服装外贸跟单流程优化探讨

周苗苗 马晓晓 楼亚芳

摘要：服装外贸跟单中的每个环节紧紧相连，若一个环节出现问题就会影响后面的作业进度的实施。各作业环节的优化，也是服装外贸能否成功的关键。本文对服装外贸跟单流程做整体分析，并提出运用信息化系统对外贸流程进行有效的管理和优化。

关键词：服装；外贸跟单；优化

一、项目意义

我国是世界上纺织服装生产进出口的大国，对我们宁波地区而言，纺织服装是我们的支柱产业，尤为重要。近几年受到了各类因素的影响，纺织服装进出口额增长幅度有所降低，但总体上仍保持相当高的量。

随着欧美等国家不断增加纺织服装品的技术贸易壁垒，对它们的环保、安全等性能要求也越来越高，进而也对我国纺织服装品的生产相应地提出了更高的要求。在这种情况下，服装跟单工作显得越发重要了，这是因为服装外贸的核心就是取得并完成客户订单。服装跟单就是以客户的服装订单为依据，跟踪服装生产加工过程，并对客户订单里的产品数量、质量，以及交货期负责。它是连接客户与企业、企业与企业、企业与市场的桥梁与纽带，是一项集复杂性、多变性、协调性和综合性为一体的工作。服装跟单的好坏直接关系到已获取的订单能否按时、按质量完成，能否按时或及时全数收回货款，进而会影响到企业的利润与存亡。

二、当前我国服装外贸流程的现状及存在的问题

当前服装外贸企业跟单阶段岗位划分不一。目前主要有以下三种：

（1）业务员、业务跟单（理单）、生产跟单、质检（QC）四个环节完全分开，由四个部门或组协调完成。

（2）业务员、业务跟单（理单），生产跟单兼QC，由三个部门或组协调完成。

（3）业务员、业务跟单兼生产跟单和QC，由两个部门或组协调完成。

由于服装跟单涉及的方面广，内容多，时间长，牵涉的部门环节多，又缺乏专业型综合人才，所以服装外贸跟单设置有业务员，业务跟单，生产跟单和质检（QC）岗位。从表面上看，各个部分分开执行任务，业务员负责与客户沟通、谈判、接单、签订合同；业务跟单（理单）负责将业务员接来的订单进行翻译和整理，并及时接收客户的意见反馈；生产跟单负责订单的生产和质量货期；QC负责所有货物的质量检验。虽然每个部分都分工明确，各有所长，部门里的人也各尽其职，可以更好地完成工作，但在实际工作中却没有达到这种理想的效果。管理上把外贸企业的业务流程分割成一段段的环节，忽略了系统的整体性。企业内部里的业务部门与职能部门之间有严格的工作分工，业务的洽谈从报价开始到合同的签订履行，一级一级往上报，层层审批，业务流程复杂，效率低，责任不明确，收汇跟踪不及时，不利于货款的回笼，甚至会出现逾期收汇和呆坏账的现象； 在履行合同的过程中，货物装运、单据缮制和交单议付一整套业务流程由职能部门承担，且手工操作效率低，准确性差，这一环节与业务部门的工作分隔开来，不利于及时与用户保持联系，通知用户装运情况； 当使用CFRICPT等贸易术语签约时，不利于及时通知用户投保，从而导致企业的服务质量难以令用户满意，甚至造成不必要的损失。

三、流程梳理

流程优化要求对现行的企业流程进行认真深入的反省，重新思考，并要求利用现代电子信息技术，确定核心工作流程，取消不必要的工作流程和步骤，缩短工作时间，提高工作效率，减少人员，降低流程成本。梳理优化后的流程框架如图1所示。

四、流程优化的基本方向

跟单流程优化是打造供应链管理能力的重要一环，最终目的是通过流程优化改变目前业务运作中不合理的部分，使业务员的个人资源和能力转换为组织资源和能力，在集约化运作的基础上开展供应链管理，从而使重构后的业务流程能最大限度地发挥集团的整体资源优势，并在最大程度上提高工作效率。

1.信息化

建立一套以合同为主线，由计算机来完成对企业内外部的信息处理和管理，使出口业务管理系统的各个子系统在数据共享的基础上使企业内部的工作形成一个有机的整体，大大提高工作效率，使企业结构清晰，提高企业的反应速度，增强企业适应市场的能力；同时管理信息系统将改变集权式的组织结构，并要求企业进行必要的人员调整，再造后的业务流程，可以解决企业内部管理存在的许多问题，同时弥补不足。

这个系统涵盖了从询价接单到收款完成的整个流程。订单下发之前分别对客户及产品进行管理 ，建立客户资料、搜集与整理客户信息；产品管理：了解产品工艺 ，对产品价格熟悉。根据这两方面进行报价并形成订单。形成订单之后，下生产单到工厂，经审核后，产生物料需求BOM表 ，根据物料情况排定生产计划。在原材料充足的情况下，做排产安排，系统协助进行生产工序管理，领料并生产。同时还包括对生产过程的监管及品质检验，合格的产品入仓库，不合格的需要重新返工或者产品召回。在物料不充足的情况下，需要原材料的采购。原材料的采购即需要对供应商进行管理。先请购、后采购，收到原材料后进行材料的检验，合格的入库备用，不合格的退回至供应商。供应商提供货物后会开具发票，即产生相应的付款。产品检验合格入库后要做产品发货管理 ，安排物流进行发货。后面开具发票做收款催款作业。这种供应式的信息化管理系统极大地方便了每个环节的有效进行。对于客户管理、订单管理、生产计划管理、采购管理、库存管理、财务管理、发货管理、物流管理 、出口作业管理及单证管理 、产品管理以及邮件管理，所有的作业模块都必须经过上级主管以上人员的审核才可以进行下面环节的作业，这样从根本上限制了员工的权限，也杜绝了资源浪费的现象。每个人分工明确 ，责任落实到个人。其次，通过系统可以清楚地看到公司和客户的一个基本联络状态，而且可以根据不同客户不同市场的具体情况 ，及时调整公司的外贸策略。因此通过信息化系统管理与控制，能使企业的管理更为有效，流程更为优化。

2.以人为本

为了保证企业流程再造的成功，必须树立以人为本的管理理念，人才是企业的核心资源，加强员工的教育培训，激发其斗志，企业才会有活力。外贸企业拥有一批懂得国际贸易业务的人才，这是企业的优势，然而电子商务的发展，对从事国际贸易的从业人员提出了新的要求； 企业的流程再造需要一支高素质的再造队伍。所以，企业要花大力气提高员工的技能，丰富其知识，更新其观念。只有企业的人才跟上了知识经济的步伐，企业才可能在市场经济中立于不败之地。

参考文献：

[1]謝海燕，陶伦.外贸出口流程实例分析及流程优化[J].国际商贸，2015（05）

[2]王春临.外贸操作流程[J].花炮科技与市场，2009（09）

[3]雷舰.浅谈外贸出口流程[J]，现代商业，2007（08）

作者简介：

周苗苗（1999.12- ），女 ，汉族 ，浙江温州，浙江纺织服装职业技术学院，学生；

楼亚芳，女，汉族，浙江东阳，浙江纺织服装职业技术学院，副教授，硕士研究生，研究方向：服装外贸、服装市场营销。