类别主要分布在：D类（占8.27%）、F类（占49.86%）、G类（占9.32%）、T类（占10.46%）。可以看出，在研究报告的灰色文献中，经济类（F类）文献占比最大，其次是工业技术类（T类），说明此类文献在社会经济和工业技术的开发和利用上具有参考价值。③ 资料汇编。文献类别分布主要集中在：D类 （占 21.07%）、F类 （占 26.08%）、G类 （占14.01%）。可以看出，资料汇编中的灰色文献对政治、法律类（D类），经济类（F类）及文化教育类（G类）的贡献较为突出。④ 民间文献类主要包含民间诗词、民间民俗、民间文化等内容，文献类别相对集中在G类、I类、J类、K类。

3 开发性组织分析

开发性组织主要包含载体序化开发、主题指示开发、综合性开发，［11］其主要目的是通过类目、主题、专题等形式表示知识因子及知识因子间的关联关系，深入组织文献所含的知识内容。

3.1 类目编排法

《中国图书分类法》（以下简称《中图法》）是以科学分类和知识分类为基础，结合文献内容特点及其某些外表特征进行逻辑划分和系统排列的类目表。［12］《中图法》将政治、军事、经济、文化等领域划分为了22个大类，用添加下位类的方式进行学科细分。通过分类集中展示文献所属领域，使研究人员能够快速、准确定位到所需文献，并能直观地观察到知识之间的层级和逻辑关系，便于知识的比较和分析。类目编排法还可根据文献内容和特性进行不同层级的展示，如，诗词类作品较为侧重对不同时期作品的特点及风格的研究，因此，此类文献的类目编制可以展示至三级类目，以对年代进行划分。又如，可将地方文献展示到区域复分一级，利于文献地域性的开发及研究，以“D235党的地方组织史料”为例，通过地区复分能够查找到不同地区关于党的组织史的资料，为党史区块化研究提供数据（见图3）。

图3 党的组织资料区域分布

3.2 主题编排法

主题编排法使用规范主题词将题材相近的出版物集中在同一个类目下，便于用户开展多维度、多角度的知识分析。根据《中文图书机读目录格式使用手册》，可以将主题按照个人名称文献主题、团体名称文献主题、题名文献主题、地理名称文献主题、普通文献主题进行划分。可以将具有推广和参考价值的文献设置为专题目录，再按照类目或者体裁进行细分，为研究某一领域的专业人士提供有价值的参考，如，非物质文化遗产主题、文史资料主题、回忆录主题、党史主题、诗词主题等。

表2 主题编排法举例

4 国家图书馆灰色文献资源建设的建议

4.1 文献采集建议

目前，国家图书馆灰色文献的采集方式主要有购买、征集、受赠、交换、复制等。其中，购买主要是委托书商采购，这种采集方式可以在短时间内获取大量的灰色文献，但是采集内容上受制于书商的采购能力，不能够完全找到符合入藏范围的文献。征集方式是由图书馆按照采集范围主动选择来源机构，此方法能获得较为符合入藏标准的文献，但在征集过程中来源机构可能会出于多方考虑拒绝捐赠，文献获取率低。受赠是指图书馆接受个人或机构捐赠的图书，文献质量参差不齐。基于上述问题，结合灰色文献贮存性组织分析，笔者提出如下建议。

（1）以文献体裁为主导的定向采集。根据文献贮存性组织分析，国家图书馆灰色文献中的会议文献、研究报告、民间文献、资料汇编及其他文献的分布和数量各不相同，可以根据每种文献的特点进行有针对性的文献体裁定向采集。以会议文献为例，会议文献在灰色文献数量中占比最少（9.64%），可以通过书商有针对性地进行会议文献采选，如重大会议、特定行业、限定学科的会议文献。同时，图书采访人员可以通过学科网站、综合性学术网站等搜集会议信息，寻找符合条件的文献，定期追踪和更新会议信息。针对连续性灰色文献（如，年度报告、统计资料等），可以根据文献期数，追踪以前和之后的文献，保持文献的系统性和完整性。

（2）以文献来源为主导的定向采集。根据文献贮存性组织分析，不同机构产出的灰色文献品类和价值不尽相同。针对文献产出机构的特点，图书馆可以采取以文献来源为主的定向采集。首先，确定每一个机构所需要采选的范围，如：政府机构采集内容包括决策性制度汇编、年度报告、统计资料等；企事业单位及行业协会主要采集行业史料文集、行业研究报告、调研报告等；学校及科研机构主要采集校史资料、纪念文集、回忆录、科研机构调查报告、研究报告、项目课题报告等；文化相关单位主要采集纪念文集、大事记、史料文献、活动资料等。其次，确定文献来源机构，并找出相关的文献生产部门，从而进行有针对性的采访。如：政府机构可分为中央政府机构、省级政府机构和省级以下政府机构，一般来说，政府机构中办公室、研究室、资料档案室是文献主要的生产部门；学校和科研机构可以按照地域、学科、等级等进行划分，针对科研处、教务处、图书馆、资料室、档案室等部门进行征集。最后，与机构联系人建立长期稳定的文献采集联系，采集目标文献以及延伸文献。

4.2 文献整序建议

目前，灰色文献的整序工作主要是通过《中图法（第五版）》《中国分类主题词表》等规则将内容相同或相近的文献集中到一起，并用自然语言标识文献主题概念。由于灰色文献的出版信息隐匿、涵盖内容丰富等特点，仅依靠分类和主题标引并不能完全体现灰色文献价值，灰色文献的整序应加强对文献知识的优化组织。对摘要、题录以及分散在文献中的知识进行提取，组织为语言简练、逻辑和结构清晰的知识体系，突出文献的知识内涵。如，会议文献在文献整序过程中应当注重揭示会议届次、地点、时间、主题等内容，通过数据了解到会议的主要内容，也能够为资源检索提供更多的线索。同时，不能仅从文献名称、分类和主题体现文献价值，应从揭示文献内容入手，突出文献的知识内涵。还可以通过灰色文献整序性组织分析，按照文献所占的类别比顺序整序。如：研究报告中经济类占比较为突出，在文献揭示时可以着重介绍报告的经济价值；资料汇编中政治、法律类和经济类占比较大，可以主要揭示文中的重大历史事件、突出统计数据；民间文献中文化艺术类占比较大，此类文献可以从文献艺术价值方面着重揭示，凸显文献特色。

4.3 文献开发建议

目前，所有灰色文献单元都存储在同一个数据库中，在数据库中体现的状态是散乱和无序的。无序状态的文献会使用户不知所措，［13］且灰色文献没有统一标识，用户在文献检索时会遇到一些困难。因此，灰色文献需要进行再次开发，通过类目、主题、专题等信息的提取和加工，产生便于用户检索和利用的书目文献。根据灰色文献开发性组织类目编排法分析，可以按照地区为主线进行书目编制，如华北地区目录、东北地区目录、西北地区目录等，适用于史料文献及具有明显地域色彩的文献；也可以将时间作为主线，将文献分为古代至近代作品目录、现代作品目录、当代作品目录，适用于文学作品、连续性统计资料或报告等；也可按照学科分类法将文献分为经济、法律、文学等专科目录。根据开发性组织分析的主题编排法，可以根据文献体裁和文献来源机构进行编制。如政府灰色文献目录、科研机构灰色文献目录、高校灰色文献目录等。同时，由于文献出版的周期较长，对于时效性较强的灰色文献来说，可以搭建网络灰色文献目录，便于数据的及时更新、维护以及文献的利用和检索。

5 结语

出于政策制度、文献保护等多方面考虑，国家图书馆对于灰色文献的利用仍处于入藏状态，没有提供任何形式的对外服务。图书馆应当根据文献来源及需求的不同，对入藏文献进行分级管理和分层服务，将文献分为可提供文献、限制提供文献和保密文献，将服务分为面向大众的阅览服务、面向个人和机构的参考咨询服务、面向政府机关的立法决策服务等，提升灰色文献的社会认同，强化文献来源机构的文献保存意识，呼吁法律层面支持将不涉及国家机密的信息尽量向社会公开，提升文献搜集和获取的权限。希望学术研究机构能够认可灰色文献的价值，将灰色文献纳入学术影响力和学术质量评估体系，［1］为灰色文献的建设创造良好的成长环境，使文献价值最大化。